II – Phân tích thực trạng công tác sử dụng tiết kiệm NVL của Công ty TNHH Thành Duy
c.Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp
Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình lập kế hoạch NVL được thực hiện thường xuyên bởi tổ nghiên cứu thị trường thuộc phòng kế hoạch vật tư. Thông tin thị trường từng loại, nhóm loại NVL thu thập được sẽ thường xuyên được cung cấp cho cán bộ vật tư theo từng loại họ phụ trách để lên kế hoạch NVL phục vụ cho sản xuất, bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường theo từng đợt mua sắm dựa trên thông tin được cung cấp nhằm lựa chọn được các nhà cung ứng phù hợp nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của Công ty trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo bân đấu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định, cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục nhập khẩu thì quy trình mua sắm , nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu với giá rẻ và chất lượng tốt, đồng thời tiến hành nhập khẩu ủy thác để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư sẽ chịu trách nhiệm.
Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty vừa khuyến khích vừa bắt buộc tổ nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu thị trường và cán bộ mua sắm vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất.
Thông qua các mối quan hệ truyền thống
Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất Công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hằng năm, qua đó có thể có nhứng trao đổi những thông tin định kỳ cần thiết. Tùy tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng Công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng… để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước ví thế tình hinh cung ứng NVL hiện nay của Công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này Công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL.
(Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư)
Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Công ty đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó, Công ty vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi.
Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác:
Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Công ty lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua
STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho
1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 5 Công ty Siman Kraft
Industry Thai Lan Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton và PX In 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại PX carton và PX In 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa
Internet( Website, email) bởi hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng Website, chưa lập địa chỉ email cho riêng mình, vì thế việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ Công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của Công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kêt nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện hơn, gớp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong Công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin. Tuy vậy, việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý của tổ nghiên cứu thị trường cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế.
Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng
Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Công ty có sự hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết, cán bộ vật tư sẽ so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại… Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, tiềm năng hợp tác lâu dài…
Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước, cán bộ vật tư có thể đến tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài và chưa có uy tín đối với Công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của
Công ty, trình lên giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng.