2. 2 Thực trạng hoạt động xuất khẩu quế của công ty xuất nhập khẩu tổng hợp 1
2.3. 1 Nghiệp vụ thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu
Bao gồm các khâu: Nghiên cứu chọn lọc nguồn hàng, phơng thức mua, kí kết hợp đồng mua bán, thực hiện hợp đồng.
Nhiệm vụ chủ yếu ở đây là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm tập kết giao hàng, phơng thức mua bán nhằm có đợc hàng đúng chất lợng, đúng thời gian, thuận tiện cho vấn đề tài chính, huy động vốn.
Cũng nh bất kỳ sản phẩm Nông Nghiệp nào khác, quế đợc trồng ở nhiều vùng rải rác khắp đất nớc từ Yên Bái, tới tận Quảng Nam với sản lợng khác nhau nên việc thu mua chế biến để chuẩn bị đầu vào cho xuất khẩu là khâu quan trọng, đợc Công Ty hết sức chú trọng. Mọi ngời đều nhận thức đợc rằng nếu làm tốt khâu thu mua, chế biến thì có điều kiện hạ giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng.
Những năm trớc đây, do sự nhận biết của ngời dân và cơ quan quản lý còn kém nên dẫn tới tình trạng khai thác bừa bãi, gây lãng phí rất lớn cho đất nớc. Hàng năm, bao nhiêu tấn quế đợc khai thác thì ít nhất cũng có một nửa số d sản phẩm và cây lá bị vứt bỏ. Với giá dầu quế hiện nay khoảng 220 USD/kg, thì hàng năm chúng ta bị lãng phí khoảng 3.500.000 USD. Việc khai thác bừa bãi còn ảnh hởng đế sản lơng khai thác năm sau.
Ngoài sự lãng phí trong việc khai thác, chính sách quản lý Nhà Nớc cũng cha thoả đáng cho các doanh nghiệp thu mua quế. Nhà Nớc trực tiếp đứng ra thu mua quế từ nông dân, từ ngời trồng trọt để sau đó bán lại cho các doanh nghiệp tiến hành chế biến và xuất khẩu. Việc làm này vô hình trung đã làm cho giá xuất khẩu quế tăng cao lên, làm giảm khả năng cạnh tranh gây thiệt hại cho doanh nghiệp xuất khẩu và cả Nhà Nớc.
Sau một thời gian, Nhà Nớc cũng nhận thấy một số thiếu sót trong chính sách quản lý thu mua quế và có những sửa đổ bổ sung nhng sửa đổi này mang tính chất chắp vá lại thiếu tính hiện thực nên không mang kết quả khả qua. Chỉ đến quối những năm 80 đầu những năm 90, khi Nhà Nớc thay đổi cơ chế quản lý trao quyền tự do kinh doanh cho doanh nghiệp thì hoạt động này với dần đi vào nề nếp.
Với Công Ty XNK tổng hợp 1, trong giai đoạn đầu, chính sách thu mua của Công Ty cũng bị lệ thuộc chặt chẽ vào các quy định của Nhà Nớc. Là một doanh nghiệp Nhà Nớc nên Công Ty không tham gia thu mua trốn lậu thuế (thuế khai thác tài nguyên ) nh t thơng làm, làm cho giá quế xuất khẩu quá cao, khó có thể cạnh tranh với các đơn vị khác, đặc biệt là t thơng. Hơn nữa đây là giai đoạn Công Ty mới thành lập và đi vào hoạt động, đội ngũ cán bộ công nhân còn non kém, có t tởng chờ việc, chờ bạn hàng đến giao dịch, uỷ thác xuất khẩu nên phần thu mua còn yếu kém. Ngoài ra, khó khăn về vốn trong giai đoạn đầu cũng cản trở công việc của Công Ty, để cho các đơn vị bạn lấn lớt. Lãnh đạo vào tập thể công nhân viên cũng đã nhận thức đợc tầm quan trọng của khâu thu mua tạo nguồn hàng và đề ra một số biện pháp, nhng trong giai đoạn này không phát huy đợc do sự quản lý của Nhà Nớc. Chúng ta có thể thấy khó khăn này khi xuất khẩu của Công Ty năm 1987 là 59 tấn, năm 1988 là 55 tấn, năm 1989 là 86 tấn.... trong khi sản lợng quế khai thác ở Việt Nam năm 1989 xấp xỉ là 1.500 tấn.
Sang đầu thập niên 90, khi cơ chế quản lý cũ bị xoá bỏ, cơ chế quản lý mới đợc hình thành và hoạt động có hiệu quả, Nhà Nớc chỉ làm nhiệm vụ quản lý mới hình thành và hoạt động có hiệu quả, Nhà Nớc chỉ làm nhiệm vụ quản lý, còn các doanh nghiệp tự do kinh doanh trong phạm vi giấy phép kinh doanh. Nhà Nớc xoá bỏ độc quyền thu mua quế, cho phép các doanh nghiệp đợc phép thu mua quế theo quy luật thị trờng dựa vào nhu cầu của từng doanh nghiệp. Những quyết định, thay đổi này đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp xuất khẩu quế nói chung, Công Ty XNK tổng hợp I nói riêng trên con đờng kinh doanh của mình.
Công Ty ký hợp đồng với các đại lý thu mua của từng địa phơng. Theo đó, các đại lý thu mua này sẽ làm công tác thu mua, gom hàng từ ngời trồng ở địa phơng, sau đó thực hiện các hợp đồng với Công Ty. Tuỳ tình hình cụ thể, các cơ sở thu mua này sẽ đợc Công Ty tạm ứng một phần tiền mua hàng để giúp đỡ họ về vốn kinh doanh. Hình thức này có một u điểm là Công Ty không phải trực tiếp đứng ra thu mua, có quyền đòi hỏi về chất lợng hàng hoá của mình đã quy định trớc cho ngời thu mua. Mặt khác, qua đó Công Ty xác định đợc sơ bộ giá thành từ đó xác định giá cả xuất khẩu, sao cho có lợi nhất và có khả năng cạnh tranh cao nhất. Ngoài tính tích cực, hình thức này cũng có những hạn chế của nó nh làm tăng chi phí trung gian cho các đại lý thu mua, phụ thuộc vào kết quả thu mua của họ làm ảnh hởng đến kế hoạch xuất khẩu của Công Ty.
Để hạn chế những nhợc điểm trên, đồng thời làm tăng tính chủ động trong việc chuẩn bị nguồn hàng. Công Ty đã thực hiện biện pháp ký kết hợp đồng trực tiếp với ng- ời trồng thông qua các chi nhánh của mình ở từng địa phơng. Ngời trồng khi kí hợp đồng sẽ đợc Công Ty hỗ trợ một phần tiền và kỹ thuật phát triển cây quế, sau đó Công Ty xẽ thu mua lại sản phẩm này. Hiện nay, trong khâu thu mua quế, Công Ty áp dụng cả hai biện pháp thu mua đại lý và thu mua trực tiếp của ngời trồng để kết hợp, phát huy những u điểm và khắc phục những nhợc điểm của từng biện pháp chính vì có sự linh hoạt trong thu mua mà nguồn hàng xuất khẩu của Công Ty luôn đợc đảm bảo.