Quy trình tham dự đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị tại Công ty như sau:
B1: Tìm kiếm thông tin về đấu thầu :
Dựa vào các nguồn thông tin đa dạng và phong phú, các nhân viên tìm kiếm thông tin về các cuộc đấu thầu, nghiên cứu xem xét khả năng của Công ty và lựa chọn tham gia đấu thầu. Công ty chủ động tìm kiếm thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua mạng Internet hoặc qua các trung gian. Với uy tín mà Công ty đã gây dựng được trong thời gian qua, Công ty thường xuyên nhận được thư mời thầu từ Bên mời thầu trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Phòng kinh doanh xuâts nhập khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình dự thầu từ tìm kiếm thông tin về các cuộc đấu thầu đến việc lập hồ sơ dự thầu, tham dự buổi mở thầu và thương thảo, ký kết hợp đồng nếu trúng thầu.
B2: Nghiên cứu và quyết định tham gia dự thầu
Sau khi có thông tin về cuộc đấu thầu, Công ty mua hồ sơ mời thầu từ Bên mời thầu và tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Tùy thuộc vào tính chất gói thầu mà trưởng phòng sẽ phân công một hoặc một số nhân viên đảm nhận việc nghiên cứu về hồ sơ mời thầu. Bởi vì máy móc thiết bị cung cấp cho ngành than rất đa dạng về chủng loại, kết cấu chi tiết phức tạp, do đó mà những người chuyên sâu hơn về loại thiết bị nào thường sẽ được giao phụ trách gói thầu đấu thầu thiết bị loại đó. Nội dung nghiên như sau:
- Nghiên cứu về gói thầu: xác định tính hợp lệ của gói thầu. Gói thầu thuộc dự án nào, được phê duyệt theo quyết định nào, nội dung gói thầu là gì, nguồn vốn thực hiện gói thầu từ đâu.
khả năng tài chính cho gói thầu hay không.
- Nghiên cứu về nhà cung cấp: từ những yêu cầu đặt ra do bên mời thầu trong nội dung gói thầu, Công ty tiến hành tìm hiểu điều tra thị trường sản phẩm, tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng cung cấp các máy móc thiết bị thỏa mãn yêu cầu và gửi yêu cầu báo giá. Sau khi nhận được bản báo giá của các nhà cung cấp, người lập hồ sơ tiến hành phân tích so sánh để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Thông thường thời gian để hoàn thành hồ sơ dự thầu không dài, mà công việc chuẩn bị hồ sơ rất phức tạp, do đó Công ty thường ưu tiên tìm đến các nhà cung cấp quen thuộc, đã có quan hệ làm ăn lâu năm với Công ty. Với thâm niên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy móc thiết bị phục vụ ngành than, Công ty đã xây dựng được nhiều mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nước ngoài. Do đó, khi tiến hành tìm kiếm nguồn hàng cho một gói thầu nào, Công ty cũng liên lạc với các đối tác truyền thống của mình trước, nếu nhà cung cấp này không đáp ứng được mới tìm đến những nhà cung cấp khác, bởi lẽ thời gian tìm kiếm và lựa chọn ra một nhà cung cấp mới phù hợp thường tốn nhiều thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, để đảm bảo lợi ích cao nhất, Công ty cũng tìm hiểu và hỏi giá một số nhà cung cấp khác có uy tín trên thị trường. Công ty tiến hành so sánh giữa các nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí làm sao đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả là tối ưu. - Nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh: có rất nhiều doanh nghiệp
hoạt động trong lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị phục vụ ngành than, do đó Công ty cần nghiên tìm hiểu về các đối thủ lớn của mình, xác định những điểm mạnh, điểm yếu của họ để có phương án dự thầu thích hợp đảm bảo khả năng thắng thầu cao.
Sau khi nghiên cứu gói thầu xong, cán bộ phụ trách sẽ báo cáo kết quả lên trưởng phòng xuất nhập khẩu, trưởng phòng sẽ trình kết quả lên Ban giám đốc và chờ quyết định phê duyệt của Ban giám đốc. Nếu Ban giám đốc đồng ý tham gia gói thầu, các nhân viên phòng xuất nhập khẩu thực hiện các công việc để lập và hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
B3: Chuẩn bị, lập và hoàn thiện hồ sơ dự thầu
Trong hoạt động đấu thầu hiện nay nói chung, công việc chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng, có tính chất quyết định tới khả năng thắng thầu của Công ty, chỉ cần có những sơ suất không thực hiện đúng theo quy định của bên mời thầu là lập tức hồ sơ dự thầu đã bị loại ngay từ vòng sơ tuyển, do đó quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo của phòng xuất nhập khẩu. Mặt khác, chuẩn bị và lập hồ sơ bao gồm nhiều công việc phức tạp, do đó cần có sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban, bộ phận khác trong Công ty. Để lập hồ sơ dự thầu người lập hồ sơ phải chuẩn bị những nội dung sau:
- Chuẩn bị các tài liệu về nội dung hành chính pháp lý, bao gồm: +Đơn dự thầu
+Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+Tài liệu giới thiệu về Công ty, cơ sở vật chất, lực lượng cán bộ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực trong hoạt động đấu thầu.
+Báo cáo tài chính trong ba năm gần nhất có xác nhận của cơ quan kiểm toán độc lập hoặc của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
+Danh mục các hợp đồng cung cấp các loại thiết bị tương tự đã thực hiện trong ba năm gần nhất.
+Bảo đảm dự thầu: bằng tiền mặt hoặc bảo đảm của ngân hàng được Bên mời thầu chấp nhận.
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến máy móc thiết bị cung cấp:
+ Bảng liệt kê chi tiết danh mục hàng hóa phù hợp với yêu cầu về phạm vi cung cấp được nêu trong hồ sơ mời thầu.
+Biểu tiến độ cung cấp phù hợp với yêu cầu nêu trong hồ sơ dự thầu +Tài liệu về mặt kỹ thuật như: tiêu chuẩn, tính năng, thông số kỹ thuật, thông số bảo hành của từng loại máy móc,thiết bị (kèm theo bản vẽ mô tả nếu cần), giấy phép bán hàng của nhà sản xuất và các nội dung khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu
+Các chứng chỉ chứng nhận chất lượng thiết bị theo tiêu chuẩn sản xuất( nếu có).
+Các tài liệu kỹ thuật cần thiết hướng dẫn việc vận hành, sửa chữa, và bảo dưỡng máy móc thiết bị.
Bởi vì máy móc thiết bị đều được nhập từ nước ngoài về, nên tài liệu về máy móc thiết bị đều viết bằng tiếng nước ngoài, Công ty phải chuẩn bị bản dịch bằng tiếng Việt của tất cả các tài liệu, đồng thời chuẩn bị bản thuyết minh về tính năng sử dụng của các máy móc thiết bị, bên cạnh đó là những ưu điểm và uy tín của nhà sản xuất cũng như các dịch vụ sau bán của Công ty.
- Chuẩn bị các tài liệu về nội dung liên quan đến hợp đồng +Thời gian giao hàng
+Địa điểm giao hàng +Điều kiện bảo hành +Hình thức thanh toán
+Bảng giá các thiết bị chào thầu: giá cả là một vấn đề có tính quyết định đối với khả năng thắng thầu của hồ sơ dự thầu, do đó việc đưa ra một mức giá có tính cạnh tranh mà vẫn đem lại lợi nhuận cho Công ty là một việc không dễ. Giá chào thầu được xác định trên cơ sở giá nhập khẩu máy móc tính theo giá CIF. Bên cạnh đó,Công ty không chỉ tính đến các chi phí và mức lợi nhuận dự kiến có được, mà còn phải tìm hiểu và dự đoán mức giá mà các đối thủ cạnh tranh có thể đưa ra để có hướng xác định giá một cách tối ưu nhất.
Vì Công ty còn làm đại lý phân phối cho một số hãng nước ngoài, như làm đại lý phân phối lốp cho hãng Michelin của Pháp, do đó đôi khi công ty có thể đưa ra mức giá thấp hơn một chút để sau bán thêm phụ kiện là lốp và lấy phần lời này bù vào. Trong một số trường hợp Công ty chấp nhận đưa ra mức giá thấp hơn và chấp nhận mức lợi nhuận thấp để nâng cao khả năng thắng thầu nhằm thiết lập quan hệ làm ăn hay mở rộng thị trường.
B4: Gửi hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu
Sau khi hoàn thành hồ sơ dự thầu, Công ty sẽ gửi hồ sơ tới đúng địa điểm và theo thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu. Cần hết sức lưu ý đến thời điểm đóng thầu, hồ sơ được gửi đi sau thời điểm đóng thầu bị coi là không hợp lệ và bị loại, trong trường hợp này toàn bộ công sức và chi phí đầu tư vào việc hoàn thiện hồ sơ dự thầu coi như vô ích. Khi Chủ đầu tư tiến hành mở thầu, Công ty thường cử người đại diện đến tham dự, chứng kiến quá trình mở công khai các gói thầu của những nhà thầu tham dự, việc tham dự này nhằm mục đích thu thập thông tin, xem có những nhà thầu nào tham gia, cũng như quy trình tiến hành mở thầu có đảm bảo công bằng và minh bạch hay không, để tránh những thiệt hại về lợi ích không đáng có cho Công ty trong trường hợp không có mặt người đại diện của Công ty. Khi tham dự buổi mở thầu, đại diện của Công ty, thường là một trong những cán bộ phụ trách việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu, sẽ có mặt và ghi lại những thông tin về các nhà thầu khác được công bố tại buổi mở thầu. Những thông tin này sẽ được mang về phân tích để đánh giá khả năng thắng thầu của Công ty, nếu khả năng thắng thầu cao, Công ty sẽ tiến hành thực hiện các biện pháp vận động hành lang để tăng khả năng thắng thầu. Mặt khác, những thông tin thu được này sẽ được sử dụng khi thương thảo hợp đồng với Chủ đầu tư nếu Công ty thắng thầu, cũng như được lưu lại để làm tư liệu tham khảo cho những gói thầu Công ty tham gia sau này. Sau đây là bảng so sánh giá giữa một số nhà thầu
B5:Thương thảo, ký kết hợp đồng
Nếu Công ty trúng thầu, bên mời thầu sẽ gửi thông báo bằng văn bản đến. Lúc này Công ty tiến hành thu xếp với ngân hàng để vay vốn và lấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Tiếp đó, Công ty tiến hành thương thảo và ký kết hợp đồng với bên mời thầu dựa trên cơ sở hồ sơ dự thầu và các điều khoản thỏa thuận đã đạt được. Sau khi ký hợp đồng với bên mời thầu, Công ty ký các hợp đồng với nhà cung cấp nhằm đảm bảo máy móc thiết bị được giao đúng tiến độ.
B6:Triển khai và thực hiện hợp đồng
Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp,Công ty tiến hành bàn giao cho bên mời thầu theo đúng tiến độ cam kết. Công ty cử chuyên gia xuống tận cơ sở STT Tiêu chí Cty Đầu tư TMại
và Dvụ Cty Du lịch Thương mại Cty TNHH Thành Hoàng Cty CP TBị điện TKV
1 Hiệu lực hồ sơ 60 ngày 60 ngày 60 ngày 60 ngày
2 Thiết bị dự thầu 02 Quạt gió FBDCZ-6, mỗi chiếc kèm 02 khởi động mềm phòng nổ QJR-200A 02 Quạt gió BD- II-6N017, mỗi chiếc kèm 01 khởi động mềm phòng nổ QJR-400/1140(600) 02 Quạt gió BD- II-6N017, mỗi chiếc kèm 01 khởi động mềm phòng nổ QJR-6-400 02 Quạt gió BD- II-6N017, mỗi chiếc kèm 01 khởi động mềm phòng nổ YCQJR-110 3 Hãng, nước, năm sản xuất Cty HHạn Safe Hồ Bắc Trung Quốc Sản xuất : 2006-2007 Tập đoàn điện khí Bình An – Trung Quốc Sản xuất : 2006-2007 Tập đoàn điện khí Bình An – Trung Quốc Sản xuất : 2006-2007 Tập đoàn điện khí Bình An – Trung Quốc Sản xuất : 2006-2007 4 Giá bỏ thầu, đã gồm các loại thuế, phí, VAT (USD) 85.926 94.110 99.750 95.550
5 Thời gian giao hàng 30 ngày 59 ngày 50 ngày 150 ngày
của bên mời thầu để hướng dẫn lắp đặt, vận hành máy móc thiết bị đồng thời cấp chứng chỉ bảo hành bảo trì cho bên mời thầu. Sau khi hoàn thành các công việc, Công ty ký các biên bản cần thiết như biên bản bàn giao, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.