III. Đánh giá công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai
1.4 Công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động tiêu thụ hàng hoá
Trong các chiến lợc, các dự án và hoạt động kinh doanh đều khó tránh khỏi những sai sót do biến động khó lờng của môi trờng kinh doanh. Nhận thức đợc điều này nên công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động tiêu thụ hàng hoá đợc Ban giám đốc Công ty thực hiện khá chặt chẽ: kiểm soát đối với hoạt động bán hàng, kiểm soát đối với hàng tồn kho, kiểm soát hoạt động quảng cáo, kiểm soát đối với từng phòng ban chức năng. Đối với hoạt động tiêu thụ hàng hoá, công tác kiểm tra, kiểm soát đợc tiến hành nh sau:
-Công ty nhận thức rõ yếu tố quyết định đối với sự tồn tại và phát triển sản xuất, dịch vụ của mình là phải biết thoả mãn tối đa nhu cầu ngày càng cao của thị tr- ờng nói chung và từng khách hàng nói riêng. Để làm tốt công tác này, Công ty xây dựng, áp dụng và định kì xem xét quy trình dạng văn bản để kiểm soát tối đa các quá trình liên quan tới khách hàng đảm bảo thoả mãn các yêu cầu sau: nhận biết các yêu cầu của khách hàng, xem xét, nắm vững các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ, giữ mối quan hệ, trao đổi thông tin với khách hàng.
-Tại Công ty, tất cả các kế hoạch tiêu thụ đợc thống kê và cập nhật từng ngày thông qua các báo cáo do các đơn vị lập và báo cáo lên Ban giám đốc. Nhờ đó mà Ban giám đốc đã kịp thời giảI quyết các công việc phát sinh liên quan tới tiêu thụ
-Ngoài việc theo dõi thờng xuyên quá trình tiêu thụ hàng hoá, Công ty còn đảm bảo mọi qúa trình và các bớc thực hiện trong sản xuất và cung ứng đều đợc tiến hành trong điều kiện kiểm soát. Các bộ phận phụ trách những công việc cụ thể phải nêu đợc các chuẩn mực cho các điều kiện cần kiểm soát và có biện pháp để duy trì, giám sát.
-Đồng thời việc kiểm soát thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên cũng đợc thực hiện nghiêm túc. Đối với nhân viên của Công ty thì việc ra vào Công ty phải đợc sự cho phép của cán bộ chủ quản và phải trình thẻ ra vào trớc khi vào. Điều này giúp cho cán bộ chủ quản dễ dàng kiểm tra tiến độ chất lợng công việc của họ góp phần hoàn thành kế hoạch chung của Công ty.
-Việc giải quyết các công việc phát sinh thực tế tại thị trờng đòi hỏi chi phí cao, tốn thời gian.
-Việc kiểm kê định kỳ hàng tháng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát nguồn hàng nhng lại gây khó khăn cho khách hàng khi họ mua hàng.