I/ Đánh giá khái quát tình hình lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Thiết bị Bộ Thơng mại Thiết bị Bộ Thơng mại
1. Về tổ chức chứng từ kế toán
Kế toán công ty đã tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các phần hành kế toán. Các chứng từ sử dụng đợc lập theo đúng mẫu do Bộ Tài Chính ban hành đã đảm bảo cho tính pháp lý của chứng từ. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh một cách trung thực trên chứng từ, là cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán với thực tế, là căn cứ giúp cho nhà quản lý có đợc những thông tin chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên trong một số trờng hợp, kế toán Công ty đã sử dụng các chứng từ không phản ánh đúng đợc bản chất của nghiệp vụ đã thực sự phát sinh để hạch toán. Chẳng hạn nh hàng nhập khẩu khi mua về đợc giao thẳng cho khách hàng trong nớc mà không nhập vào kho của Công ty nhng Phòng kinh doanh vẫn lập Phiếu nhập kho và căn cứ vào chứng từ này kế toán phản ánh tăng giá trị hàng tồn kho, vì thế số liệu về trị giá hàng tồn kho của Công ty đã bị khai tăng so với thực tế.
Quy trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức hợp lý đã phát huy đợc chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán có thể tiến hành việc ghi sổ, mã hoá thông tin, lập báo cáo kế toán một cách kịp thời, chuẩn xác.
Việc lu trữ chứng từ theo từng đối tợng hạch toán kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với chứng từ.
2.Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Dựa trên các quy định của chế độ kế toán hiện hành về hệ thống tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp, kế toán công ty đã xây dựng thêm một số tiểu khoản nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp và chi tiết hơn về mặt nội dung kinh tế.
Chẳng hạn nh căn cứ vào các tiểu khoản của tài khoản 1121, 1122, kế toán ngân hàng có thể theo dõi đợc tình hình biến động tăng, giảm, số d của tài khoản tiền gửi chi tiết theo từng ngân hàng.
Việc chi tiết tài khoản 144 thành các tiểu khoản 1441 (ký quỹ,ký cợc ngắn hạn bằng VND), 1442 (ký quỹ, ký cợc ngắn hạn bằng ngoại tệ) giúp cho kế toán có thể theo dõi cụ thể loại tài sản dùng để kí quỹ, kí cợc ngắn hạn là VND hay ngoại tệ và để tách biệt việc ký quỹ thông thờng với ký quỹ để mở L/C của hoạt động nhập khẩu.
Đối với tài khoản 334, kế toán chi tiết thành hai tiểu khoản lơng phải trả công nhân viên (TK 3341) và tiền ăn tra (TK 3342) giúp cho việc tính các khoản phải trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ) đợc thực hiện một cách dễ dàng(chỉ tính trên TK 3341).
Hay để theo dõi kết qủa hoạt động kinh doanh ( bán hàng cho các đối tợng bên ngoài), kế toán căn cứ vào tài khoản 5111 và tài khoản 6321( giá vốn hàng bán kinh doanh), còn để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng nội bộ, kế toán căn cứ vào tài khoản 512 và tài khoản 6322( giá vốn hàng bán nội bộ).
Bên cạnh những u điểm mà kế toán Công ty đạt đợc nh trên, việc sử dụng hệ thống tài khoản tại Công ty còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Mặc dù là một Công ty thơng mại có quan hệ ngoại thơng với nhiều nớc trên thế giới,đồng tiền sử dụng trong giao dịch với các quốc gia khác là ngoại tệ (chủ yếu là USD) song kế toán công ty lại không sử dụng tài khoản 007 ”ngoại tệ các loại” (nguyên tệ) để theo dõi số phát sinh tăng, giảm cũng nh số d nguyên tệ. Trong khi đó, một số nguyên tắc hạch toán thu chi ngoại tệ là: Khi phát sinh các nghiệp vụ về thu chi ngoại tệ, số nguyên tệ phải đợc theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 theo từng tài khoản “tiền mặt”, “ tiền gửi ngân hàng”, “tiền đang chuyển” (Khi tăng ghi nợ, khi giảm ghi có) và trên sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả. Thực tế do không tuân thủ nguyên tắc này nên kế toán công ty đã gặp nhiều kho khăn trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Không chỉ có những tồn tại trong hạch toán ngoại tệ, kế toán công ty còn có nhiều hạn chế trong việc phản ánh các thông tin liên quan đến hàng hóa.
Hàng hoá của công ty chủ yếu đợc nhập từ nớc ngoài, thời gian lu chuyển từ kho của nớc xuất về tới kho của Công ty là tơng đối dài, do vậy, khi hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về tới kho thì phải đợc phản ánh vào tài khoản 151 (ghi nợ tài khoản 151), song thực tế kế toán công ty lại không sử dụng tài khoản này để hạch toán vì thế công tác quản lý, theo dõi hàng hoá tại công ty là cha chặt chẽ.
Bên cạnh đó, các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá cũng không đợc tính vào giá vốn của hàng hoá do công ty không sử dụng tài khoản 1562 để tập hợp chi phí này. Toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa đợc tập hợp vào tài khoản 641, trong khi đó theo quy định kế toán hiện hành, chi phí này phải đợc tập hợp vào tài khoản 1562; cuối kì đợc phân bổ hay kết chuyển vào giá vốn hàng bán (tài khoản 632) để xác định kết quả kinh doanh.
Chính vì vậy, các tài khoản 641, 632 sử dụng trong hạch toán kế toán tại công ty đã không phản ánh đúng nội dung kinh tế mà chế độ kế toán Việt Nam qui định.
3. Về tổ chức sử dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán hiện công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức rất phù hợp với qui mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Với cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh gồm nhiều cửa hàng, nhiều phòng kinh doanh, là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, cuối mỗi tháng các đơn vị phụ thuộc này nộp lên phòng tài chính kế toán của công ty các bảng kê mua bán hàng hoá và các hoá đơn chứng từ có liên quan để phòng ghi sổ, lập báo cáo tài chính, do đó sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian kết hợp với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) đã giảm bớt đáng kể khối lợng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác.
áp dụng hình thức ghi sổ này, hệ thống sổ sách kế toán đợc mở một cách thích hợp, phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty, đặc biệt là hệ thống sổ chi tiết. Để theo dõi diễn biến công nợ của nhà cung cấp hoặc của khách hàng trong toàn bộ hợp đồng, kế toán thanh toán sử dụng “Sổ chi tiết phải trả cho ngời bán” và “ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng” hay để theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng cũng nh với nhà cung cấp trong một tháng, kế toán thanh toán sử dụng “Sổ chi tiết công nợ” các TK 131, 331; sổ này đợc mở theo từng tháng, riêng cho từng khách hàng và từng nhà cung cấp.
Tuy nhiên trong một số trờng hợp, kế toán phần hành sử dụng trùng lắp các loại Sổ chi tiết, các Bảng kê . Ví dụ nh kế toán thuế sử dụng đồng thời cả “Bảng kê chi tiết số d TK 33312” và “Bảng kê TK 33312” có nội dung tơng tự nhau để phản ánh số phát sinh của các nghiệp vụ liên quan đến thuế GTGT của hàng nhập khẩu trong tháng, điều này đã gây ra sự trùng lắp trong việc phản ánh thông tin.