ICA.
Cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự ở Công ty tuân thủ chặt chẽ Chính sách nhân sự
Báo cáo thực tập tổng hợp
và các thủ tục thiết kế đảm bảo luôn có đủ nhân sự có trình độ và năng lực đáp ứng được yêu cầu và cam kết thực hiện các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, để thực hiện cuộc kiểm toán theo các chuẩn mực nghề nghiệp và các yêu cầu pháp lý và giúp công ty kiểm toán và lãnh đạo phát hành báo cáo kiểm toán.
Để đạt mục tiêu này PCA đã thiết kế những chính sách và thủ tục bao gồm:
• Tuyển dụng nhân sự.
• Đánh giá ban lãnh đạo và nhân viên.
• Đào tạo kiến thức chuyên ngành.
• Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp.
• Chế độ khen thưởng cho lãnh đạo và nhân viên.
Lãnh đạo phụ trách chính sách nhân sự có trách nhiệm liên lạc với trưởng phòng hành chính và đào tạo để đảm bảo chính sách và thủ tục của công ty đáp ứng được các yêu cầu nghề nghiệp trong những lĩnh vực trên.
Tuyển dụng:
Trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo định kỳ đánh giá khối lượng công việc của công ty trong tương lai, thời gian thực hiện kiểm toán/ đảm bảo và yêu cầu nhân sự thực hiện hợp đồng. Ngoài ra cũng cần xem xét sự phù hợp với ngân sách của công ty và chi phí nhân sự. Ngân sách được xét duyệt hàng năm còn nhân sự các cấp được xét duyệt hàng tháng tại cuộc họp ban lãnh đạo.
Để có thể thu hút được các thí sinh tốt nhất tham gia dự tuyển vào làm việc tại Công ty, Công ty luôn có một nhóm đặc trách tập hợp các chuyên gia về nhân sự do Giám đốc đứng đầu.
Để được xem xét tuyển vào làm việc tại Công ty, mỗi ứng viên phải được kiểm tra năng lực, khả năng của cá nhân đó. Bên cạnh việc nhận CV/lý lịch các ứng viên phải viết đơn xin việc đảm bảo việc cung cấp đủ thông tin, Công ty luôn yêu cầu 02 người để tham khảo thông tin của ứng viên bao gồm lãnh đạo hiện tại của ứng viên trong trường hợp cần thiết. Công ty công khai chính sách tuyển dụng
Báo cáo thực tập tổng hợp
của mình với tất cả mọi ứng viên. Ứng viên tham gia cần có năng lực chuyên môn vững vàng, tính trung thực, hiểu biết, tháo vát, độc lập, sáng tạo và có tầm nhìn rộng. Cơ hội công bằng cho tất cả các ứng cử viên nam và nữ.
Khi được tuyển dụng tất cả các nhân viên đều được tham gia khoá học định hướng để làm quen với chính sách, thủ tục và các nhiệm vụ của họ đối với Công ty.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự cần được lập cho tất cả các lãnh đạo và nhân viên. Trong đó cần có bảng đánh giá, bảng phỏng vấn và những tiến bộ. Mỗi năm ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên được trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo phỏng vấn trao đổi về các điểm mạnh và yếu của từng người. Mỗi cá nhân sẽ được tư vấn để phát triển trong tương lai. Những cuộc phỏng vấn này sẽ được Công ty lưu lại trong hồ sơ nhân sự.
Đào tạo và phát triển chuyên môn:
Việc duy trì năng lực của ban lãnh đạo và nhân sự là cần thiết để đảm bảo nhân sự có trình độ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. PCA rất coi trọng việc hỗ trợ phát triển chuyên môn và thực hiện nhiệm vụ. Công ty không chịu trách nhiệm cung cấp những cơ hội đào tạo và học tập trong chương trình phát triển nghề nghiệp. Chương trình phát triển nghề nghiệp do trưởng phòng đào tạo và lãnh đạo phụ trách hành chính đảm nhiệm.
Định kỳ, ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên hoàn thiện chương trình phát triển nghề nghiệp trong đó nêu rõ những nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong năm tới, những kiến thức chuyên môn mà họ cần đạt được (ví dụ loại hình hoạt động kinh doanh mới của khách hàng mà họ cần phải hiểu biết, áp dụng công nghệ thông tin mới) và những kiến thức đã có (ví dụ từ những bảng đánh giá/ tự đánh giá). Kế hoạch phát triển nghề nghiệp được thảo luận và phê duyệt bởi trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo khi thực hiện đánh giá hàng năm
Mỗi lãnh đạo và nhân viên chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ đào tạo chuyên môn ở mẫu phát triển nghề nghiệp. Mẫu này sẽ được trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo
Báo cáo thực tập tổng hợp
soát xét hàng năm và được sử dụng để thông báo kế hoạch cho những năm tiếp theo. Chương trình phát triển nghề nghiệp không đảm bảo rằng tất cả các thành viên sẽ luôn cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Để làm được điều đó yêu cầu họ phải duy trì năng lực chuyên môn, sử dụng các xét đoán nghề nghiệp và thái độ khách quan. Ngoài ra những người tham gia chương trình phát triển nghề nghiệp không phải ai cũng thu được lợi ích của chương trình vì sự khác biệt về trình độ giữa các cá nhân. Tuy nhiên có điều chắc chắn là những ai không được cập nhật kiến thức chuyên môn sẽ không thể cung cấp các dịch vụ chất lượng cao.
Cơ hội thăng tiến:
Công ty có các cấp độ nhân sự tương ứng với trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau. Nghĩa vụ và trách nhiệm là căn cứ để quyết định thăng tiến. Tiêu chí đánh giá kết quả và năng suất công việc bao gồm kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và đánh giá, kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và đào tạo, quan hệ với khách hàng và ứng xử cá nhân. Các cá nhân đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ được ưu tiên cất nhắc lên vị trí cao hơn. Đối với các vị trí cấp cao trong công ty, ví dụ đối với lãnh đạo các phẩm chất không chỉ là kiến thức chuyên môn mà còn là khả năng đóng góp mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty.
Chế độ khen thưởng:
Khen thưởng cho lãnh đạo và nhân viên thể hiện việc họ đã hoàn thành các tiêu chí đề ra bao gồm cả chất lượng công việc. Việc khen thưởng có thể được xác định dựa trên cơ sở phí dịch vụ kiểm toán thu được từ khách hàng.
Phân công nhóm kiểm toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mỗi một hợp đồng kiểm toán sẽ được giao cho một nhóm kiểm toán. Với kỳ vọng các thành viên trong nhóm kiểm toán sẽ hoàn thành tốt công việc được giao với trình độ chuyên môn và kỹ năng được yêu cầu trong từng trường hợp cụ thể nên việc phân công công việc trong nhóm kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. PCA có quy định cụ thể:
- Công ty giao trách nhiệm quản lý từng hợp đồng cho lãnh đạo. Danh tính và vai trò của lãnh đạo cần được giới thiệu đến ban lãnh đạo và hội đồng quản trị
Báo cáo thực tập tổng hợp
của khách hàng.
- Trưởng phòng kiểm toán và đảm bảo chịu trách nhiệm điều hành công việc và sắp xếp nhân sự cho cuộc kiểm toán để đảm bảo từng thành viên có đủ thời gian thực hiện công việc của mình.
- Mỗi hợp đồng kiểm toán bao gồm một chủ nhiệm kiểm toán và một người soát xét chịu trách nhiệm sau hoặc thậm chí chịu trách nhiệm cao hơn lãnh đạo.
- Khi phân công nhân sự thực hiện kiểm toán cần duy trì mức độ liên tục với hợp đồng. Tính liên tục không chỉ là việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên mà còn giúp họ làm quen với các khách hàng và vấn đề tương tự sau này.
- Khi phân công các nhân viên ít kinh nghiệm cần phải chú ý sắp xếp để họ gần những thành viên có kinh nghiệm để họ có thể kèm cặp hoặc giám sát.
- Phân công nhóm kiểm toán được thực hiện sau khi cân nhắc các vấn đề như mâu thuẫn lợi ích, tính độc lập ví dụ như cử nhân viên kiểm toán khách hàng mà họ đã từng làm việc hoặc có quan hệ họ hàng với khách hàng.
• Khi phân công nhóm kiểm toán cần chú ý đến khả năng và trình độ của từng thành viên và mức độ giám sát.
Mỗi một nhóm kiểm toán tại PCA thường bao gồm 03 đến 05 người tùy thuộc quy mô từng cuộc kiểm toán và một chủ nhiệm kiểm toán và KTV chính thực hiện soát xét chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Trách nhiệm của từng người được phân tách rõ ràng, cụ thể:
Chủ nhiệm kiểm toán (trưởng bộ phận):
Chủ nhiệm kiểm toán phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước BGĐ, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm một số khách hàng cụ thể. Trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Duy trì mối quan hệ với cán bộ chủ chốt của khách hàng.
- Chuẩn bị các bản chào hàng đầu tiên.
- Lập kế hoạch và phân bổ nhân lực cho từng hợp đồng kiểm toán.
Báo cáo thực tập tổng hợp
- Giám sát hoạt động của các nhân viên thực hiện công việc và xét duyệt các khoản làm ngoài giờ, các chi phí khác nếu cần.
- Xem xét lại các giấy tờ làm việc, bản thảo thư quản lý và báo cáo của ban lãnh đạo để kiểm tra xem chúng có phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi hay có tuân theo các tiêu chuẩn của Công ty hay không.
- Tiến hành tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm với nhóm kiểm toán để xác định các vấn đề cần xem xét thêm.
- Tham gia vào các chương trình đào tạo nhân viên.
- Chuẩn bị và phân tích các hóa đơn cho khách hàng.
- Chuẩn bị báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên và xem xét lại những báo cáo do người có chuyên môn lập khi kết thúc một công việc kiểm toán và vào những thời điểm khác nếu cần.
- Tìm kiếm và phát hiện những khách hàng tiềm năng.
Kiểm toán viên chính:
KTV chính là người được cấp giấy phép hành nghề (CPA) hoặc một giấy chứng nhận có giá trị tương đương. Người này sẽ đảm nhiệm những trọng trách chỉ sau chủ nhiệm kiểm toán. Bao gồm việc giám sát công việc của các trợ lý/ nhân viên thực hiện hợp đồng kiểm toán. Ngoài những trách nhiệm đề ra cho người trợ lý cao cấp, người KTV chính còn có một số nhiệm vụ hỗ trợ cho chủ nhiệm kiểm toán như: soát xét các giấy tờ làm việc sơ bộ; hỗ trợ việc đào tạo các nhân viên ở địa phương, bố trí nhân sự cho kiểm toán;… KTV chính cũng có thể được yêu cầu đồng ký vào báo cáo kiểm toán.
Trợ lý cao cấp:
Trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm đối với công việc kiểm toán tại đơn vị. Và thường chỉ có 01 người cho mỗi cuộc kiểm toán, có kinh nghiệm kiểm toán ít nhất
Báo cáo thực tập tổng hợp
là 03 năm. Trách nhiệm của trợ lý cao cấp là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán và kiểm toán, những quy định về kiểm toán, thuế và pháp luật, các yêu cầu chuẩn mực của kế toán, kiểm toán quốc tế.
- Có kiến thức về kiểm toán nâng cao, bao gồm thống kê mẫu. Ngoài ra cũng phải nắm được các kiến thức kế toán nâng cao bao gồm mua và hợp nhất các bên liên doanh.
- Nắm được đặc điểm, tính chất ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
- Tùy thuộc vào quyết định của chủ nhiệm kiểm toán hoặc KTV chính mà người trợ lý cao cấp phải chịu trách nhiệm về việc lập quỹ thời gian dự tính và chuẩn bị một cách sơ bộ các chương trình kiểm toán rút gọn để thực hiện công việc mà người đó được giao.
- Trong quá trình thực hiện kiểm toán, người trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm lập kế hoạch vè thời gian biểu cho từng bước kiểm toán cũng như đào tạo và giám sát công việc của tất cả những người được phân công trong nhóm kiểm toán. Theo định kỳ, người trợ lý cao cấp phải kết hợp với nhân viên được phân công thực hiện nhiệm vụ xem xét lại kết quả hoạt động của từng người và khi kết thúc đợt kiểm toán chuẩn bị các báo cáo tiến độ thích hợp.
- Người trợ lý cao cấp phải cung cấp những thông tin cần thiết cho chủ nhiệm kiểm toán, đồng thời chuẩn bị sơ bộ các báo cáo, các bức thư quản lý, thảo luận với khách hàng thống nhất báo cáo kiểm toán trước khi phát hành.
- Thêm vào đó, PCA cũng yêu cầu trợ lý cao cấp phải thành thạo tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ khác tương đương, luôn có mục tiêu nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp.
Trợ lý:
Người trợ lý phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, thường đảm nhận những bước công việc nhất định và khá quan trọng trong chương trình
Báo cáo thực tập tổng hợp
kiểm toán theo như sự phân công của trợ lý kiểm toán cao cấp. Người trợ lý phải chịu trách nhiệm trước nhiều trợ lý khác và phải có năng lực soạn thảo sơ bộ các phần, mục trong báo cáo kiểm toán dự thảo. Trợ lý cũng cần thông thạo ngoại ngữ và chịu trách nhiệm liên lạc với nhân viên của khách hàng về các vấn đề chuyên môn.
Trợ lý mới vào nghề:
Thông thường, những trường đại học, cao đẳng trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, có khả năng, có thể bắt đầu làm việc cho Công ty với tư cách trợ lý mới vào nghề.
Người trợ lý mới vào nghề thường được phân công những công việc nhỏ trong cuộc kiểm toán, những khoản mục ít trọng yếu. Để có được những điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm toán, người trợ lý mới vào nghề chịu trách nhiệm thực hiện những công việc như một thư ký thường ngày.