Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định. Nh vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phơng pháp ghi chép cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nớc, căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ của các kế toán cũng nh điều kiện, phơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hình thức sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Chế độ sổ kế toán ban hành theo QĐ/ 167/ 2000/ QĐ- BTC ngày 25/ 10/ 2000 của Bộ trởng Bộ tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ
thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất thờng sử dụng các hình thức kế toán sau:
1.8.1. Hình thức kế toán nhật ký chung ( NKC).
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán NKC lần tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ 10: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, trớc hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó căn cứ vào sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào NKC, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào sổ chi tiết liên quan.
- Nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ gốc, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan đến định kỳ 3,5,10 ngày hoặc cuối tháng tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh. Từ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài
chính
Sổ NK đặc biệt Số thẻ ( kế toánchi tiết )
Bảng tổng hợp chi tiết
1.8.2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái.
Căn cứ để ghi vào các sổ nhật ký, sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ, theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.8.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ( CTGS).
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là có căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm.
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 12: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Nhật ký - sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải khoá sổ, tính số phát sinh bên nợ, bên có và số d của các TK trên sổ cái để từ đó lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
1.8.4. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Các nguyên tắc cơ bản.
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian về việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 13: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Số liệu tổng cộng trong sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Chơng 2
thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây