TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC ĐỖ DUY ĐỨC
PHÒNG KỸ
THUẬT BAN ĐIỀU PHỐI NHẬP LIỆU PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ trưởng phòng kỹ thuật tổ trưởng tổ nội thất điều phối viên trưởng phòng kinh doanh Kế toán tổng hợo kế toán trưởng kế toán thu chi kiêm thủ quỹ trưởng phòng HCNS
Cộng tác viên Nhân viên KD Kế toán thủ Nhân sự PHÓ GIÁM ĐỐC
ĐỖ THANH SƠN
b) Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban trong công ty.
* Phòng kỹ thuật
Là một công ty hàng đầu về CNTT, phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng tạo ra sự tin tưởng, uy tín cho công ty. Chính vì vậy đòi hỏi các quy định đặt ra cho kỹ thuật phải chặt chẽ, gắn bó với các phòng ban chức năng .
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ bảo hành, sữa chữa cho khách hàng đối với những sản phẩm mua tại công ty. Đảm bảo hoạt động thường xuyên liên tục, an toàn cho các thiết bị của công ty. Đảm bảo cho mạng lưới của công ty hoạt động tốt trong giờ làm việc. Bảo vệ cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đội ngũ kỹ thuật trẻ tuổi thực hiện việc giao nhận hàng đúng lúc. Tham gia công tác vận chuyển giao hàng cho khách, đưa hàng tận nơi cho khách hàng. Thực hiện đầy đủ quy định của công ty. Đến đúng giờ, ra vào công ty phải báo cáo cho cấp trên được biết. Nhờ vậy mà công ty luôn thu hút đuợc nhiều khách hang, một phần từ dịch vụ bảo hành của công ty .
* Phòng điều phối nhập liệu
Megabuy - công ty phân phối sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng, việc phân phối phải chính xác, đầy đủ kịp thời của ban điều phối, góp phần tạo sự phát triển bền vững cho công ty. Ban điều phối có chức năng phân phối nhập liệu, sản phẩm vào các mặt hàng, ngành hàng hợp lý, điều phối toàn bộ sản phẩm của công ty .
Nhiệm vụ của ban điều phối:
- Theo dõi dòng sản phẩm của công ty trên trang chủ của mình, đưa ra các mặt hàng mà thị trường đang cần, bổ sung các mặt hàng còn thiếu lên trang web megabuy.
- Tìm kiếm các thông tin, các đặc tính của sản phẩm cập nhật lên trang của công ty tạo ra một siêu thị phong phú về các sản phẩm.
- Tạo ra các chỉ tiêu đánh giá sản phẩm của công ty.
- Theo dõi, nắm vững dòng lưu chuyển hàng hoá, điều phối sản phẩm trên trang, điều phối giá cả, màu sắc hình dáng của sản phẩm.
* Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm đảm nhiệm phụ trách kinh doanh của một hoặc nhiều ngành hàng khác nhau.
- Chịu trách nhiệm chấp hành xử lý các công việc của nhóm do Trưởng nhóm hoặc Ban Giám Đốc giao cho. Trong trường hợp nhóm ngành hàng chưa có CTV đảm trách hoặc không đủ nhân lực tham gia việc cập nhập, duy thì gian hàng và CTV tư vấn bán hàng làm nhiệm vụ cập nhập các sản phẩm lên trang webtheo đúng lịch, đảm bảo tiến độ cập nhập và thông tin về sản phẩm, khuyến mại do điều phối viên và trưởng nhóm kinh doanh cung cấp.
- Chịu trách nhiệm xử lý các đơn đặt hàng của ngành hàng mà mình phụ trách trên website Megabuy hoặc theo yêu cầu của khách hàng điện thoại trực tiếp hoặc do trưởng nhóm kinh doanh hoặc Ban Giám Đốc giao cho (Nội dung cụ thể như sau: Báo giá, làm đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, hồ sơ tđấu thầu, chào hàng cạnh tranh..)
- Chịu trách nhiệm chăm sóc những khách hàng mà mình phụ trách
- Chịu trách nhiệm cao nhất để duy trì, cập nhập đúng thời hạn & bảo đảm những thông tin sản phẩm, giá cả sản phẩm chính xác của những ngành hàng mà mình phụ trách trên website megabuy theo sự điều phối của trưởng nhóm kinh doanh hoặc ban điều phối hoặc tình hình thị trường thực tế
- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm tham gia tất cả training về kỹ năng bán hàng, kiến thức sản phẩm và công nghệ do trưởng nhóm kinh doanh hoặc nhà cung cấp tổ chức.
- Chịu trách nhiệm tuân thủ các quy định, quy chế và các chế tài của công ty (nội dung tóm tắt như sau: gửi báo cáo những công việc đã thực hiện trong tuần, giờ làm việc, giờ nghỉ, ngày nghỉ quy định, xin nghỉ, nghỉ phép, nội quy kỉ luật công ty, thực hiện các công việc chỉ đạo của Ban Giám Đốc, bảo mật những thông tin nội bộ của công ty, giữ gìn đảm bảo những tài sản mà Ban Giám Đốc trang bị cho, báo cáo công việc định kì theo quy định chung của công ty)
* Phòng kế toán.
- Chức năng:
+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc về chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh, tổ chức quản lý tài chính, kế toán ngân quỹ.
+ Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán, ngân quỹ như: hạch toán kế toán, chế độ báo cáo thống kê, thanh toán ngân quỹ để quản lý và kiểm soát nguồn vốn và sử dụng vốn, quản lý tài sản, vật tư, thu nhập chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Trực tiếp hoạch toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của ngân hàng nhà nước
+ Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu chi tài chính, quỹ tiền lương trình Giám Đốc phê duyệt.
+ Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định + Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước
+ Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn kho theo quy định
+ Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra, thường xuyên kiểm tra tỷ giá hối đoái thông báo cho mọi người thu nhận chứng từ, và sổ sách các số liệu có liên quan
+ Thực hiện nhiêm vụ khác do Giám Đốc giao cho
* Phòng hành chính nhân sự - Chức năng:
+ Tham mưu cho Giám Đốc về chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh, chiến lược phát triển nguồn nhân lực, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng quy hoạch bổ nhiệm
+ Trực tiếp triển khai tác nghiệp các nghiệp vụ về tổ chức cán bộ lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng
- Nhiệm vụ:
+ Dự thảo các văn bản quản lý và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện về lao động, tài sản, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an ninh trật tự, nội quy công ty.
+ Tư vấn pháp luật trong việc kí kết hợp đồng, tham gia tố tụng để giải quyết các vấn đề có liên quan đến con người, tài sản của công ty theo uỷ quyền của Giám Đốc.
+ Tổ chức các cuộc họp, tiếp khách đến làm việc với Giám Đốc.
+ Thừa lệnh Giám Đốc cấp giấy công tác, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu cho các cán bộ nhân viên trong công ty sau khi có ý kiến phê duyệt của Ban Giám Đốc.
+ Thực hiện nhiệm vụ văn thư, tiêp nhận luân chuyển công văn, ấn phẩm đi, đến đúng địa chỉ, in ấn tài liệu phục vụ cho hoạt động của công ty
+ Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền, quảng cáo tiếp thị
+ Xây dựng chiến t ược kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và nội dung đào tạo tuyển dụng nguồn nhân lực của công ty
+ Đề xuất bố trí sử dụng hợp lý, có hiệu quả nguồn nhân lực của công ty. + Đề xuất các biện pháp quản lý, khuyến khích lao động như định mức lao động, khoán quỹ tiền lương
+ Trực tiếp giải quyết các thủ tục có liên quan đến chế độ người lao động của công ty, kể cả chế độ nghỉ theo quy định của nhà nước
+ Thực hiện công tác quy hoạch và đào tạo, đề xuất, cử nhân viên đi công tác học tập trong và ngoài nước.
+ Trong phạm vi phân cấp, uỷ quyền của Giám Đốc, quản lý lưu trữ hồ sơ cán bộ, hồ sơ bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật người lao động theo đúng quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác của ban Giám Đốc