Tổ chức và phục vụ nơi làm việc là một phương hướng của tổ chức lao động khoa học. Để gúp phần nõng cao năng suất lao động, bảo vệ sức khoẻ và phỏt triển toàn diện cho người lao động là yếu tố quan trọng mà ban lónh đạo B- ưu điện Tuần giỏo cần hết sức quan tõm là khụng ngừng cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc. Qua thực tế cho thấy hiện nay cụng việc này ở đơn vị đó đạt được một số thành tựu đỏng kể nhưng vẫn cũn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa khoa học . Vỡ thế Bưu điện Tuần giỏo trong thời gian tới cần hoàn thiện về tổ chức lao động theo cỏc hướng sau:
- Khi thiết kế cỏc nơi làm việc phải chọn cỏc thiết bị, cỏc dụng cụ, cỏc trang
bị tổ chức phự hợp. Chọn phương ỏn bố trớ nơi làm việc tối ưu cho từng nơi làm việc cụ thể. Thiết kế cỏc phương phỏp và thao tỏc lao động hợp lý, tạo cỏc tư thế lao động thuận lợi. Bờn cạnh đú phải xỏc định số lượng cụng nhõn tại nơi làm việc, lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp trong 1 giờ, dự kiến cỏc yếu tố của điều kiện lao động tại cỏc nơi làm việc.Vớ dụ như ở một số bưu cục cần mở rộng mặt bằng nơi giao dịch, chia từng ụ giao dịch riờng cho điện thoại, bưu phẩm - bưu kiện- chuyển tiền - TKBĐ và phỏt hành bỏo chớ, bỏn tem, phong bỡ, văn hoỏ phẩm… Cú khu vực riờng cho khai thỏc để thực hiện, đúng và mở chuyến thư, phõn hướng, chia chọn bưu gửi đi và đến.
- Trang bị nơi làm việc để đạt được hiệu quả cụng việc thỡ cần phải lưu ý
trang bị phự hợp với nội dung của quỏ trỡnh sản xuất cả về số lượng và chất lượng. Tuỳ theo những nội dung khỏc nhau của quỏ trỡnh sản xuất mà cú thể tự mỡnh hoặc yờu cầu Bưu điện tỉnh trang bị cho nơi làm việc. Khụng thể trang bị một cỏch giàn trải hoặc trang bị những thứ chưa thật cần thiết cho sản xuất. Cụ thể là trước mắt Bưu điện trung tõm Tuần giỏo cần mở rộng quầy giao dịch , trang bị thờm một số mỏy vi tớnh dựng cho nghiệp vụ chuyển tiền , nõng cấp và tăng cabin điện thoại hiện cú, trang bị thờm bàn viết, sắp xếp lại vị trớ đặt thựng thư cho hợp lý trang bị thờm đốn chiếu sỏng và quạt mỏt nơi giao dịch để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động , trang bị thờm tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch . Hiện nay, do mặt bằng hẹp nờn chưa đủ tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch nhỏ. Ngoài ra thường xuyờn theo dừi cỏc biểu mẫu hướng dẫn khỏch hàng sử dụng từng loại ấn phẩm nghiệp vụ để đổi mới kịp thời khi cần thiết , quảng cỏo dịch vụ mới . Cần cú bảng thụng bỏo hướng dẫn khỏch hàng hiểu rừ hơn về giỏ cước, thời gian toàn trỡnh về sử dụng cỏc dịch vụ từ lỳc nhận gửi đến lỳc phỏt bưu phẩm ( kể cả bưu phẩm phỏt nhanh nếu cú) đến tay người nhận, thụng bỏo cỏc tỉnh được chấp nhận cỏc dịch vụ mới và dịch vụ truyền thống để khỏch hàng cú nhu cầu cú thể lựa chọn sử dụng vừa thuận lợi vừa thoải mỏi về tõm lý của khỏch hàng đến giao dịch . Theo đú trang thiết bị chớnh (thiết bị cụng nghệ: mỏy múc, cụng cụ…) và thiết bị phụ (xe đẩy bưu kiện, thiết bị bốc xếp…) nơi làm việc phải giải phúng con người ra khỏi lao động chõn tay nặng nhọc, tạo ra cỏc tư thế làm việc tốt nhất, phự hợp đặc điểm tõm sinh lý người lao động, ỏp dụng được cỏc phương phỏp lao động tiờn tiến. Bờn cạnh đú, trang thiết bị cũn phải đảm bảo được cỏc yờu cầu vệ sinh và an toàn khi sử dụng đồng thời đỏp ứng được yờu cầu thẩm mỹ khi bố trớ. Cỏc trang bị cụng nghệ cỏc dụng cụ như: kỡm, bỳa , kộo… cần phải đảm bảo tớnh chớnh xỏc, sử dụng với lực tỏc động nhỏ, khi dựng khụng được gõy ồn và rung động, đảm bảo hiệu quả cao. Đối với cỏc trang bị tổ chức như: bàn ghế, tủ, giỏ đỡ… phải cú kết cấu, kớch cỡ phự hợp tại nơi làm việc , vừa đảm bảo vững chắc, bền và tiện lợi khi sử dụng; tiết kiệm được tối đa diện tớch sản xuất, phự hợp với yờu cầu thẩm mỹ. Thiết bị thụng tin liờn lạc, an toàn và vệ sinh cụng nghiệp đảm bảo phự hợp đặc điểm của tổ chức sản xuất tại nơi làm việc, cú độ tin cậy cao.
- Tiến hành bố trớ nơi làm việc cần xỏc định đỳng diện tớch sản xuất và tạo
ra chu kỳ sản xuất ngắn nhất. Diện tớch nơi làm việc được xỏc định phải thoả món phõn bố cỏc trang thiết bị theo yờu cầu của sản xuất ngoài ra cần cú diện tớch dự phũng khi mở rộng sản xuất hoặc thay đổi nhiệm vụ lao động. Điều này hầu hết cỏc bưu cục , cỏc tổ , nhúm sản xuất của Bưu điện trung tõm Tuần giỏo đều chưa tớnh đến ( trừ Bưu cục trung tõm ) sẽ gặp khú khăn khi bố trớ lại sản xuất. Bố trớ nơi làm việc phải phự hợp với thị lực của người lao động. Điều đú cú nghĩa là khi bố trớ cỏc đối tượng lao động, dụng cụ cụng nghệ phải lưu ý đến vựng nhỡn thấy của mắt, cỏc nguồn sỏng được bố trớ sao cho khụng được tạo thành búng đen tại vựng làm việc, khụng được chúi loà trong phạm vi thường nhỡn của mắt. Hơn nữa, bố trớ nơi làm việc phải luụn tạo được tư thế làm việc hợp lý, đảm bảo yờu cầu tiết kiệm động tỏc của người lao động, đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất.
- Tổ chức phục vụ nơi làm việc cần phải ỏp dụng cỏc phương phỏp tớnh
toỏn để tối ưu hoỏ, đảm bảo phục vụ cú hiệu quả cao nhất và ớt tốn kộm, tập trung cụng tỏc phục vụ thành cỏc chức năng riờng, tăng cường cơ khớ hoỏ lao động phục vụ đồng thời cải tiến lao động phục vụ.
3.2.3. Hoàn thiện định mức lao động.
Cụng tỏc định mức lao động là cơ sở và nội dung của cụng tỏc tổ chức lao động khoa học, là lĩnh vực hoạt động và xõy dựng và thực hiện cỏc mức lao động trong tất cả cỏc dạng lao động, định mức lao động là xỏc định những mức hao phớ lao động cần thiết cho việc thực hiện những thao tỏc hoặc những cụng việc cụ thể trong điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định, cường độ lao động bỡnh thường và tổ chức lao động hợp lý để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hay hoàn thành một cụng việc nhất định, việc xỏc định định mức lao động cho phộp xỏc định mức tiến bộ của những hỡnh thức tổ chức lao động trờn cơ sở đối chiếu những hao phớ lao động khi thực hiện cỏc cụng việc trong những phương ỏn tổ chức lao động khỏc nhau.
Vỡ thế, Bưu điện huyện Tuần giỏo cần xõy dựng và tổ chức, quản lý tốt cụng tỏc định mức lao động và định biờn lao động, bố trớ phõn cụng lao động phự hợp với năng lực sở trường từng chức danh lao động, cụ thể là:
- Mức lao động đề ra phải cú luận chứng khoa học cú xột tới những yếu tố
kỹ thuật, tõm sinh lý, xó hội và kinh tế.
- Khi xõy dựng định mức phải vận dụng cỏc mức lao động tiờn tiến, trung bỡnh tiờn tiến để tiến bộ kịp thời với sự phỏt triển của sản xuất cú tớnh đến điều kiện lao động và trỡnh độ của cụng nhõn đũi hỏi người cụng nhõn phải cú mức độ cố gắng vươn lờn.
- Định mức lao động đề ra phải tạo điều kiện cho người cụng nhõn phấn
đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức nhiệm vụ kế hoạch một cỏch hợp lý, trỏnh tỡnh trạng mức đề ra quỏ thấp hoặc quỏ cao khụng phự hợp với mụi trường thực tế và năng lực lao động của cụng nhõn .
3.2.4. Quy định và khụng ngừng hoàn thiện cỏc hỡnh thức khuyến khớch vật chất và tinh thần đối với người lao động. chất và tinh thần đối với người lao động.
Để khuyến thớch vật chất và tinh thần đối với người lao động đạt được hiệu quả cao đơn vị cần kết hợp và vận dụng một cỏch linh hoạt hơn cỏc chế độ tiền lương và cỏc hỡnh thức trả lương, tiền lương và tiền thưởng năng suất, sỏng kiến giữa đói ngộ bằng tiền và khụng bằng tiền trờn cơ sở được phõn cấp từ Bưu điện tỉnh .
Cơ chế đói ngộ khụng bằng tiền như: giấy khen, bằng khen cỏc danh hiệu thi đua cũng cần được đơn vị thực hiện bỡnh bầu đề nghị một cỏch kịp thời và hợp lý .
Ngoài ra, lónh đạo đơn vị cũng cần chăm lo nhiều hơn đến cỏc hoạt động văn hoỏ thể thao như: tổ chức cỏc buổi giao lưu văn nghệ, cỏc trận thi đấu thể thao của cỏn bộ cụng nhõn viờn về cỏc mụn thể thao truyền thống phự hợp tõm lý khiếu năng sở trường và điều kiện của cụng nhõn như ( búng đỏ, búng chuyền, cầu lụng , búng bàn …) để mọi người tăng cường sức khoẻ, cú cơ hội quan hệ ngoại giao , đoàn kết và hiểu biết nhau nhiều hơn, thoải mỏi tinh thần và lao động sản xuất hiệu quả hơn.
3.2.5. Đào tạo và nõng cao trỡnh độ cho người lao động.
Theo nhận định về xu hướng phỏt triển nền kinh tế của đất nước ta trong thời gian tới là rất nhanh và đặc biệt ngành Bưu chớnh - Viễn thụng sẽ thay đổi
với tốc độ chúng mặt , mở ra thời đại kinh tế tri thức, cụng nghệ tin học phổ biến rộng rói. Cỏc doanh nghiệp Bưu chớnh - Viễn thụng hiện cú , họ đó và đang cần phải tăng cường nõng cao sức cạnh tranh trờn thị trường để tồn tại và kinh doanh cú lói. Muốn vậy thỡ phải khụng ngừng nõng cao chất lượng dịch vụ mở thờm cỏc dịch vụ mới nhằm đỏp ứng ngay nhu cầu ngày càng cao của khỏch hàng. Một trong cỏc buớc đi đầu tiờn mà cỏc doanh nghiệp Bưu chớnh - Viễn thụng hiện nay cần làm là phải tự động hoỏ dõy chuyền sản xuất. Gắn với đú là một đội ngũ lao động cần phải bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ về nghiệp vụ khai thỏc, kỹ năng sử dụng, cập nhật cỏc cụng nghệ sản xuất mới
Thực trạng trỡnh độ lao động ở Bưu điện huyện Tuần giỏo cũn thấp khụng thể đỏp ứng được cỏc tiờu chớ trong xu thế đổi mới Bưu chớnh - Viễn thụng hiện nay. Điều này được thể hiện một cỏch cụ thể như sau:
Theo tụi Bưu điện huyện Tuần giỏo nờn tiến hành những cụng việc sau: - Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của đơn vị mỡnh cần cú những lao động cú trỡnh độ như thế nào để tổ chức cỏc hỡnh thức đào tạo như: Bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn, chớnh quy hay tại chức…Từ nhiệm vụ của cỏc giao dịch viờn, khai thỏc viờn, kiểm soỏt viờn, lao động vận chuyển, lao động phụ trợ và cỏn bộ quản lý sẽ cú cỏc khoỏ đào tạo khỏc nhau cho phự hợp.
Bảng 2.8 : Trỡnh độ lao động theo một số tiờu chớ đổi mới tại bưu điện Tuần giỏo đầu năm 2004
LOẠI LAO ĐỘNG TRèNH ĐỘ Cụng nghệ BCVT hiện đại Tin học Giao tiếp và Marketing Ngoại ngữ Quản lý khai thỏc cụng nghệ BCVT hiện đại
LĐ quản lý Khụng cú Trung bỡnh Khỏ Yếu Khụng cú
KS viờn Khụng cú Trung bỡnh Tốt Yếu Khụng cú
GD viờn Khụng cú Trung bỡnh Khỏ Kộm Khụng cú
KT viờn Khụng cú Kộm Kộm Khụng cú Khụng cú
- Đào tạo lại cho toàn bộ cỏn bộ, cụng nhõn khai thỏc và giao dịch về cỏc nội dung: Trỡnh độ ngoại ngữ, tin học, tiếp thị, kinh doanh, nghệ thuật giao tiếp với khỏch hàng, nghiờn cứu hành vi khỏch hàng, giao tiếp qua điện thoại, giới thiệu cụng nghệ mới của ngành trong phạm vi kinh doanh của đơn vị… Cỏch ứng xử và nghệ thuật giao tiếp với khỏch hàng là một việc cực kỳ quan trọng
trong sản xuất kinh doanh hiện nay, nú tạo ra một nột đặc sắc mang tớnh văn hoỏ và bản sắc riờng của doanh nghiệp. Những năm qua, ngành bưu điện bị khỏch hàng phàn nàn nhiều nhất về thỏi độ phục vụ của giao dịch viờn, ảnh hưởng đến uy tớn và chất lượng trong việc cung cấp dịch vụ đối với khỏch hàng . Chớnh vỡ thế, đào tạo cho giao dịch viờn và toàn bộ nhõn viờn trong Bưu điện Tuần giỏo về tõm lý và nghệ thuật giao tiếp với khỏch hàng là một việc quan trọng và cần thiết, nhất là ngoại ngữ .
- Cựng với Bưu điện Tuần giỏo việc tổ chức đào tạo nhõn viờn trờn theo cỏc tiờu chớ đặt ra là một yờu cầu thực tế. Tuy nhiờn đõy chỉ là giải phỏp cú ý nghĩa cấp bỏch về mặt thời gian tạm thời nhưng xột về mặt về mặt lõu dài thỡ khú cú thể đào tạo được đội ngũ lao động đỏp ứng với sự thay đổi mụi trường sản xuất Bưu chớnh một cỏch nhanh chúng .
- Cần kịp thời huấn luyện cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đơn vị khi cỏc dịch vụ mới được đưa vào sử dụng nhằm đảm bảo chất lượng trong khai thỏc dịch vụ này. Vớ dụ như: Dịch vụ tiết kiệm tài khoản cỏ nhõn, chuyển phỏt nhanh, internet tốc độ cao, 171…
- Tiếp tục liờn hệ với cỏc cơ sở đào tạo trong và ngoài ngành Bưu điện để gửi cụng nhõn đi học và tập huấn nghiệp vụ , đặc biệt là trỡnh độ ngoại ngữ và tin học quản lý , và một số kiến thức khỏc về nghệ thuật giao tiếp lý luận trong phong cỏch ứng xử và lý luận chớnh trị - khoa học xó hội …
- Thường xuyờn đỏnh giỏ chất lượng lao động sau khi kết thỳc mỗi khoỏ học.
Hỡnh thức đỏnh giỏ cú thể là bài kiểm tra viết, vấn đỏp, trắc nghiệm hoặc thực hành, kiểm tra trỡnh độ căn cứ vào kết quả làm việc thực tế.
3.2.6. Đảm bảo an toàn lao động và khụng ngừng cải thiện điều kiện lao động. động.
Đảm bảo an toàn lao động và khụng ngừng cải thiện điều kiện lao động sẽ cú tỏc dụng trực tiếp đến năng suất và hiệu suất lao động của đơn vị. Do đú cụng tỏc này đũi hỏi được thực hiện thường xuyờn và cú kế hoạch. Thời gian tới Bưu điện cần tiếp tục duy trỡ việc thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Hàng năm phải cú cỏc biện phỏp về kỹ thuật an toàn và phũng chống chỏy
nổ, về kỹ thuật vệ sinh lao động phũng chống độc hại , trang bị cỏc phương tiện bảo vệ cỏ nhõn cho người lao động làm cỏc cụng việc nguy hiểm cú hại, chăm súc sức khỏe người lao động phũng ngừa bệnh nghề nghiệp.
- Tuyờn truyền giỏo dục huấn luyện về bảo hộ lao động bằng cỏc hỡnh thức
như: huấn luyện định kỳ an toàn lao động, tổ chức thi thực hành an toàn lao động, mời giỏo viờn về hướng dẫn và giảng dạy về an toàn lao động trong phạm vi toàn đơn vị.
- Cải thiện điều kiện cho người lao động bằng cỏch trang bị đầy đủ phương
tiện, thiết bị mỏy múc ngày càng hiện đại cho cỏc cụng việc nặng nhọc và độc hại, quan tõm nhiều hơn đến mụi trường làm việc của người lao động là việc làm thiết yếu trong đời súng lao động nhằm khụng ngừng hoàn thiện hơn về cụng tỏc tổ chức lao động trong cơ quan đơn vị như trang thiết bị dụng cụ lao động , nơi làm việc hay cơ sở sản xuất , điều khớ , ỏnh sỏng ...
3. 2.7. Tăng cường kỷ luật lao động, phỏt huy tớnh sỏng tạo của người lao động.
Thực trạng việc chấp hành kỷ luật lao động của cỏn bộ cụng nhõn viờn tại Bưu điện Tuần giỏo thực hiện khỏ tốt , mọi người đều tỏ ra tinh thần và ý thức chấp hành kỷ cương luật lệ lao động thật sơ đi vào tiềm thức .Tuy nhiờn để duy trỡ được thành quả này đũi hỏi sự cố gắng rất cao của toàn thể đơn vị về cụng tỏc