III. HIỆN TRẠNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI – HÀ NỘI.
3. Tình hình thực hiện họp đồng nhập khẩu của Công ty 1 Hiệu quả thực hiện hợp đồng.
3.2. Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty họp và bàn bạc phương án thực hiện tốt hợp đồng, hạn chế tối thiểu các tổn thất có thể xảy ra. Từ đó lần lượt thực hiện các công việc cụ thể để hoàn thành hợp đồng với kết quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết Công ty phải làm như sau:
* Xin giấy phép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Phòng cấp giấy phép Hà Nội - Bộ Thương Mại. Hồ sơ xuất trình khi xin giấy phép bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác).
* Mở thư tín dụng - L/C ( Nếu hình thức thanh toán bằng L/C):
Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng(L/C) thì thủ tục mở L/C bao gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ, một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ nhiệm chi do đích thân Giám đốc ký.
* Làm thủ tục Hải quan:
Khi có thông báo hàng về đến cảng như thời gian đã quy định theo hợp đồng, thì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ngày 17-11-1998 quy định 04 bước chủ yếu như sau:
- Bước 1: Người khai báo (Công ty) phải quan tự kê khai, áp mã và
tính thuế nhập khẩu đầy đủ, chính xác và hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác sự kê khai đó. Bộ hồ sơ khai báo với Hải quan bao gồm: 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số của Công ty, 03 tờ khai hàng nhập khẩu, 01 bản sao hợp
đồng mua bán, 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại, 01 bản chính và 02 phiếu đóng gói, 01 vận tải đơn.
- Bước 2: Hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng nhập khẩu
- Bước 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng.
- Bước 4: Kiểm tra, xử lý vi phạm.
* Nhận hàng từ tầu chở hàng:
Khi nhận được giấy báo của đơn vị Ngoại thương, Công ty cử người đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại thương đó tại cảng đến như đã quy định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng.
* Kiểm hoá hàng hoá:
Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất( nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi thường. Trường hợp xảy ra tổn thất hay nghi là bị tổn thất, trước khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám định hàng hoá tại địa điểm giao hàng.
Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, hư hỏng bên trong hoặc qui cách phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại thương biết để cử người đến xem xét, giám định. Trường hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại thương không có sự phản hồi thì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám định(Vinacontrol) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi thường.
* Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu:
Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc giao toàn bộ lô hàng như đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong trường hợp Công ty nhận uỷ thác nhập khẩu thông thường khi nhận được thông báo nhận hàng thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng đến đã quy định trong hợp đồng.
• Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận được bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến Ngân hàng Ngoại thương. Công ty phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng.
* Khiếu nại (nếu có):
Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, có một số trường hợp vi phạm hợp đồng thì
hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu nại.
* Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty thường đánh giá những mặt được và những mặt chưa được của cả quá trình thực hiện hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó đồng thời phát huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn.
