II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu Nguyên liệu và thành
2. Đối với công ty
2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu
2.2.1. Đối với khâu đàm phán, ký kết.
Trong khâu này Công ty dợc liệu TWI-Hà Nội cũng nh nhiều doanh nghiệp khác của việt Nam khi tham gia đàm phán thờng yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập đợc từ thị trờng nớc ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh nguyên liệu và thành phẩm tân dợc trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lợc chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau :
* Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải :
+Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng nh thành phần tham gia đàm phán với đối tác nớc ngoài.
+Thành phần tham gia đàm phán phải là những ngời có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thơng, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Tr-
ớc khi đàm phán tâm lý cần đợc thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán.
+ Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phơng án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phơng án khi cần toạ thế chủ động trong đàm phán.
+ Có nhũng hoạt động nghiên cứu kỹ lỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trờng từ đó sẽ nắm đợc điểm mạnh, điểm yếu của đối phơng và có thể chủ động chuẩn bị đợc hoàn cảnh đàm phán.
*Trong quá trình đàm pháncần sử dụng khéo léo các sách lợc sau :
+ Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phơng biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
+ Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bớc một không nóng vội.
Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp.
+ Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phơng.
+ Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trớc để nắm quyền chủ động.
+ Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra.
+ Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phơng bất ổn và cảm thấy lo lắng.
+ Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phơng dù nhợng bộ nhng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện.
2.2.2. Đối với khâu thực hiện hợp đồng.
Mặc dù quá trình chuẩn bị cho giao dịch đàm phán đợc chuẩn bị kỹ lỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vớng mắc, cần phải phân tích tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp khắc phục kịp thời.Vớng mắc ở khâu này chủ yếu trong một số công đoạn sau:
- Công tác hải quan: Do thủ tục hải quan tơng đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này Công ty dợc liệu TWI-Hà Nội cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thơng cả về pháp luật, ngoại ngữ … Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một bản tờ khai hải quan cho phòng tài chính kế toán để phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm đợc các bớc làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Ngay sau khi hợp đồng đợc ký kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trớc để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi.
- Đối với công tác giao nhận và vận chuyển : Công ty thờng xuyên thuê dịch vụ vận chuyển nên chi phí cho công tác này cũng khá tốn kém công ty cũng nên xem xét có thể tự mình giao nhận hàng hoá đợc hay không để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nếu trong trờng hợp phải thuê dịch vụ giao nhận thì cần căn cứ vào hợp đồng uỷ thác cũng nh đơn hàng của bạn hàng để chuẩn bị giấy tờ có kế hoạch giao nhận vận chuyển tốt nhất vừa tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm những khoản trung gian không cần thiết.
- Đối với công tác thanh toán : Trong quá trình nhập khẩu thờng xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đôi lúc do ảnh hởng của nền kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khá khan hiếm vì thế công ty cần có kế hoạch trớc để dự trữ một lợng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. Công ty nên dùng phơng thức thanh toán tín dụng để đảm bảo sự an toàn vì có ngân hàng tham gia bảo lãnh chỉ nên sử dụng hình thức thanh toán T/T trong một số trờng hợp cần thiết thật tin tởng.