V. Dự trữ vậ tt
b.Nội dung chủ yếu của quản lý kho
*Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật t
Tiếp nhận vật t là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ
Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lợng, chất l- ợng, chủng loại vật t, kịp thời phát hiện tình trạng của vật t hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra
*Nhiệm vụ của tiếp nhận vật t
-Tiếp nhận chính xác số lợng, chất lợng, chủng loại vật t theo đúng quy địnhtrong hợp đồng
-Chuyển nhanh vật t từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp tránh h hao mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận cần quán triệt các yêu cầu sau đây:
+Mọi vật t tiếp nhận đều phải có giấy tờ hợp lệ
+Mọi vật t tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lợng, chất lợng, chủng loại. Phải có biên bản xác nận nếu có thiếu thừa, hỏng hoặc sai quy cách.
+Khi tiếp nhận vật t cần phải ghi sổ thực nhận, cùng với nhời giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ chứng từ.
Sắp xếp vật t: tuỳ theo tình hình và đặc điểm của hệ thống kho, vật t cần phân loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật t hợp lý tạo điều kiện tốt cho việc bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng hợp lý diện tích kho đảm bảo an toàn lao động trong kho.
Bảo quản vật t : Sau khi đợc sắp xếp hợp lý vật t cần đợc bảo quản theo đúng quy trình, quy phạm ban hành. Xây dựng và thực hiện nội quy, chế độ trách nhiệm và kiển tra trong bảo quản vật t.
VII.Phân tích tình hình cung ứng và dự trữ vật t ở doanh nghiệp
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lợng, đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thì không có quá trình sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt công tác cung ứng và dự trữ vật t là điều kiện tốt
nâng cao chất lợng sản phẩm giảm giá thành tăng tích luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.Phân tích tình hình cung ứng vật t
Cung ứng vật t là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật t một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch.
a.Phân tích cung ứng vật t theo số lợng
Yêu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật t cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lợng: nghĩa là, nếu cung cấp với số lợng quá lớn, d thừa sẽ gây ứ đọng vốn ( nếu không phải là nguyên liệu có tính thời vụ) do đó sẽ dẫn đến sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngợc lại, nếu cung cấp không đủ về số lợng sẽ ảnh hởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do thiếu nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình cung ứng vật t về mặt số lợng ta cần tính đến.
Để phân tích mức độ đảm bảo khối lợng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tính ra hệ số
Việc thu mua nguyên vật liệu không hoàn thành kế hoạch có thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, từ đó giảm số lợng nguyên vật liệu cần cung ứng
Tỷ lệ phần % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng nguyên vật liệu loại i
=
Số lượng nguyên vật liệu loại i cần mua( theo kế hoạch trong kỳ)
Số lượng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu cho sản xuất =
Lượng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ Lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ +
Lượng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ
-Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trên cơ sở giảm hao phí nguyên vật liệu
-Không thực hiện kế hoạch thu mua, có thể doanh nghiệp gặp khó khăn về tình hình tài chính, khó khăn về phơng tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu thay thế
b.Phân tích cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại
Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu là phải phân tích cho từng loại nguyên vật liệu chủ yếu và cần phân biệt vật liệu có thể thay thế đợc và vật liệu không thể thay thế đợc.
Vật liệu có thể thay thế đợc là loại vật liệu có giá trị sử dụng tơng đơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lợng sản phẩm, khi phân tích loại vật liệu này ngoài các chỉ tiêu về mặt chất lợng, số lợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí giá cả vật liệu thay thế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vật liệu không thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế không có vật liệu khác thay thế sẽ làm mất tính năng, tác dụng của sản phẩm.
c.Phân tích cung ứng vật t về đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng loại vật liệu khác đợc. Chính vì vậy, việc cung ứng vật t phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp độchàn thành và hoàn thành vợt mức chỉ tiêu đặt ra.
Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tới. Để sản xuất một sản phẩm thì cần nhiều loại vật liệu khác nhau, do đó số nguyên vật liệu sử dụng đợc sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất.
d.Phân tích cung ứng vật t về chất lợng.
Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn về chất lợng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm. Do đó, khi nhập
nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu với các hợp đồng đã ký kết để đánh giá nguyên vật liệu, có thể dùng chỉ tiêu, chỉ số chất lợng hay hệ số loại
Chỉ số chất lợng nguyên vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giá bán bình quân của nguyên vật liệu thực tế với giá bán bình quân cung ứng theo kế hoạch.
Trong đó:
Mik, Mil : khối lợng nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tính theo đơn vị hiện vật)
Sik : Đơn giá nguyên vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ kế hoạch.
Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyên vật liệu nhập kho càng cao. Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giá trị nguyên vật liệu theo cấp bậc chất l- ợng và tổng giá trị nguyên vật liệu cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lợng cao nhất.
e.Phân tích kịp thời của việc cung ứng vật t.
Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thờng, thời gian cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ nguyên vật liệu cần cung cấp trong kỳ.
Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyên vật liệu cần thiết một cách kịp thời trong một thời gian dài( tháng, quý, năm). Nếu khối lợng cung ứng vật t trong một kỳ kinh doanh đợc đảm bảo nhng cung ứng không kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vì đội cung ứng vật t. Do đó khi phân tích tình hình cung ứng vật t không phải chỉ thông qua các chỉ
Icl = ∑Mil ∑Mik * Sik ∑Mik ∑Mik * Sik :
tiêu về số lợng, chủng loại, chất lợng vật t mà phải xem xét đến tính kịp thời khi cung ứng
g.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là đảm bảo đều đặn đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu.
Khi tính hệ số đều đặn cần phải tuân theo nguyên tắc là không lấy số vợt kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kia. Hệ số đều đặn cung ứng vật t cao nhất là 1.
Ngoài ra, việc phân tích các chỉ tiêu trên còn có thể phân tích tình hình tổ chức cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu nh: hệ số lỗi hẹn tính theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tính theo chi phí vận chuyển tăng thêm Tất cả những thông tin trên nhằm giúp các nhà…
quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyên vật liệu đợc tốt hơn.
2.Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực, công cụ lao động nhỏ hiện có ở doanh nghiệp đang chờ để đa vào tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ nhằm đảm bảo cho sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp.
Lợng vật t dự trữ cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Các yếu tố chủ yếu ảnh hởng đến lợng vật t dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp là:
-Lợng vật t tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm. số lợng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hoá của doanh nghiệp, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
-Tình hình tài chính của doanh nghiệp -Trọng tải và tốc độ của phơng tiện vận tải -Tính chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp
-Thuộc tính tự nhiên của các loại vật t.
Khi phân tích tình hình dự trữ vật t, cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dự trữ có một nội dung và ý nghĩa kinh tế khác nhau. Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau. Thông thờng có 3 loại dự trữ sau:
*Dự trữ thờng xuyên : Dùng để đảm bảo vật t cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành đợc liên tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dtx = Mbqn * Ncc
Trong đó:
Dtx: Nhu cầu dự trữ thờng xuyên tuyệt đối
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Ncc: Số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp liền nhau. *Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong các trờng hợp sau:
-Mức tiêu dùng vật t bình quân trong một ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thờng xẩy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nhng mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên.
-Lợng vật t giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch( trong khi mức tiêu dùng và lợng vật t cung ứng vẫn nh cũ)
-Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch
Dbh = Mbqn * Nbh
Trong đó:
Dbh: Nhu cầu dự trữ bảo hiểm
Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm Nbh : Số ngày dự trữ bảo hiểm
Trên thực tế, sự hình thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật t không ổn định. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tổ chức khâu
cung ứng vật t để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, góp phần vào nâng cao hiệu quả sử dụng lu động.
Lợng vật t dự trữ đợc tính theo 3 chỉ tiêu;
-Dự trữ tuyệt đối: Là khối lợng của loại vật t chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật nh : tấn, tạ kg, m, m2… Dự trữ này rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng.
-Dự trữ tơng đối : Đợc tính bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giúp cho doanh nghiệp thấy đợc số lợng vật t dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh tiến hành đợc liên tục trong bao nhiêu ngày. Dự trữ tơng đối và dự trữ tuyệt đối có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua mức tiêu dùng vật t bình quân trong một ngày đêm.
-Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lợng vật t biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa hai đại lợng vật t dự trữ tuyệt đối và đơn giá mua các loại vật t. Chỉ tiêu dự trữ này rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lu động và tình hình cung ứng vật t.
Phơng pháp phân tích: So sánh số lợng vật t thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lợng vật t cần dự trữ. thông thờng mỗi loại vật t đều có định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trên là tốt. Cao quá hoặc thấp quá đều không tốt. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đa vào sản xuất. Do vậy cần phải có biện pháp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nhng nếu dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục.
Do đó mục tiêu của dự trữ vật t phải luôn kịp thời hài hoà vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh đợc thờng xuyên đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm vốn.
VIII.Phân tích tình hình sử dụng vật t ở doanh nghiệp.
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải đ-
ợc tiến hành thờng xuyênđịnh kỳ trên các mặt: Khối lợng nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm.
1.Phân tích tình hình sử dụng khối lợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm.
Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng nguyên vật liệu cần xác định chỉ tiêu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất.
Lợng nguyên vật liệu còn lại cha dùng đến, cuối kỳ kiểm kê thờng có sự chênh lệch không đáng kể hoặc nếu bằng 0 thì.
Nhu cầu về số lợng nguyên vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) đợc tính theo công thức:
Mi = q*mi
Trong đó
q:là số lợng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho 1 sản phẩm
Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối sau:
Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lợng nguyên vật liệu tiêu ding thực tế(M1) so với số lợng nguyên vật liệu tiêu hao theo kế hoạch(Mk) theo công thức:
Lượng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm
= Lượng nguyên vật liệu còn lại hoặc chư a dùng đến
- Lượng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm
Lượng nguyên vật liệu dùng
Số tuyệt đối : ∆M =M1 +Mk
Kết quả tính toán cho thấy, khối lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyên vật liệu tốt hay xấu.
Mức biến động tơng đối:
Số tuyệt đối: ∆M =M1 - Mk * Q1/Qk
Trong đó: