Kế hoạch hậu cần đảm bảo vật tư cho sản xuất được cụng ty bao bỡ Đức Thành lập cụ thể từng quý, từng thỏng.
•Kế hoạch quý:
Hàng quý, dưới sự chỉ đạo của phú giỏm đốc cụng ty, phũng kế hoạch vật tư lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý đối với từng danh mục vật tư cụ thể, việc lập kế hoạch vật tư hàng quý được lập căn cứ vào cỏc tài liệu sau:
-Kế hoạch tiờu thụ sản phẩm trong quý của cụng ty do ban lónh đạo cụng ty cung cấp
-Những hợp đồng đó ký với khỏch hàng trong kế hoạch -Định mức tiờu hao vật tư cụ thể cho từng loại sản phẩm -Tồn kho thực tế từng loại vật tư cụ thể
-Lượng dự trữ cuối quý của từng loại vật tư
-Năng lực về mỏy múc thiết bị của cụng ty trong toàn bộ dõy chuyền sản xuất….
Chuyờn đề tốt nghiệp
Đối với một số loại vật tư chớnh hay mất cõn đối, biến động khỏc nhau theo từng thỏng như cỏc loại màng BOPP,OPP, PE; cỏc loại hạt nhựa PBLD, PP, PE,PVC thỡ doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch theo thỏng.
Hàng thỏng vào ngày 26-30 của thỏng, phũng kế hoạch vật tư tiến hành cõn đối kế hoạch của từng phõn xưởng rồi tiến hành xõy dựng kế hoạch nguyờn vật liệu hàng thỏng cho toàn cụng ty. Việc xõy dựng kế hoạch vật tư hàng thỏng được xõy dựng dựa trờn cỏc cơ sở sau:
-Hợp đồng tiờu thụ sản phẩm của cụng ty đó ký kết với khỏch hàng
-Căn cứ vào thiết kế mặt hàng và dự kiến chất lượng mặt hàng của doanh nghiệp
-Cõn đối năng lực của từng phõn xưởng (từng loại mỏy múc thiết bị và lao động)
Phũng kế hoạch vật tư xõy dựng bảng kế hoạch vật tư hàng thỏng theo biểu mẫu quy định chung và chuyển đến cỏc bộ phận:
-Phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất -Cỏc quản đốc phõn xưởng sản xuất -Phũng kỹ thuật
Tiờu chớ để lập kế hoạch thỏng: Phải thực hiện được kế hoạch giao hàng mà cụng ty đó ký kết với khỏch hàng, đồng thời là cơ sở để thực hiện kế hoạch quý.
•Điều chỉnh kế hoạch vật tư:
Cụng tỏc kế hoạch vật tư chưa kết thỳc tại việc lập kế hoạch mà cũn tiếp tục trong suốt quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Dự kế hoạch vật tư cú được cỏc cỏn bộ vật tư lập hoàn hảo, tỷ mỷ đến đõu đi
Chuyờn đề tốt nghiệp
chăng nữa thỡ vẫn phải cú sự sửa đổi, điều chỉnh lại kế hoạch của mỡnh.
Thụng thường, kế hoạch vật tư của doanh nghiệp được sửa đổi trong những trường hợp sau:
-Cỏc phõn xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà khụng cần yờu cầu thờm nguyờn vật liệu nữa
-Cỏc phõn xưởng cần thờm vật tư do khụng hoàn thành kế hoạch sản xuất, sản xuất của phõn xưởng chưa đạt hiệu quả cao khi đú cần điều chỉnh kế hoạch vật tư đó lập.
-Do doanh nghiệp ỏp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới làm giảm hoặc thay đổi nhu cầu
-Trong trườnh hợp cú sự thay đổi về thời gian giao hàng, yờu cầu sớm hơn so với kế hoạch cũ hoặc huỷ bỏ đề nghị giao chậm lại thỡ phải điều chỉnh lại kế hoạch.
-Khi nhà cung ứng vi phạm hợp đồng, khụng cung ứng đủ số lưọng, chủng loại quy cỏch vật tư đỳng thời hạn quy định….
Sau khi cú sự thay đổi thỡ cỏn bộ của phũng kế hoạch vật tư là người xem xột, đưa ra kế hoach sửa đổi, bổ sung và chuyển cho cỏc bộ phận cú liờn quan. Đồng thời phải ghi vào tờ kế hoạch giao hàng cũ về sự sửa đổi, bổ xung trờn.
•Theo dừi tiến độ thực hiện kế hoạch:
Kết quả của tiến độ sản xuất, sử dụng vật tư được theo dừi, ghi vào sổ theo dừi thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phõn xưởng để giỏm đốc sản xuất cú thể kiểm tra, đụn đốc cỏc phõn xưởng thực hiện tốt kế hoạch đó đề ra và cú giải phỏp điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo đỳng tiến độ sản xuất.
Chuyờn đề tốt nghiệp
2.2.3. Tổ chức mua sắm vật tư:
Đõy là hoạt động quan trọng nhất trong toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp.
Toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện hậu cần vật tư cho sản xuất của cụng ty bao bỡ Đức Thành được thể hiện qua sơ đồ sau:
Cụng tỏc hậu cần vật tư ở cụng ty Bao bỡ Đức Thành do phũng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Nội dung của cụng tỏc hậu cần vật tư tuõn thủ theo cỏc trỡnh độ sau:
-Xỏc định nhu cầu mua vật tư phục vụ sản xuất:
Yờu cầu mua sản phẩm
Xem xột Lựa chọn nhà cung ứng Hỏi mua Thương lượng, đàm phỏn Đặt hàng trực tiếp hoặc hợp đồng Vận chuyển VT về DN
Chuyờn đề tốt nghiệp
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất quý, thỏng của doanh nghiệp, căn cứ vào định mức tiờu dựng vật tư, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho mà phũng kế hoạch vật tư sẽ lập bảng cõn đối nhu cầu vật tư và trỡnh giỏm đốc phờ duyệt.
- Yờu cầu mua vật tư:
Căn cứ vào yờu cầu của hoạt động sản xuất và lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ mà phũng kế hoạch vật tư tiến hành lập phiếu yờu cầu mua vật tư, trỡnh lờn giỏm đốc sản xuất phờ duyệt
-Xem xột, đỏnh giỏ yờu cầu mua vật tư:
Sau khi phú giỏm đốc sản xuất xem xột, đỏnh giỏ yờu cầu mua vật tư về mặt số lượng, chủng loại, yờu cầu kỹ thuật và thời gian cung ứng, phũng kế hoạch vật tư tiến hành xem xột việc mua sắm từng loại vật tư cụ thể:
+ Với cỏc loại vật tư mua trong nước thỡ chuyển cho nhõn viờn trong phũng vật tư thực hiện mua sắm
+ Với cỏc loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài thỡ phũng kế hoạch vật tư lập giấy đề nghị nhập khẩu vật tư theo mẫu của doanh nghiệp rồi trỡnh phú giỏm đốc sản xuất phờ duyệt, sau đú tiến hành cỏc hoạt động nhập khẩu vật tư.
-Đỏnh giỏ và lựa chọn nhà cung ứng:
Để đảm bảo chất lượng nguyờn vật liệu đầu vào cũng như đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, cỏn bộ của phũng kế hoạch vật tư tiến hành tỡm kiếm và đỏnh giỏ nhà cung ứng, việc đỏnh giỏ nhà cung ứng dựa trờn một số tiờu chuẩn sau:
Chuyờn đề tốt nghiệp
- Đỏnh giỏ thụng qua những lần mua hàng trước - Thụng qua mẫu chào hàng
- Khả năng đỏp ứng của nhà cung ứng về mẫu mó, giỏ cả, điều kiện thanh toỏn, điều kiện giao hàng…
- Giấy chứng nhận ISO 9000 Đối với nhà cung ứng nước ngoài
- Dựa trờn uy tớn của nhà cung ứng trờn thị trường - Thụng qua thư chào hàng, catalog quảng cỏo - Điều kiện thanh toỏn, giao hàng…
- Chất lượng, sự phự hợp của vật tư với trỡnh độ mỏy múc thiết bị của doanh nghiệp…
Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp tiến hành đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng đang thực hiện cung ứng vật tư cho doanh nghiệp để tiếp tục quan hệ với những nhà cung ứng đạt tiờu chuẩn và loại bỏ những nhà cung ứng khụng đạt tiờu chuẩn ra khỏi danh sỏch những nhà cung ứng cung cấp vật tư cho doanh nghiệp.
Sau khi tiến hành đỏnh giỏ cỏc nhà cung ứng, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn những nhà cung ứng đỏp ứng được đầy đủ cỏc yờu cầu, liờn lạc để tiến hành đặt mua vật tư hàng hoỏ.
-Hỏi mua:
Đối với vật tư mua trong nước, nhõn viờn phũng kế hoạch vật tư tiến hành hỏi mua hàng bằng điện thoại hay qua địa chỉ email để nhận được bỏo giỏ của nhà cung ứng, đối với những nhà cung ứng truyền thống của doanh
Chuyờn đề tốt nghiệp
nghiệp thỡ cú thể trực tiếp lập phiếu đặt hàng để tiến hành mua hàng.
Với những loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài, nhõn viờn phũng kế hoạch vật tư gửi yờu cầu chào hàng qua email, fax hoặc qua điện thoại để yờu cầu nhà cung ứng gửi bỏo giỏ đến cho doanh nghiệp.
-Thương lượng, đàm phỏn:
+ Với những loại vật tư cú giỏ trị nhỏ, nhõn viờn phũng vật tư tiến hành thương lượng, đàm phỏn với nhà cung ứng và tiến hành đặt hàng
+ Đối với nhứng vật tư cú giỏ trị lớn thỡ trưởng phũng vật tư sẽ thực hiện đàm phỏn với đối tỏc về cỏc nội dung:
Chất lượng, tiờu chuẩn kỹ thuật của từng loại vật tư cụ thể Cỏc điều khoản về giỏ cả, số lượng hàng hoỏ, chủng loại vật
tư hàng hoỏ
Phương thức giao hàng Hỡnh thức thanh toỏn
Thời hạn giao hàng và một số điều khoản khỏc.
Sau khi đàm phỏn mua hàng, nếu 2 bờn chấp thuận, thống nhất về cỏc điều khoản đó thoả thuận thỡ trưởng phũng vật tư trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
-Đặt mua hoặc làm hợp đồng:
Với những vật tư cú giỏ trị nhỏ, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng trực tiếp với nhà cung ứng. Đối với những hàng hoỏ cú giỏ trị lớn hơn, doanh nghiệp ký vào hợp đồng mua bỏn do nhà cung cấp lập. Đối với vật tư nhập khẩu từ nước ngoài phải cú đầy đủ Invoice, vận đơn gốc, bảo hiểm, packing list…
Chuyờn đề tốt nghiệp
-Theo dừi, vận chuyển vật tư về doanh nghiệp:
Đối với vật tư mua trong nước, doanh nghiệp thường chủ động vận chuyển vật tư về doanh nghiệp để tận dụng cỏc phương tiện vận tải sẵn cú.
Đối với những vật tư nhập khẩu từ nước ngoài, doanh nghiệp thanh toỏn tiền với bờn cung ứng qua ngõn hàng rồi tiến hành đụn đốc nhà cung ứng giao vật tư như hợp đồng đó ký kết. Khi nhận được giấy bỏo hàng đó về, phũng kế hoạch vật tư chuẩn bị cỏc giấy tờ như: vận đơn, hoỏ đơn gốc, bản kờ chi tiết hàng hoỏ, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoỏ, được chuyển đến và tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng xem cú chớnh xỏc khụng.
Sau đú, doanh nghiệp tiến hành làm cỏc thủ tục hải quan để nhập hàng về, bao gồm cỏc bước: Mở tờ khai hải quan theo mẫu hiện hành, đăng ký với bộ phận hải quan kiểm tra hàng hoỏ nhập tại cửa khẩu và hoàn thành thủ tục hải quan.
Nếu hàng hoỏ nhập về cú dấu hiệu nghi ngờ hoặc cú tổn thất, hư hại thỡ doanh nghiệp mời giỏm định, bảo hiểm, làm cỏc thủ tục giỏm định hàng hoỏ để trỏnh cỏc tranh chấp xảy ra sau này.
2.2.4. Dự trữ, bảo quản vật tư:
•Tổ chức tiếp nhận vật tư về doanh nghiệp:
Sau khi vật tư đó được vận chuyển về doanh nghiệp, cỏn bộ vật tư tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng. Thủ tục tiếp nhận được tiến hành như sau:
-Kiểm tra vật tư về mặt số lượng và chất lượng. Cỏn bộ phũng vật tư bỏo cho cỏn bộ phũng kỹ thuật đến kiểm tra và lập biờn bản kiểm tra hàng hoỏ về mặt chất lượng.
Chuyờn đề tốt nghiệp
Với những vật tư cú số lượng nhỏ, cụng ty tiến hành kiểm tra toàn bộ. Với những vật tư cú số lượng lớn, cụng ty kiểm tra theo phương phỏp chọn mẫu. Việc kiểm tra diễn ra ngay tại thời điểm giao hàng và tiến hành lập đầy đủ biờn bản kiểm tra hàng hoỏ trước khi nhập vào kho.
-Cỏn bộ phũng vật tư, thủ kho và người giao hàng ký nhận hàng đó nhập về đầy đủ về số lượng và chất lượng.
-Làm thủ tục thanh toỏn cho bờn cung ứng theo như hợp đồng đó ký -Tiến hành khiếu nại nếu cú vi phạm hợp đồng.
•Bảo quản vật tư:
Nguyờn vật liệu nhập vào kho của cụng ty, khi xuất ra đưa vào sử dụng ở cỏc phõn xưởng sản xuất nếu khụng được bảo quản tốt sẽ gõy ra thất thoỏt, lóng phớ ảnh hưởng khụng tốt đến quỏ trỡnh sản xuất, từ đú ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với diện tớch trờn 1000 m2, kho vật tư của doanh nghiệp đỏp ứng được cỏc yờu cầu về đảm bảo vật tư hàng hoỏ. Việc bảo quản ở kho của cụng ty do thủ kho đảm nhận. Khi nhập vật tư, thủ kho tiến hành vào thẻ kho và bố trớ sắp xếp vật tư một cỏch gọn gàng, cú khoa học đảm bảo thuận tiện cho việc xuất kho. Do danh mục vật tư của doanh nghiệp khỏ phong phỳ về chủng loại, chất lượng nờn thủ kho cú trỏch nhiệm sắp xếp vật tư theo từng chủng loại cụ thể, đảm bảo khụng xảy ra hiện tượng cỏc loại vật tư bị lẫn vào nhau. Để phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất được diễn ra nhanh chúng, thuận tiện, thủ kho đó tiến hành ngăn kho vật tư của doanh nghiệp thành từng ụ riờng biệt với mỗi loại vật tư khỏc nhau. Nếu trong quỏ trỡnh xếp dỡ, vận chuyển vật tư mà xảy ra sự cố ảnh hưởng đến chất lượng vật tư thỡ thủ kho và người vận chuyển xếp dỡ phải lập biờn bản xỏc nhận và chờ xử lý. Ngoài ra, thủ kho của cụng ty cũn cú nhiệm vụ giỏm sỏt tỡnh hỡnh nhập xuất
Chuyờn đề tốt nghiệp
vật tư trong kho của cụng ty xem cú sai sút hay vượt quỏ định mức cho phộp hay khụng, nếu hao hụt quỏ định mức cho phộp thỡ phải cú biện phỏp giải quyết phự hợp.
Định kỳ một năm hai lần, thủ kho tiến hành kiểm kờ, lập bỏo cỏo về vật tư tồn đọng, thiếu hụt, hư hỏng mất mỏt để xin hướng dẫn giải quyết
Việc bảo quản vật tư trong kho được tiến hành theo nguyờn tắc sau: + Đối với vật tư chớnh: Chủ yếu là cỏc loại màng, hạt nhựa ớt chịu tỏc động của mụi trường, tuy nhiờn dễ nhầm lẫn thỡ được phõn thành từng lụ riờng biệt cú biển ghi tờn từng loại vật tư tương ứng.
+ Đối với vật tư phụ: Chủ yếu là cỏc loại dung mụi, hoỏ chất, keo, hạt bó màu…cú số lượng ớt hơn, tuy nhiện dễ bị ảnh hưởng bởi mụi trường thỡ được xếp ở nơi khụ rỏo, và cũng được phõn lụ cẩn thận theo từng chủng loại sao cho dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy…
2.2.5. Cấp phỏt vật tư cho sản xuất:
Trong hoạt động cấp phỏt vật tư, doanh nghiệp tiến hành vận chuyển vật tư từ kho xuống cỏc phõn xưởng sản xuất.
Hàng thỏng theo định kỳ, thủ kho tiến hành cấp phỏt vật tư cho cỏc bộ phận theo hạn mức cấp phỏt. Hạn mức cấp phỏt vật tư được lập hàng thỏng đối với những loại vật tư chủ yếu như sau:
Chuyờn đề tốt nghiệp Bảng 2.10. Hạn mức cấp phỏt vật tư năm 2007 (Nguồn: Phũng KH- VT ở Cụng ty bao bỡ Đức Thành) STT Tờn vật tư ĐVT Hạn mức cấp phỏt 1 Màng BOPP Tấn 90 2 Hạt nhựa PELD Tấn 150 3 Màng cỏc loại Tấn 60 4 Mực in Tấn 10 5 Dung mụi Tấn 35 6 Keo gộp đựn Tấn 15 7 Keo ghộp khụ Tấn 10 8 Hạt bó màu Tấn 15 9 Dao gạt mực Hộp 5 10 Trục in Bộ 30 11 Vật tư khỏc Tấn 75
Chuyờn đề tốt nghiệp
Thủ kho căn cứ vào hạn mức cấp phỏt tiến hành cấp phỏt vật tư cho cỏc phõn xưởng để tiến hành hoạt động sản xuất.
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cú phỏt sinh thờm nhu cầu vật tư thỡ thủ kho tiến hành cấp phỏt bổ sung vật tư cho cỏc doanh nghiệp. Trỡnh tự cấp phỏt bổ sung được thực hiện như sau:
-Thủ kho nhận phiếu yờu cầu lĩnh vật tư bổ sung của cỏc phõn xưởng -Đối chiếu danh mục và nội dung thẻ kho, kiểm tra thực tế vật tư trong kho.
Nếu trong kho khụng cú đủ vật tư, thủ kho làm giấy đề nghị mua vật tư gửi phũng kế hoạch vật tư để giải quyết.
Nếu nhu cầu vật tư của cỏc phõn xưởng cú thể đỏp ứng được ngay, thủ kho chuẩn bị cấp phỏt bổ sung vật tư theo đỳng yờu cầu. Thủ kho viết phiếu