khẩu tại tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội
1.13 Các hoạt động thực hiện hợp đồng gia công quốc tế 2.1.1 Tìm kiếm khách hàng để ký hợp đồng
Đối với HANOSIMEX có rất nhiều khách hàng truyền thông quen thuộc nên việc tìm kiếm khách hàng không gặp nhiều khó khăn, tổng công ty tiến hành chào hàng và từng bước ký kết đàm phán hợp đồng.
Với những khách hàng truyền thống của tổng công ty thì hợp đồng thường ở dạng khung, tức là những điều khoản cơ bản đã được quy định sẵn, không đổi theo mỗi lô hàng mà chỉ quy định chi tiết thêm về số lượng, chất lượng, mẫu mã hàng hoá thay đổi theo từng lô cụ thể, và có một số điều khoản trọng yếu như :
Với những điều khoản quy định về số lượng sản phẩm gia công, đơn giá cho mỗi sản phẩm cũng như tổng trị giá gia công cho toàn bộ lô hàng sẽ được chi tiết cụ thể trong phụ lục gắn kèm hợp đồng
Với điều khoản quy định về phương thức giao nhận nguyên phụ liệu cũng như thành phẩm thì công ty nhận trên cơ sở CIF Hải Phòng ( nếu đường biển ) CIF Nội Bài ( nếu đường hàng không ).
Trong hoạt động gia công thì nguyên phụ liệu là vấn đề hết sức quan trọng, vì thế mà trong hợp đồng điều khoản này quy định trước khi giao nguyên phụ liệu bên đặt gia công phải gửi toàn bộ chứng từ hoàn hảo và chi tiết để làm căn cứ nhận hàng, ngoài ra còn quy định thêm tỷ lệ hao phí cho phép đối với nguyên phụ liệu ( thường là từ 3% đến 5% ) và định mức nguyên phụ liệu dự tính cũng như chất lượng nguyên phụ liệu và thời hạn giao nguyên phụ liệu.
2.1.2 Đăng ký hợp đồng với Hải quan
Tất cả hàng hoá xuất nhập khẩu của hợp đồng gia công của tổng công ty đều phải làm thủ tục Hải quan, chịu sự kiểm tra giám sát của Hải quan và nộp lệ phí Hải quan theo quy định của pháp luật. Hoạt động gia công của HANOSIMEX chủ yếu là nhập nguyên vật liệu và giao thành phẩm nên sau khi ký hợp đồng gia công, công ty tiến hành đăng ký hợp đồng đó với Hải quan.Đơn vị Hải quan mà công ty đăng ký hợp đồng đó là:
Chi cục Hải quan đầu tư và gia công. Số 938 Bạch Đằng Hà Nội.
Chậm nhất 3 ngày làm việc trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên trong hợp đồng, công ty xuất trình hồ sơ để Hải quan làm thủ tục tiếp nhận hợp đồng.
Bộ hồ sơ xuất trình gồm:
- Đơn xin đăng ký thực hiện hợp đồng gia công của tổng công ty. - Hợp đồng gia công: 2 bản chính, 2 bản dịch.
- Các phụ lục, phụ kiện kèm theo hợp đồng; bản chính, bản dịch.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu làm thủ tục tiếp nhận lần đầu): 2 bản sao.
- Bản định mức tiêu hao nguyên phụ liệu: 2 bản gốc, 2 bản dịch.
- Giấy chứng nhận của Cục Sở hữu Công nghiệp Việt Nam (trưởng nhãn hiệu hàng hoá và tên gọi xuất xứ hàng hoá được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam): 1 bản chính, 1 bản sao.
Hải quan sau khi xem xét hồ sơ sẽ xác nhận, đóng dấu “Đã tiếp nhận hợp đồng” lên hợp đồng và các tài liệu khác kèm theo, và cho phép thực hiện hợp đồng.Sau khi tiếp nhận, Hải quan lưu 1 bộ hồ sơ để theo dõi, bao gồm 1 bản chính hợp đồng, phụ kiện hợp đồng gia công (nếu có) và các bản sao chứng từ khác.Hợp đồng đã đăng ký với Hải quan sẽ được sử dụng trong suốt quá trình làm thủ tục Hải quan sau này.
2.1.3 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu
Hàng hoá gia công xuất nhập khẩu của HANOSIMEX là loại hình tạm nhập nguyên phụ liệu của chủ hàng nước ngoài để tạo ra sản phẩm và tái xuất sản phẩm đó theo yêu cầu nên ngay từ công việc đầu tiên là tạm nhập nguyên phụ liệu cũng như trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng đều chịu sự kiểm tra, giám sát và quản lý của Hải quan.Đối với việc nhập khẩu nguyên phụ liệu, có hai phương thức sau :
Một là : Bên đặt gia công cung cấp toàn bộ nguyên phụ liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng gia công.
Hai là : Bên đặt gia công cung cấp một phần nguyên phụ liệu, còn lại thì mua tại thị trường Việt Nam.
Hiện nay HANOSIMEX áp dụng cả hai phương thức trên.Tuy nhiên tỷ lệ phương thức hai có xu hướng ngày càng gia tăng và chiếm tỷ trọng lớn hơn.
Thông thường Hải quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua nguyên phụ liệu tại thị trường Việt Nam, không hạn chế về số lượng nhưng đối với HANOSIMEX thì hầu như nguyên phụ liệu là do khách cung cấp, HANOSIMEX chỉ chủ động mua chỉ may và bao bì đóng gói tại thị trường Việt Nam.Khi bên đặt gia công xuất nguyên liệu thì họ gửi cho tổng công ty bộ chứng từ, tổng công ty khi nhận được bộ chứng từ sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhập hàng.Bộ hồ sơ đăng ký thủ tục nhập khẩu nguyên phụ liệu tại Hải quan bao gồm :
Giấy tờ phải nộp
- Tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu : 2 bản chính. - Vận tải đơn : 1 bản sao.
- Bản kê chi tiết hàng hoá : 1 bản chính và 2 bản sao.
- Phiếu chuyển tiếp hàng hoá : Hải quan cảng làm thủ tục chuyển tiếp lô hàng về đơn vị Hải quan nơi mà tổng công ty đăng ký hợp đồng. Giấy tờ phải xuất trình
- Bảng thống kê tờ khai nhập khẩu : Mỗi hợp đồng gia công phải lập 2 bảng thống kê tờ khai nhập khẩu.Tổng công ty giữ một bản để xuất trình cho Hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu cho từng lô hàng, Hải quan lưu một bản.Việc thống kê tờ khai vào bảng đều do cán bộ Hải quan tại thời điểm làm thủ tục đăng ký tờ khai.Đối với những hợp đồng gia công lớn thực hiện trong thời gian dài, nếu 1 bản từ bảng thống kê ghi không đủ thì phải lập thành nhiều tờ.Trong trường hợp này, trên mỗi tờ bảng thống kê đều phải ghi rõ số thứ tự tờ, cuối mỗi tờ phải ghi rõ "tiếp sang số tờ"
- Hợp đồng gia công đã đăng ký với Hải quan và các phụ lục gắn kèm (nếu có)
Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, hồ sơ được chuyển đến bộ phận kiểm hoá, cán bộ Hải quan xác nhận, đóng dấu 'Hàng miễn thuế’ lên tờ khai nhập và cho phép tổng công ty tiếp nhận hàng nguyên phụ liệu.Tuy nhiên do tổng công ty nhận hàng tại cảng Hải Phòng hoặc sân bay Nội Bài, tổng công ty sẽ được Hải quan cấp một phiếu chuyển tiếp để nhận nguyên phụ liệu.
Ngoài ra, tổng công ty cũng có thể nhập khẩu hàng mẫu để làm mẫu gia công, hàng này chỉ sử dụng với mục đích làm mẫu và không chịu thuế nhập khẩu song khi kiểm tra hàng thì Hải quan phải đóng dấu hoặc viết lên sản phẩm đó là " Hàng mẫu ".
Nhìn chung với mỗi hợp đồng gia công xuất khẩu, nghiệp vụ làm thủ tục Hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu của HANOSIMEX được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả cao, rất ít khi xảy ra các vướng mắc.Có được điều này là do cán bộ xuất nhập khẩu của tổng công ty đều là những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp bộ chứng từ do bên đặt gia công cung cấp không rõ ràng, thiếu sót hoặc nhầm lẫn như tên vật tư trên Packing list không khớp với tên vật tư trên Invoice, tên vật tư không rõ ràng nên cán bộ Hải quan không thể áp mã hàng hoá và ký duyệt hồ sơ.Những yếu tố đó làm gia tăng thời gian thực hiện cũng như chi phí do đó ảnh hưởng, không nhỏ đến việc hoàn thành thủ tục Hải quan nhập khẩu cho nguyên liệu, từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các nghiệp vụ sau.
2.1.4 Nghiệp vụ nhận và kiểm tra nguyên phụ liệu
Trong các hợp đồng gia công đã được ký, có trường hợp hợp đồng quy định giao nguyên phụ liệu theo điều kiện CIF Hải Phòng, hoặc có trường hợp nguyên phụ liệu được giao theo điều kiện Nội Bài, cho nên tổng công ty sẽ cử nhân viên đến cảng Hải Phòng hay sân bay Nội Bài để nhận hàng.
Với việc gia công theo hình thức tạm nhập nguyên phụ liệu nước ngoài thì toàn bộ số nguyên phụ liệu sau khi đã cảng hoặc sân bay Nội Bài sẽ được thông quan nhập khẩu vào Việt Nam để tổng công ty tiến hành gia công sản phẩm.
Trường hợp nhận nguyên phụ liệu tại Hải Phòng :Do tổng công ty đã ký hợp
đồng uỷ thác cho cảng, nên khi hàng nhập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng rồi đưa hàng về vị trí an toàn, kho hoặc bãi.Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi ‘Giấy báo tàu đến’ để tổng công ty biết và tới nhận ‘Lệnh giao hàng’ (Delivery order – D/O).Để nhận được D/O cán bộ xuất nhập khẩu của HANOSIMEX cần xuất trình Original B/L, giấy giới thiệu của tổng công ty.Đại lý sẽ giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho tổng công ty.Có D/O công ty sẽ nhanh chóng làm thủ tục để tiếp nhận nguyên phụ liệu.
Trường hợp công ty nhận hàng nếu số lượng không lớn, không đủ một tàu hoặc hàng container rút ruột tại cảng : Cán bộ xuất nhập khẩu đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai.Sau đó đem : biên lại lưu kho, 3 bản ‘Lệnh giao hàng’, hoá đơn thương mại, bản kê chi tiết, đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O.Cán bộ xuất nhập khẩu mang 2 D/O còn lại để bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho.Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho tổng công ty.Đồng thời tổng công ty phải xuất
trình phiếu chuyển tiếp cho Hải quan cảng Hải Phòng.Đem 2 phiếu xuất kho xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá, xếp nguyên phụ liệu lên xe chuyên dùng của tổng công ty dưới sự giám sát của Hải quan cảng, Hải quan cảng sẽ niêm phong xe, tiếp đó nguyên phụ liệu được đưa về kho của tổng công ty.
Trường hợp tổng công ty nhận nguyên container : trường hợp này cán bộ xuất nhập khẩu cần làm thủ tục mượn container tại hãng tàu bao gồm đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu).Tiếp đó, đem bộ chứng từ : 3 bản D/O có chữ ký của nhân viên Hải quan đăng ký thủ tục, đóng dấu ‘đã tiếp nhận tờ khai’ ; biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu ; biên lai thu tiền phí lưu giữ container ; đơn xin mượn container đã được chấp nhận đến văn phòng hãng tàu để làm giấy phép xuất container kho bãi.Tại đây cán bộ của tổng công ty sẽ giữ một D/O, cùng nhân viêphụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và SEAL (kẹp chì).Nhận hai bản ‘Lệnh vận chuyển’ của nhân viên kho bãi.Mang phiếu chuyển tiếp đến Hải quan kho bãi để nhân viên Hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container, số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển.Xuất container ra khỏi kho bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho Hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng của tổng công ty.
Trường hợp nhận nguyên phụ liệu tại sân bay Nội Bài: Khi nguyên vật liệu về
đến sân bay, nhận được giấy báo hàng, cán bộ xuất nhập khẩu đến đại lý cơ quan vận tải hàng không nhận lệnh giao hàng.Trên cơ sở lệnh giao hàng, mang lệnh giao hàng, phiếu chuyển tiếp, vận đơn đến Hải quan sân bay Nội Bài, cán bộ Hải quan sân bay xác nhận lô hàng của tổng công ty và cấp phiếu kho hàng.Cán bộ xuất nhập khẩu trình phiếu kho hàng cho bộ phận kho hàng sân bay, nộp các lệ phí kho bãi và xếp dỡ.Bốc xếp hàng lên các xe chuyên dụng dưới sự giám sát của Hải quan sân bay, Hải quan sân bay niêm phong xe hàng của tổng cô, đưa xe hàng về kho riêng.
Kiểm tra nguyên phụ liệu: Khi hoàn thành xong thủ tục Hải quan, tổng công ty
tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu.Và trong quá trình này luôn có đại diện của bên đặt gia công cùng kiểm tra.Nội dung cần kiểm tra về số lượng kiểm tra về chất lượng.Như vậy khi hoàn tất các thủ tục cũng như việc tiếp nhận nguyên phụ
liệu từ bên đặt gia công thì tổng công ty tiến hành tổ chức sản xuất gia công sản phẩm theo yêu cầu đã thoả thuận.
Tuy nhiên trong nghiệp vụ tiếp nhận nguyên phụ liệu HANOSIMEX cũng gặp phải khó khăn nhất định.Đó là khi tổng công ty nhận nguyên phụ liệu không nguyên container để nhận được hàng, tổng công ty phải nhận cùng với các doanh nghiệp khác có hàng đóng chung container.Nếu các doanh nghiệp đó chậm trễ trong việc hoàn thành các thủ tục nhận hàng thì tổng công ty cũng phải trậm chễ theo, do đó ảnh hưởng chung đến tiến độ thực hiện hợp đồng.
Trong khâu kiểm tra có xảy ra những trường hợp nguyên phụ liệu giao thiếu, chất lượng kém so với các điều khoản được quy định trong hợp đồng.Do đó nghiệp vụ gia công hàng hoá khó có thể được thực hiện nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.5 Gia công hàng may mặc xuất khẩu
Trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt thì tổng công ty làm mẫu để xuất sang cho bên đặt gia công xét duyệt.Hàng mẫu này cũng tương tự như hàng mẫu nhập về, Hải quan sau khi kiểm tra sẽ đóng dấu hoặc viết lên sản phẩm chữ ‘hàng mẫu’, mẫu gửi đi sau khi được chỉnh sửa hay chấp thuận tổng công ty sẽ tiến hành gia công sản phẩm.
Do đặc điểm cả mặt hàng mà quy trình công nghệ tương đối phức tạp gồm nhiều khâu.Trong mỗi khâu lại có quy trình công nghệ khác nhau
Sơ đồ quy trình gia công sản phẩm may
Giác mẫu: trên cơ sở khách hàng yêu cầu về mẫu mã sản phẩm mà cán bộ kỹ thuật nghiên cứu, thiết kế sản phẩm sau đó cho ra từng chi tiết của sản phẩm vào mẫu cứng, công nhân giác mẫu có trách nhiệm đặt các mẫu cứng lên các giác mẫu theo đúng yêu cầu kỹ thuật và những yêu cầu về định mức nguyên vật liệu và cho ra giác mẫu Giác mẫu Cắt bán thành phẩm May Kiểm tra chất lượng Là Đóng gói
Cắt bán thành phẩm: Bộ phận này nhận giác mẫu, về nghiên cứu và kiểm tra lại mẫu giác, căng mẫu lên bàn và đánh dấu chiều dài, rộng của mẫu giác, sau đó trải vải theo đúng yêu cầu kỹ thuật của phiếu sản xuất, công đoạn này là một công đoạn chính của quy trình sản xuất, được bố trí theo dây chuyền sản xuất có tính liên tục, chi tiết cắt hoàn chỉnh bán thành phẩm xong được đánh số thứ tự.
May hoàn chỉnh sản phẩm: May chi tiết các bộ phận theo đúng quy định của áo mẫu lắp giáp các chi tiết thành sản phẩm.Bộ phận may là công đoạn chính thứ hai của sản phẩm, bộ phận này gồm nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận nhỏ chuyên may một chi tiết của sản phẩm.
Kiểm tra chất lượng của sản phẩm: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, hướng dẫn công nhân làm đúng quy trình kỹ thuật để đảm bảo tất cả sản phẩm được sản xuất ra đều đạt yêu cầu chất lượng và được khách hàng chấp nhận.
Là sản phẩm: Sau khi kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng, sản phẩm được đưa sang bộ phận là, bộ phận là có nhiệm vụ là ủi theo yêu cầu từng loại sản phẩm theo quy trình kỹ thuật.
Đóng gói sản phẩm: Là công đoạnh cuối cùng của năm công đoạn, sản phẩm được gấp đóng gói, bao bì, nhãn mác theo đúng quy trình kỹ thuật để nhập vào kho thành phẩm hoặc giao cho khách hàng.
Với hệ thống máy móc kỹ thuật được đầu tư, đội ngũ công nhân tay nghề HANOSIMEX nhận gia công luôn đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ.Tuy nhiên