II. Thực trạng công tác lập dự án tại Tổng Công ty xuất nhập
1. Các bộ phận tham gia triển khai lập dự án đầu t
1. Hội Đồng Quản Trị Tổng công ty
- Quyết định các chủ trơng của Tổng công ty
- Xem xét và phê duyệt kế hoạch đầu t ngắn hạn và dài hạn của toàn Tổng công ty.
- Xem xét phê duyệt: + Các dự án đầu t.
+ Thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán.
+ Kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu. + Quyết toán vốn đầu t.
- Riêng dự án nhóm A thì cấp phê duyệt và Thủ tớng Chính phủ và Bộ Xây Dựng (khi đợc uỷ quyền).
- Chỉ đạo toàn Tổng công ty thực hiện đầu t. - Thanh tra công tác đầu t của toàn Tổng công ty.
2. Hội đồng t vấn đầu t
- Hội đồng t vấn đầu t bao gồm: thành viên HĐQT, các Phó tổng giám đốc, đại diện thờng vụ Đảng uỷ, Công đoàn Tổng công ty, kế toán trởng, các tr- ởng phòng Đầu t, Kế hoạch, Pháp chế, và các phòng ban khác có liên quan đến dự án, Thủ trởng đơn vị trình dự án đầu t, Một số chuyên viên kinh tế, kỹ thuật của Tổng công ty (đợc mời khi cần thiết), Chuyên gia kinh tế, kỹ thuật ngoài Tổng công ty (đợc mời khi có yêu cầu của từng dự án cụ thể).
- Hội đồng t vấn đầu t có trách nhiệm xem xét và tham gia ý kiến bằng văn bản đối với các dự án đầu t sau khi dự án đó đợc HĐQT đồng ý chủ trơng đầu t để HĐQT Tổng công ty xem xét quyết định đầu t.
- Nội dung xem xét nh sau:
+ Xem xét dự án đầu t có phù hợp với các điều kiện quy định của pháp luật về quy hoạch, lãnh thổ, khai thác tài nguyên khoáng sản;
+ Xem xét các vấn đề kỹ thuật của dự án về công nghệ, quy mô sản xuất, phơng án kiến trúc, quy chuẩn xây dựng;
+ Xem xét dự án có phù hợp về sử dụng đất đai, môi trờng và boả vệ sinh thái, phòng chống cháy nổ , an toàn lao động và vấn đề xã hội khác;
+ Xem xét về vấn đề thị trờng, giá cả, tiếp thị nguồn cung ứng nhân lực, nguyên nhiên vật liệu và vấn đề kinh tế của dự án;
- Riêng đối với dự án từ 500 triệu trở xuống thì phòng Đầu t trình dự án lên HĐQT phê duyệt không cần xin ý kiến của Hội đồng t vấn đầu t.
3. Ban Tổng giám đốc Tổng công ty
- Đề xuất các chủ trơng đầu t của toàn Tổng công ty. Báo cáo chủ trơng đầu t và kế hoạch đầu t ngắn hạn và dài hạn trớc Hội đồng quản trị.
- Xây dựng để trình Hội đồng quản trị phê duyệt kế hoạch đầu t ngắn hạn và dài hạn của toàn Tổng công ty.
- Xem xét các dự án đầu t trớc khi trình Hội đồng quản trị xem xét và ra quyết định đầu t.
- Đề xuất về nội dung dự án, khả năng về tài chính và tính khả thi cho các dự án đầu t.
- Tổ chức chỉ đạo các đơn vị thành viên thực hiện các dự án đầu t đã đợc
Hội đồng quản trị phê duyệt theo đúng quy định của Nhà nớc về đầu t và xây dựng.
4. Phòng Đầu t
a. Công tác kế hoạch:
- Lập kế hoạch đầu t, dự kiến các nguồn vốn đầu t hàng năm của Tổng công ty.
- Thờng xuyên báo cáo tiến độ, tình hình chuẩn bị đầu t và thực hiện đầu t các Dự án cho lãnh đạo Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc khác theo quy định.
- Tổng hợp chung tình hình đầu t của Tổng công ty.
b. Công tác tham mu:
- Chủ động đề xuất các ý tởng đầu t mới, báo cáo lên Lãnh đạo Tổng công ty.
- Đề xuất góp ý các chủ trơng, chiến lợc đầu t của Tổng công ty.
- Đề xuất các quy trình thực hiện, phơng pháp thực hiện công tác đầu t của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
- Góp ý kiến các văn bản đầu t của Nhà nớc khi đợc yêu cầu.
c. Công tác quản lý đầu t:
- Là đầu mối quản lý các Dự án đầu t xây dựng, Dự án đầu t chiều sâu... của toàn Tổng công ty.
- Theo dõi và phối hợp với Ban quản lý của các Dự án do Tổng công ty trực tiếp là Chủ đầu t những việc thực hiện đầu t từ khâu lập chuẩn bị đầu t đến khâu hoàn thành đa Dự án vào khai thác sử dụng.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến công tác đầu t của Tổng công ty.
- Đối với các Dự án đầu t thuộc nhóm A và B: Tiếp nhận các dự kiến, chủ trơng của Lãnh đạo Tổng công ty, nghiên cứu sự cần thiết phải đầu t, quy mô đầu t, xem xét khả năng huy động các nguồn vốn... để tham mu cho Hội đồng quản trị Tổng công ty có kết luận quyết định chủ trơng đầu t (thông qua các số liệu phân tích kinh tế, ý kiến chuyên gia...).
- Khi có chủ trơng đầu t thì tiến hành điều tra khảo sát và lập kế hoạch đầu t và báo cáo trình Hội đồng quản trị Tổng công ty.
- Tiến hành xin ý kiến của Hội đồng t vấn đầu t về dự án. Đối với các dự án đầu t mới dới 500 triệu sau khi có đồng ý chủ trơng đầu t của Hội đồng quản trị, phòng Đầu t Tổng công ty sẽ trực tiếp xin ý kiến lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt Báo cáo đầu t mà không cần xin ý kiến của Hội đồng t vấn đầu t.
- Sau khi có quyết định đầu t của Lãnh đạo Tổng công ty thì tuỳ theo quy mô đầu t mà tiến hành hai bớc Nghiên cứu tiền khả thi và Nghiên cứu khả thi, đảm bảo các yêu cầu của Quy chế đầu t và xây dựng.
- Lập Dự án:
+ Tự tổ chức lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi các Dự án do Tổng công ty làm Chủ đầu t trong điều kiện cho phép về nhân sự và cơ sở vật chất.
+ Xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng công ty trong việc thuê chuyên gia phối hợp hoặc thuê tổ chức t vấn có chuyên môn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi các Dự án do Tổng công ty làm chủ đầu t trong trờng hợp không tự tổ chức thực hiện đợc.
+ Hớng dẫn các đơn vị thành viên lập hoặc thuê lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi cho các Dự án đầu t của các đơn vị thành viên Tổng công ty.
+ Thẩm định hoặc xin ý kiến Lãnh đạo Tổng công ty để thuê thẩm định và thực hiện các thủ tục trình duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi các Dự án đầu t của Tổng công ty và các đơn vị thành viên theo quy định của Quy chế Quản lý đầu t xây dựng và Quy trình đầu t của Tổng công ty, phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật về đầu t xây dựng.
+ Làm đầu mối cho việc lập và thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán của các Dự án đầu t của Tổng công ty và các đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Lên kế hoạch và đề xuất nhân sự có năng lực, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thành lập bộ phận thẩm định các Dự án đầu t trực thuộc phòng Đầu t.
- Phê duyệt:
+ Đối với các Dự án thuộc nhóm A, phòng Đầu t phải chuẩn bị tờ trình lên Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty để Chủ tịch Hội đồng quản trị ký trình các cơ quan có thẩm quyền quyết định phê duyệt và sau khi Chủ tịch Hội đồng quản trị trình thì hoàn thiện hồ sơ Nghiên cứu tiền khả thi hoặc Nghiên cứu khả thi lên cấp có thẩm quyền quy định. Tuỳ theo tình hình thực tế công việc phòng Đầu t có thể báo cáo Lãnh đạo Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo để thành lập ban chuẩn bị Dự án (hoặc Ban Quản lý Dự án), Ban sẽ thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của lãnh đạo Tổng công ty theo Quy chế hoạt động của Ban.
+ Đối với các Dự án thuộc nhóm B và C (theo phân cấp do Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt), phòng Đầu t phải chuẩn bị quyết định đầu t theo các nội dung đã đợc quy định trong Quy chế Quản lý đầu t và xây dựng lấy ý kiến của Hội đồng t vấn đầu t vào sổ nghị quyết đầu t làm căn cứ cho Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt.
+ Làm đầu mối cho việc phê duyệt Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi, Nghiên cứu khả thi; thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán các Dự án đầu t của các đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Chủ trì tổ chức các buổi báo cáo thẩm định, phê duyệt Dự án đầu t của Tổng công ty.
- Chủ trì các cuộc hội thảo, hội nghị, mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu t nhằm nâng cao kiến thức đầu t của cán bộ Tổng công ty, thúc đẩy tiến trình đầu t của Tổng công ty.
- Chủ động liên hệ mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong quá trình triển khai các Dự án đầu t nếu thấy cần thiết.
- Thực hiện các công việc khác khi đợc phân công.
e. Quyền hạn của phòng Đầu t:
- Chủ động đề xuất với lãnh đạo Tổng công ty những sáng kiến, biện pháp, kiến nghị nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Đợc sử dụng đúng mục đích và đúng quy định đối với các chi phí cần thiết và các trang thiết bị của Tổng công ty để giải quyết công việc.
- Đợc quyền góp ý vào các việc giải quyết công việc của các Phòng ban khác về đầu t khi thấy có dấu hiệu trái pháp luật hoặc có ảnh hởng tới hoạt động của Tổng công ty.
- Có quyền báo cáo Tổng công ty không thực hiện những nhiệm vụ đợc giao, khi nhiệm vụ ấy đợc coi là trái pháp luật, vi phạm chính sách của Nhà nớc.
- Có quyền đề nghị phòng ban khác giúp đỡ phối hợp giải quyết công việc. Việc đề nghị phải đợc ghi bằng văn bản hoặc gặp trực tiếp.
- Sắp xếp, phân công việc đối với các nhân viên trong nội bộ phòng mình theo khả năng từng ngời, đảm bảo hiệu quả công việc.
f. Trách nhiệm của Phòng Đầu t:
- Phục tùng và chấp hành chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao.
- Chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của phòng trớc lãnh đạo Tổng công ty.
- Chịu trách nhiệm phổ biến trong nội bộ Phòng đối với những quy định, quy chế, thông báo của Tổng công ty và Nhà nớc, chịu trách nhiệm thực hiện các quy định này.
- Cán bộ, công nhân viên trong phòng có trách nhiệm bồi thờng thiệt hại cho Tổng công ty nếu cố ý gây thiệt hại cho Tổng công ty theo quy định của pháp luật.
- Nộp đầy đủ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ về hoạt động của phòng theo yêu cầu của lãnh đạo Tổng công ty.
5.Văn phòng
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận các công văn của cung cấp đơn vị trình lên Hội đồng quản trị.
- Kịp thời bố trí các phơng tiện đi lại, làm việc khi ca phòng, ban trực thuộc Tổng công ty cần đi thực địa của dự án.
- Phối hợp với phòng Đầu t hoặc các phòng ban chức năng của Tổng công ty để bố trí phòng họp và các thiết bị phục vụ cho cuộc họp về các dự án của Tổng công ty.
- Phối hợp với phòng Đầu t Tổng công ty trình Tổng giám đốc quyết định thành lập Ban quản lý đối với các dự án do Tổng công ty trực tiếp là Chủ đầu t.
- Tổ chức tuyển chọn và sắp xếp nhân sự cho Ban quản lý và các dự án đầu t đi vào vận hành sản xuất.
- Các công việc khác khi đợc phân công.
7. Phòng Tài chính kế hoạch–
- Tham gia ý kiến đóng góp về nội dung tài chính và tính khả thi cho các dự án đầu t.
- Chuẩn bị kế hoạch về nguồn vốn đầu t ngắn hạn, dài hạn và hàng năm cho các dự án, cung cấp tài chính cho các dự án.
- Phối hợp với phòng Đầu t Tổng công ty trong việc kiểm soát việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính của dự án đảm bảo cho dự án có đủ vốn để hoạt động và hoạt động an toàn và có hiệu quả.
- Kiểm tra và thanh toán các chi phí phục vụ dự án.
- Xem xét thẩm định các hồ sơ xin quyết toán của các dự án. - Các công việc khác khi đợc phân công.
8. Phòng Đấu thầu và Quản lý dự án
- Phối hợp với phòng Đầu t Tổng công ty về công tác quản lý chất lợng công trình.
- Có trách nhiệm thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đối với các dự án Tổng công ty phê duyệt khi đợc yêu cầu.
- Các công việc khác khi đợc phân công.
- Tham gia ý kiến đóng góp về nội dung trình tự thực hiện dự án và tính khả thi cho các dự án đầu t.
- Tham gia ý kiến đối với các hợp đồng kinh tế.
- Cung cấp đầy đủ các tài liệu, các quy định của Nhà nớc về đầu t để phục vụ công tác đầu t của Tổng công ty.
- T vấn và giám sát về mặt pháp lý đối với ca dự án của toàn Tổng công ty.
- Các công việc khác khi đợc phân công.
10.Ban quản lý dự án đầu t
- Ban quản lý dự án đầu t đợc Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty quyết định thành lập nhằm thực hiện chức năng Chủ đầu t trong dự án đầu t cụ thể.
- Quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản lý dự án đầu t đợc quy định bởi một quy chế riêng và tuân theo các quy định của quy chế nahỳ và các quy định khác của pháp luật.
- Các công việc khác khi đợc phân công.
11. Phòng Kinh doanh Tổng công ty
- Tham gia vào công tác đầu t của Tổng công ty để giúp Tổng công ty lựa chọn đối tác cung cấp thiết bị, vật t hợp lý nhất góp phần làm dự án nâng cao hiệu quả đồng thời nắm bắt đợc yêu cầu của dự án để tham gia cung ứng thiết bị vật t cho dự án.
- Các công việc khác khi đợc phân công.
- Các đơn vị thành viên khi đầu t phải tuân theo các quy định của Nhà n- ớc về đầu t và xây dựng, quy trình đầu t của Tổng công ty và quy chế đầu t của Tổng công ty.
- Đề xuất các chủ trơng đầu t trình lên Hội đồng quản trị xem xét phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về tài chính, huy động vốn đối với các dự án của đơn vị mình.
- Tổ chức thực hiện các dự án đầu t. Trình tự chuẩn bị và thực hiện các dự án đầu t phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và các quy chế của Tổng công ty.
- Sau khi có chủ trơng đầu t thì tiến hành điều tra khảo sát và tổ chức lập Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu t để lấy ý kiến Hội đồng t vấn đầu t và trình Hội đồng quản trị Tổng công ty bảo đảm theo đúng các quy định của