IV. Đánh giá chung về khía cạnh pháp lý của hợp đồng nhập khẩu của Công ty vận tải và đại lý vận tải VITACO
2.Hoàn thiện nội dung và phơng pháp xâydựng hợp đồng nhập khẩu.
2. Hoàn thiện nội dung và phơng pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu. khẩu.
Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu nh hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho ngời thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trớc mắt của các nhà đàm phán là:
* Chuẩn bị ký kết:
- Nghiên cứu thờng xuyên tình hình thị trờng trong và ngoài nớc, đặc biệt là thị trờng trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thờng xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
- Tìm hình thức và phơng pháp phù hợp cho cuộc đàm phán. - Xác định hớng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu quả tối đa.
* Đàm phán:
Mục đích của cuộc đàm phán thơng mại là nhằm đạt đợc sự thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong quá trình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
- Lễ phép, lịch sự.
- Hoà khí và thiện cảm.
- Không xa rời mục tiêu đã định. - Chủ động.
Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán đợc xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt đợc những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị trớc những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản đợc nêu ra trong hợp đồng.
- Phải lờng trớc mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán tránh trờng hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phơng án để giải quyết trong trờng hợp cuộc đàm phán không thành công.
- Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trớc khi đem hợp đồng đi đàm phán.
- Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình SX kinh doanh của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ
- Quyết định: Gồm các bớc: B1. ý thức vấn đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác.
B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác. B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trờng trong nớc. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác.
B8. Quýêt định. * Chọn đối tác:
Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho mình đối tác có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm nh một số trờng hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nớc ngoài bị vi phạm là do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau:
- Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thơng mại quốc tế.
- Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác. - Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lợng cao nhất. - Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp nh dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và cả dịch vụ sau bán hàng...
- Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian nh thoả thuận.
* Điều khoản giá cả
Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đa ra mức giá có thể chấp nhận đợc với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với ngời đàm phán là làm sao đạt đợc mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp đồng. Do đó, chính sách giá cần đợc Công ty coi là chiến lợc u tiên hàng đầu vì nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với nhà nhập khẩu là:
- Giá cả cần đợc tính trong mối quan hệ với toàn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng nh: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành....
- Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả ngời tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu trên thị trờng. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn đợc điều chỉnh cho phù hợp.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh giá cho phù hợp,
Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh doanh của Công ty thì ngời đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhợng mà không nên dựa trên cơ sở giá cả.
* Điều khoản chất lợng.
Đây cũng là điều khoản thờng hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lợng của hàng hoá đợc đánh giá trên các chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng hoá. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất l- ợng trong từng hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về điều khoản chất lợng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện pháp nh: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng hoá.
- Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán.
- Đối với một số hàng hoá phức tạp cao thì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc.
* Phơng pháp xây dựng hợp đồng:
- Phơng pháp trực tiếp: Thờng áp dụng với những khách hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với ngời trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác.
+ Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn tợng tốt của đối tác về Công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán tạo sự tin tởng cho đối tác của Công ty.
+ Có thái độ nhã nhặn nhng kiên quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
- Phơng pháp gián tiếp: Thờng đợc áp dụng phổ biến hơn phơng pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin liên lạc đồng thời phơng pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Phơng pháp này bao gồm hai hình thức đàm phán qua th tín và đàm phán qua điện thoại.
+ Nếu bằng th tín: Thờng phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội thì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lu ý rằng th là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học tạo ấn tợng tốt cho đối tác. Khi sử dụng th phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trơng của Công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức đợc dùng thờng xuyên hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trờng hợp khẩn tr-
ơng, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ cho công việc. Ngời trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cỡng giả tạo tránh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có th xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác.