I. Phơng hớng kinh doanh của Công ty trong thời gian tới
4. Nâng cao năng lực sản xuất của máy móc thiết bị
Hiện nay máy móc thiết bị của Công ty còn ít và lạc hậu, nhiều máy móc thiết bị đã hết thời gian sử dụng nên trong khi vận hành thờng vẫn phải sửa chữa. Trên thị trờng đã có những công nghệ mới mà Công ty cần nghiên cứu tìm hiểu để chuẩn bị phơng án ứng dụng các công nghệ mới vào sản xuất kinh doanh. Song ở công ty vẫn còn một số vấn đề nổi cộm nữa là cha có hẳn một tổ đứng ra quản lý máy móc thiết bị, do đó máy móc thiết bị đa xuống công trình còn tính khấu hao tràn lan, không biết máy móc đợc sử dụng từ bao giờ đã khấu hao nh thế nào. Hơn nữa nhiều công trình mua máy móc thiết bị phục vụ cho thực hiện công trình, sau khi công trình hoàn thành không đợc dùng tới nữa nh- ng cũng không đa vào tài sản cố định của Công ty, do đó chỉ tính giá một lần, điều này sẽ làm đội giá của công trình nên và tất yếu là sự tăng lên của chi phí.
Trớc thực trạng này Công ty cần thành lập ngay một tổ công tác quản lý máy móc thiết bị với công việc đầu tiên là thống kê và đánh giá toàn bộ tài sản và mấy móc thiết bị hiện có, sau đó tính lợng máy móc thiết bị đầu t cho mỗi công trình, ngời tổ trởng này sẽ có nhiệm vụ theo dõi và phân bổ khấu hao cho từng công trình.Làm nh thế từng công trình mà mỗi ngời quản lý sẽ ý thức hơn trong việc sử dụng máy móc thiết bị chẳng hạn nh là tổ quản lý máy móc thiết bị công trình sẽ bảo trì, bảo dỡng máy móc thiết bị trong quá trình xây dựng, các đội xây dựng lập kế hoạch thi công để sử dụng máy móc một cách tối đa.
Hơn nữa tổ quản lý máy móc thiết bị của Công ty rất hạn chế, hầu hết các máy móc đợc mua từ trớc năm 1990 đã đợc sửa chữa nhiều lần, chi phí sửa chữa bảo quản lớn làm cho chi phí sử dụng máy móc rất cao, chất lợng công viêc thấp, tiến độ chậm. Vì vậy trong thời gian tới Công ty cần có kế hoạch đầu t thêm một số máy móc thiết bị mới, công nghệ cao để thay thế dần những máy móc thiết bị cũ nh máy lát tráng, máy xung chấn động cán đất, máy nén xi măng đã đợc xử lý cơ bản để thi công công trình phức tạp.
Để đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí này chi phí máy thi công Công ty tính chỉ tiêu sau:
Chi phí máy thi công thực tế Chi phí máy thi công kế hoạch
= * 100
Tỷ lệ chi phí máy thi công thực tế so với kế hoạch
Kết quả < 100% kết luận Công ty tiết kiệm chi phí máy thi công. Ký hiệu mức tăng giảm chi phí máy thi công là ∆MTC (máy thi công)
∆MTC= chi phí thi công thực tế- chi phí MTC kế hoạch
∆MTC>0 Công ty không tiết kiệm chi phí
∆MTC<0 Công ty đã tiết kiệm chi phí.
Muốn cho khoản chi phí máy giảm tức là ∆MTC<0 (chi phí máy thi công thực tế nhỏ hơn kế hoạch) thì phải tăng cờng công tác quản lý, sử dụng máy móc có kế hoạch cụ thể, chế độ sửa chữa, bảo dỡng phải tốt.
Cũng do thực trạng máy móc vẫn còn ít, cũ kỹ lạc hậu không đủ đáp ứng yêu cần xây dựng các công trình nên Công ty còn phải đăng ký thuê thêm máy móc thiết bị. Giá thuê máy móc đợc căn cứ trên mặt bằng giá chung và có sự điều chỉnh linh hoạt sao cho cả ngời thuê và ngời cho thuê máy đều chấp nhận đợc. Khi khối lợng công việc cần sử dụng khối lợng thiết bị máy móc lớn, thời gian thi công dài và liên tục trong thi công thì nên thuê máy theo thời gian hợp đông dài hạn, làm nh thế Công ty sẽ chủ động hơn trong thi công vì máy móc thiết bị lúc nào cũng có sẵn và tiết kiệm đợc thơì gian ngừng sản xuất để đợi máy, từ đó sẽ tiết kiệm đợc chi phí. Hơn nữa để lựa chọn hình thức thuê máy hợp lý thì Công ty nên sử dụng cách phân tích sản lợng cân bằng dựa trên chi phí cho hai hình thức nói trên.
Chẳng hạn khi xây dựng một công trình Công ty phải thuê của xí nghiệp cơ khí 121 là hai chiếc máy. Nếu thuê máy theo ca thì Công ty phải trả lơng 100.000 đồng/ca. Nếu thuê máy trong một năm thì Công ty phải trả 5.000.000 đ/năm cộng chi phí vận hành, chi phí nhiên liệu cho mỗi ca vận hành là 50.000đ/ca.
Giả sử gọi số ca máy cần vận hành là A để đáp ứng nhu cầu công việc Công ty sẽ tính đợc chi phí cho hai hình thức thuê máy và dựa trên lý thuyết về sản lợng cân bằng ta sẽ xác định đợc hình thức thuê máy.
Nh vậy nếu thuê máy theo ca thì chi phí thuê máy một năm là 100.000A. Nếu thuê dài hạn thì chi phí máy một năm là 5000.000 + 50.000A’ Gọi A’ là sản lợng cân bằng thì ta có: 100.000A’=5.000.000 +50.000A’
⇒A’=100.
+Nếu trong năm số ca máy Công ty cần dùng >100 ca hay A>A’=100 thì Công ty nên thuê máy trong một năm
+Nếu số ca máy mà Công ty cần sử dụng < 100 ca thì Công ty nên thuê máy theo ca.
Nh vậy công trình trên số ca máy Công ty sử dụng là 20 ca do đó Công ty nên thuê máy theo ca.
Trong trờng hợp cần xem xét nên sử dụng máy thuê của Công ty hay sử dụng máy thuê ngoài thị trờng thì Công ty cần làm nh sau:
Khi máy hiện có của Công ty là máy có năng lực sản xuất lớn, nếu công trình mà Công ty đang thi công là công trình lớn thì nên sử dụng máy của Công ty vì khi đó máy sẽ phù hợp với công việc và tiết kiệm đợc chi phí. Khi máy của Công ty có năng lực sản xuất thấp nếu Công ty thi công công trình nhỏ thì Công ty nên sử dụng máy của Công ty còn nếu công trình lớn thì Công ty nên thuê máy bên ngoài.
Mặt khác phải xuất phát từ đặc điểm của các công trình mà Công ty thực hiện chủ yếu là sản xuất xây lắp, do đó phần lớn công việc là sản xuất và lắp ráp kết cấu sắt thép. Song việc sản xuất các cấu kiện thép thờng đòi hỏi mặt bằng rộng, phải đợc che chắn khỏi tác động nắng ma, gây han rỉ kết cấu do đó việc tiến hành sản xuất các kết cấu ngay tại công trình thi công gặp phải nhiều khó khăn bởi đó chiếm không gian rộng và chịu ảnh hởng của thời tiết làm gián đoạn sản xuất giảm năng suất và chất lợng công trình.
Do vậy việc chuyển sản xuất các kết cấu phân xởng có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao năng suất lao động và thời gian thi công. Việc sản xuất các kết cấu phân xởng tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy móc thiết bị, việc sản xuất không phụ thuộc vào điều kiện thời tiết và không gian chật hẹp ngoài công trờng.Các kết cấu sau khi đợc sản xuất ngoài phân xởng đa vào công trình sẽ tạo thuận lợi cho việc thi công, ở đây chỉ việc tiến hành các b- ớc lắp ghép đơn giản nhanh chóng rút ngắn thời gian thi công.Nh vậy việc đa sản xuất các bộ phận kết cấu vào phân xởng thực chất là đa một phần công việc xây lắp vào sản xuất theo phơng pháp công nghiệp hoá sản xuất hàng loạt ở phân xởng. Việc đa sản xuất kết cấu vào phân xởng cho phép áp dụng máy móc một cách tối đa trong sản xuất thay thế lao động thủ công từ đó nâng cao năng suất lao động, ghóp phần đáng kể giảm các chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công và các chi phí gián tiếp.
Ngoài ra, còn góp phần đa dạng hoá loại hình sản xuất kinh doanh của Công ty và tạo thêm việc làm cho các xí nghiệp thuộc Công ty. Tuy nhiên cũng phải tính toán hiệu quả giữa việc sản xuất tại công trình với tại phân xởng. Đối với các công trình ở gần phân xởng của Công ty thì việc đa vào sản xuất ở phân xởng là hợp lý. Còn đối với các công trình ở xa, nếu điều kiện cho phép thì Công ty có thể tiến hành thuê các cơ sở gia công ở địa phơng có khả năng tiến hành công việc này.
Những công việc có thể đa vào sản xuất ở phân xởng của Công ty bao gồm: vì, kèo, cột, thép,khung cửa sắt, cửa nhôm…
Để thấy đợc hiệu quả của việc này ta xét ví dụ sau về việc sản xuất các khung cửa sắt 3x4m từ thép tấm cắt ra và thép thanh. Nếu tiến hành sản xuất tại phân xởng với mặt bằng rộng đầy đủ dụng cụ mỗi ngời có thể đảm nhận tốt công việc của mình, tạo ra sự nhịp nhàng trong sản xuất. Mỗi ngày tại phân x- ởng mỗi tổ có thể sản xuất bình quân đợc 5 khung cửa với giá trị mỗi khung là 1,47 triệu đồng. Còn nếu sản xuất tại công trình, do không gian chật hẹp sự phối hợp của cả tổ trở nên khó khăn hơn, ngoài ra việc sản xuất ở công trờng còn chịu sự tác động của thời tiết và các yếu tố khác nên mỗi tổ mỗi ngày chỉ sản xuất đợc 4,25 khung với giá là 1,76 triệu đồng/khung. Nh vậy mỗi khung cửa nếu sản xuất tại phân xởng sẽ tiết kiệm đợc:
1,76-1,47=0,29 triệu đồng so với sản xuất tại công trình.Đồng thời năng suất lao động tăng 117,6% (5/4,25*100).
Ngoài ra Công ty phải kiện toàn công tác kế toán và kiểm tra giám sát chi phí kinh doanh.
Muốn quản lý tốt chi phí kinh doanh thì trớc hết phải tính đúng, tính đủ, và phản ánh kịp thời các khoản chi phí phát sinh. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào sự hoàn thiện trong công tác kế toán.Xét về trình độ của các kế toán viên cũng nh cách bố trí sắp xếp bố trí nhân viên trong phòng kế toán là tốt, hợp lý. Tuy nhiên trong việc phân bổ chi phí cho sản phẩm dở dang cuối kỳ Công ty mới chỉ phân bổ cho sản phẩm dở dang cuối kỳ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chủ yếu trong khi chi phí nhân công và chi phí chung lại chiếm một tỷ trọng khá cao,do đó nó cha phản ánh một cách chính xác giá trị thực tế của sản phẩm dở dang cuối kỳ.
ở Công ty Đầu t -xây lắp thơng mại các nhân viên có thể phát huy khả năng sáng tạo trong công việc, Công ty thờng xuyên tổ chức các cuộc họp để tháo gỡ những khó khăn vớng mắc trên tinh thần dân chủ, phát huy tối đa năng lực của nhân viên. Công ty áp dụng phơng pháp giao khoán để làm phơng thức chủ yếu trong công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh. Hàng kỳ các bộ phận sẽ có những bản kê chi tiết về các dự toán chi phí sẽ phát sinh trong kỳ của bộ phận mình để đa lên Giám Đốc xét duyệt. Kế toán của Công ty dựa trên các định mức này sẽ đối chiếu với các chứng từ gốc hợp lệ thể hiện sự phát sinh của chi phí để đánh giá tính phù hợp của khoản chi phí.Tuy nhiên các định mức này không phải hoàn toàn là đông cứng mà trong quá trình thực hiện ngời thừa hành có thể điều chỉnh một cách linh hoạt cho phù hợp với tình hình thực tiễn, tất nhiên là phải đợc giải trình với ban lãnh đạo. Cách quản lý này nhìn chung có u điểm là tạo điều kiện thuận lợi cho những ngời thực hiện hoàn toàn chủ động, phát huy hết năng lực của mình để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tiến hành trôi chảy. Nhng để xác định đợc mức chi phí dự toán mà các bộ phận gửi lên có phù hợp hay không là rất khó, bởi vì nó không chỉ phụ thuộc vào sự nhạy bén, sáng suốt, kinh nghiệm mà còn phụ thuộc vào sự biến động của thị trờng, của tình hình kinh doanh và những biến động này là rất thờng xuyên. Nh vậy nếu các nhân viên thừa hành thiều tinh thần tự giác thì phơng thức quản lý này dễ gây ra sự thất thoát lãng phí.
Để khắc phục nhợc điểm này, Công ty phải tăng cờng hoạt động kiểm soát, hoạt động này chủ yếu dựa vào đội ngũ kế toán. Trong quá trình theo dõi chi phí phát sinh nếu thấy có những bất thờng các kế toán viên sẽ có phản ánh trực tiếp lên những ngời có liên quan hoặc trực tiếp lên kế toán trởng để tìm ra nguyên nhân xử lý. Tuy nhiên công việc này cha đợc đặt thành nhiệm vụ thờng xuyên và có tính hệ thống. Để theo dõi một cách hệ thống, tạo điều kiện phát hiện những chi phí bất thờng một cách nhanh chóng Công ty nên có công tác phân tích.Việc thực hiện kế toán máy tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện. Ngoài đội ngũ kế toán Công ty phải hình thành những cán bộ thanh tra để tiến hành công việc kiểm tra trực tiếp tình hình chi phí phát sinh trong một số hoạt động kinh doanh khi cần thiết. Hoạt động kiểm soát của các nhân viên này có thể không cần phải thờng xuyên và cũng không thể thực hiện thờng xuyên đợc vì nh thế chi phí sẽ rất tốn kém, mà cái chủ yếu là phải kiểm tra khi cần thiết. Muốn vậy họ phải có sự liên hệ chặt chẽ với các kế toán. Ngoài việc phát hiện
những sai sót dẫn đến lãng phí tăng cờng hoạt động kiểm soát còn tạo tâm lý không cảm thấy quá đợc thả lỏng trong việc thực hiện các chỉ tiêu chi phí.
Trên đây là các biện pháp cơ bản ghóp phần giảm chi phí kinh doanh. Em tin rằng các biện pháp đó là rất thiết thực.