III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THANH TOÁN BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU
3. Nâng cao chất lượng kiểm tra bộ chứng từ và hoàn thiện quy trình nhận hàng
trình nhận hàng
Trung tâm sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên sau khi nhận được bộ chứng từ Trung tâm phải kiểm tra kỹ lưỡng để xác định xem bộ chứng từ có hoàn hảo, chính xác không? Trong đó kiểm tra kỹ hóa đơn và vận đơn là chứng từ quan trọng nhất khi Trung tâm đóng vai trò là người nhập khẩu tránh tình trạng thanh toán xong mà nhận được không đúng với hợp đồng. Để kiểm tra được hợp đồng cần nhân viên có nghiệp vụ, trình độ, khả năng nhìn nhận và xem xét, kết hợp với ngân hàng mở L/C cùng tiến hành kiểm tra. Tiến độ kiểm tra phải được diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nếu tiến độ kiểm tra chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của Trung tâm. Việc kiểm tra chứng từ không quá thời hạn 7 ngày kể từ khi ngân hàng mở L/C nhận được chứng từ thì việc từ chối thanh toán của Trung tâm cũng không có hiệu lực. Khi phát hiện sai sót Trung tâm phải lập tức khai báo cho ngân hàng là không chấp nhận thanh toán.
Để nhận hàng Trung tâm thuê cơ quan trung gian trong việc giao nhận hàng hoá như ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải về giao nhận hàng từ tàu nước ngoài về, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu, cơ cấu mặt hàng… để hàng nhập khẩu không bị hư hỏng trong quá trình bốc dỡ Trung tâm nêu rõ trách nhiệm của bên ủy thác và cử cán bộ xuống tận cảng trực tiếp đôn đốc kiểm tra, giám sát, xử lý kịp thời các tình huống. Khi hàng về tới cửa khẩu thì Trung tâm khai báo với hải quan để làm thủ tục. Trung tâm nộp tờ khai hải quan đã ghi chi tiết, rõ ràng trung thực về hàng hoá, nộp cùng giấy phép nhập khẩu.
Khi nhận được thông báo, nộp cùng giấy phép nhập khẩu.
Khi nhận được thông báo gửi hàng Trung tâm cần so sánh các tài liệu này với các chứng từ khác nếu cảm thấy có sự sai lệch thì phải chuẩn bị tốt kế hoạch kiểm tra hàng khi nhập cảng. Trung tâm mời cơ quan giám đinh, hải quan, đại diện bên bán hàng để cùng ký vào bản khai kiểm tra hàng hoá.
+ Kiểm tra số lượng: Kiểm tra xem có thiếu hụt, đổ vỡ gì không? Do nguyên nhân nào? để làm cơ sở khiếu nại và tìm ra nguyên nhân.
+ Kiểm tra chất lượng: Đây là yếu tố quyết định đến việc tiêu thụ hàng hoá cho sản phẩm nhập vào trong nước.