II. Thực trạng hoạt động xuất khẩu than tại cơng ty.
6.Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu cơng ty thờng làm các cơng việc sau nhằm thực hiện hợp đồng đã ký đĩ.
6.1. Xin giấy phép xuất khẩu : Đây là vấn đề quan trọng đáa tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình xuất khẩu mặt về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình xuất khẩu mặt khác giúp cho cơng ty cũng nh nhà nớc kiểm sốt đợc hoạt động xuất khẩu than trong tồn ngành than vì chỉ những đơn vị mà tổng cơng ty chỉ định uỷ nhiệm mới đợc phép xuất khẩu. Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm :
- Đơn xin phép. - Phiếu hạn ngạch.
6.2. Chuẩn bị than xuất khẩu : Đĩ là việc chuẩn bị than theo yêu cầu của khách hàng và cơng ty giám định, việc này thực hiện tại các cơng cầu của khách hàng và cơng ty giám định, việc này thực hiện tại các cơng ty sản suất than nh cơng ty than Uơng Bí, Cơng ty than Cẩm phả, Cơng ty than Hịn Gai. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng cơng ty sẽ thơng báo và ký kết hợp đồng với các chân hàng để chuẩn bị thu gom sản suất than theo đúng chủng loại mà khách hàng yêu cầu.
6.3. Thuê tàu chở hàng : Cơng ty chủ yếu là bán FOB nên cơng việc này đa số bên nhập khẩu thực hiện, tuy nhiên cũng cĩ nhiều trờng hợp việc này đa số bên nhập khẩu thực hiện, tuy nhiên cũng cĩ nhiều trờng hợp khách hàng uỷ nhiệm cho cơng ty thuê tàu hộ. Khi nhận đợc thơng báo cĩ tàu cơng ty sẽ báo với các chân hàng chuẩn bị giao hàng, cơng ty phải thơng báo rõ là giao hàng tại cảng nào trong cảng hay ngồi khơi.
6.4. Kiểm tra chất lợng và số lợng than xuất khẩu : Đây là cơng việc tiếp theo để tiếp tục quá trình cơng đoạn thực hiện hợp đồng trong kinh việc tiếp theo để tiếp tục quá trình cơng đoạn thực hiện hợp đồng trong kinh doanh xuất khẩu than ở cơng ty.
- Kiểm tra chất lợng hàng hố là một nguyên tắc khơng thể thiếu đ- ợc. Việc kiểm tra chất lợng dựa theo các chỉ tiêu chất lợng sau :
. Chỉ tiêu về độ ẩm của than : đĩ là lợng nớc chứa trong than, độ ẩm càng thấp thì than càng tốt.
. Chỉ tiêu về độ tro : Tro là phần khơng cháy ở trong than, nĩ là những chất vơ cơ trong than do quá trình hình thành ,quá trình khai thác, vận chuyển gây nên. Độ tro trong than càng ít thì than càng tốt.
. Chỉ tiêu về nhiệt lợng của than : Đĩ là nhiệt lợng toả ra khi đốt cháy hồn tồn một đơn vị khối lợng than.
Khi kiểm tra về chất lợng than địi hỏi ngời kiểm tra lơ hàng đĩ phải kiểm tra xem lơ hàng đĩ cĩ dùng chỉ tiêu về độ tro, độ ẩm và chất nhiệt l- ợng nh trong hợp đồng đã ký kết. Việc kiểm tra chất lợng giám định đợc kiểm tra thờng xuyên tại phịng KCS của cơng ty, một mặt kiêm tra chất l- ợng hàng xuất để từ đĩ cĩ những rút kinh nghiệm điều chỉnh chất lợng cuả
mình và loại trừ những sản phẩm khơng đạt chất lợng. Cịn hầu hết các khách hàng nớc ngồi khi mua than đều yêu cầu than phải đợc giám định qua các cơng ty giám định trung gian độc lập để kết quả khách quan và từ trớc đến nay ta và khách đang sử dụng Vinacontrol, Quacontrol để làm nhiệm vụ này.
Việc kiểm tra chất lợng đợc thực hiện trong quá trình sản suất. Nếu giao hàng trong cầu cảng, thì việc kiểm tra đợc tiến hành trớc khi giao hàng (tại đống bãi chứa than sạch từ nhà sàn ra) trong khi giao hàng (trên băng chuyền, trên Wago) và sau khi giao hàng (trong hầm tàu) hoặc trong trờng hợp hàng xếp chuyển tải ra ngồi khơi thì than đợc kiểm tra trớc khi giao hàng (hàng rĩt từ trên bãi xuống xà lan) trong khi giao hàng (than từ ngoặm xuống tàu) và sau khi giao hàng (than trong hầm tàu). Việc kiểm tra này phải hồn tồn đợc chính xác và để cơng việc này đợc tiến hành tốt cơng ty cử các cán bộ phịng KCS cùng tham gia với cơng ty giám định trung gian để kết quả tốt hơn.
- Kiểm tra về số lợng : Số lợng đợc đo bằng thể tích chiếm chỉ ngập nớc của phơng tiện để tính khối lợng than.
Sau khi kiểm tra xong ngời bán sẽ lấy giấy chứng nhận của cơng ty giám định trung gian và phí kiểm tra chất lợng do bên bán trả.
6.5. Làm thủ tục hải quan :
Cơng ty thờng tiến hành qua 3 bớc. . Khai báo với hải quan. . Xuất trình hàng hố.
. Thực hiện các quyết định của hải quan.
6.6. Giao hàng.
Sau khi nhận đợc thơng báo của cơng ty các chân hàng sẽ tiến hành giao hàng, các chân hàng sẽ thơng báo với cơng ty thời gian bắt đầu làm
hàng tốt độ bốc rĩt. Cơng ty sẽ thơng báo với khách hàng về thời gian bắt đầu làm hàng và kết thúc làm hàng.
Trong quá trình bốc rĩt hàng nếu nh tàu phải lu lại lâu hơn so với thời gian cho phép thì ngời bán sẽ phải trả một khoản tiền phạt cho ngời mua theo mức phạt .... USD/ngày, 24 tiếng kể cả thời gian lẻ cho số thời gian chậm. Nếu nh tàu đợc giải phĩng sớm hơn thời gian cho phép ngời mua phải trả cho ngời bán số tiền thởng theo mức .... USD/ngày, 24 tiếng kể cả số thời gian lẻ cho thời giantiết kiệm đợc.
Sau khi bốc xếp xong ngời bán cĩ nhiệm vụ phải thơng báo bằng điện cho ngời mua những thơng tin cần thiết nh số lên tầu, số vận đơn, ngày tàu rời cảng, số lợng và giá trị của lơ hàng.
6.7. Mua bảo hiểm.
Cơng việc này ở cơng ty ít đợc tiến hành vì khi xuất bán cơng ty th- ờng bán theo phơng thức bán giá FOB.
6.8. Làm thủ tục thanh tốn :
Trong thanh tốn hàng than xuất khẩu cơng ty cĩ nhiều phơng thức thanh tốn nh trả bằng xe, hối phiếu, thanh tốn bằng L/C nhng chủ yếu thanh tốn bằng L/C vì thanh tốn theo phơng thức này vừa đảm bảo quyền lợi của cơng ty và của khách hàng. Khi hợp đồng xuất khẩu qui định việc thanh tốn bằng L/C cơng ty cĩ trách nhiệm đơn đốc khách hàng mở L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền. Nếu L/C khơng đáp ứng đợc yêu cầu này thì phải yêu cầu khách hàng sửa đổi L/C rồi mới giao hàng.
Một điều đợc cơng ty lu ý đĩ là khi lập bộ chứngtừ thanh tốn phải nhanh chĩng chính xác và phù hợp với L/C cả về nội dung hình thức nếu khơng sẽ bị từ chối thanh tốn do đĩ cơng ty sẽ bị thua thiệt.
- Hố đơn thơng mại, bản chính, nĩi rõ hàng đã xếp lên tàu của ngời mua và đơn giá hàng cũng nh trừ phạt chất lợng nếu cĩ.
- Cả bộ 3/3 vận đơn đờng biển gốc và vận đơn bản sao khơng cĩ giá trị thanh tốn nêu rõ.
• Ngời nhận hàng. • Địa chỉ thơng báo • Mơ tả hàng hố • Cảng xếp hàng. • Cảng dỡ hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chứng nhận chất lợng, 4 bản chính do Vinacontrol (hoặc KCS) cấp và ký chỉ rõ chất lợng thực tế của lơ hàng, dựa trên tiêu chuẩn Việt nam bản in mới nhất.
- Chứng nhận trọng lợng bằng giám định mức nớc, 4 bản chính do Vinacontrol (hoặc KCS) cấp và ký, chỉ rõ số lợng hàng bằng tấn mét đã xếp lên tàu ngời mua.
- Chứng nhận xuất xứ hai bản gốc, 1 bản sao do một tổ chức thẩm quyền Việt nam cấp và ký.
- Tuyên bố do thuyền trởng cấp và ký nêu rõ tàu đã nhận ít nhất tồn bộ số lợng đã yêu cầu trong thơng đạt sẵn sàng của mình và nêu rõ cĩ bị phạt bốc rĩt chậm hay khơng. Trong trờng hợp tàu nhận hàng ít hơn so với thơng đạt sẵn sàng của mình thì phải nêu số lợng giao thức.
- Tuyên bố do ngời hởng lợi cấp và ký. Khi ngời bán đã cĩ đầy đủ những chứng từ phù hợp nêu trên thì nhanh chĩng xuất trình cho ngân hàng do hai bên thoả thuận bộ chứng từ kèm theo hối phiếu do mình ký phát trong thời gian hiệu lực thanh tốn của L/C. ngân hàng nhận chứng từ, bằng nghiệp vụ của mình cĩ trách nhiệm địi tiền về cho ngời hởng lợi. Thơng th-
ờng cơng ty tiến hành thanh tốn với các ngân hàng, cơng ty mở tài khoản ở nh : Vietcombank ... Cơng ty đã tham gia chuyến hàng đĩ.
* Giải quyết khiếu nại (nếu cĩ) :
Từ trớc đến nay trong xuất khẩu than đã cĩ nhiều khiếu nại lớn nhỏ. Tuy những khiếu nại đĩ chủ yếu là về chất lợng, trọng lợng than nên việc xác định lỗi tại ai khơng phức tạp, cha cĩ vụ nào nghiêm trọng đến mức phải đa ra trọng tài mà việc giải quyết chủ yếu vẫn là thơng lợng giữa hai bên.