1. Khái quát chung về Công ty Đầu t xây lắp thơng mại Hà Nội
2.2 Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất
2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Thông thờng đối với các doanh nghiệp xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất, thờng từ 65% đến70%( tuỳ theo kết cấu công trình) trong giá thành sản phẩm. Từ thực tế đó đòi hỏi phải tăng cờng công tác quản lý vật t, công tác kế toán vật t góp phần đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật t nhằm hạ giá thành sản phẩm xây lắp, tăng thu nhập. Chi phí nguyên vật liệu bao gồm:
- Các chi phí về nguyên vật liệu chính: sắt thép, gạch, xi măng, cát, đá, các cấu kiện bê tông...
- Các chi phí về nguyên vật liệu phụ: vôi, đinh, ván...
- Các chi phí về công cụ dụng cụ, vật liệu luân chuyển: cốp pha, đà giáo... Tóm lại chi phí nguyên vật liệu của Công ty bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm hoàn thành. Giá trị vật liệu bao gồm giá trị thực tế của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu ... cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình
Là loại chi phí trực tiếp nên chi phí nguyên vật liệu đợc hạch toán riêng cho từng đối tợng( công trình, hạng mục công trình) theo giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu đó.
Các nguồn cung cấp nguyên vật liệu của Công ty bao gồm: nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu xuất từ kho của Công ty, nguyên vật liệu tự sản xuất. Do các công trình thi công đợc phân bổ ở nhiều nơi nên để tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đợc tiến độ thi công, Công ty giao cho các đội thi công tự tìm nguồn cung ứng vật liệu bên ngoài dựa trên định mức đã đặt ra. Chính do đặc điểm này mà nguồn cung ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài.
+ Đối với vật t do đội tự mua hay Công ty xuất thẳng tới công trình thì giá thực tế vật t xuất dùng đợc tính nh sau: Giá thực tế vật t xuất cho công trình = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ
+ Đối với vật t đợc xuất tứ kho thì giá thực tế vật liệu xuất dùng đợc tính teo phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Cụ thể công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu đợc tiến hành nh sau:
Trớc hết phòng kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật của Công ty lên kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ tiến độ thi công hợp lý tránh lãng phí gây ứ đọng vốn của Công ty. Kế hoạch mua nguyên vật liệu đợc lập cho từng tháng, để tiến hành mua nguyên vật liệu bên ngoài theo kế hoạch đã đợc lập thì đội trởng thi công phảo tiến hành viết đơn xin tạm ứng. Sau khi đợc kế toán trởng và Giám đốc xét duyệt, đội trởng đội thi công nhận tiền tạm ứng và chủ động mua vật liệu chuyển tới công trình
Tại các đội xây dựng, Vật liệu mua về phải đợc kiểm nghiệm, nếu đủ tiêu chuẩn sẽ đợc tiến hành làm thủ tục nhập kho
Mẫu sổ: 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 cuả BTC Phiếu nhập kho số:... Ngày11 tháng 5 năm 2002 Nợ TK... Có TK...
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn văn Hoà
Theo hoá đơn GTGT số:059664 ngày 10 tháng5 năm 2002 Nhập tại kho Ba Hàng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo C. từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Thép Kg 293 4.190.4 1.227.787
Cộng 1.227.787
Tổng số tiền bằng chữ: Một triệu, hai trăm hai mơi bày ngàn, bảy trăm tám mơi bảy đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KTT Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Sau đó căn cứ vào nhu cầu nguyên vật liệu cho thi công, căn cứ vào khối l- ợng công việc hàng ngày, tổ trởng sản xuất làm giấy đề nghị cấp vật t, kỹ thuật công trình tính toán số lợng vật t cho phù hợp với khối lợng công việc rối trình đội trởng công trình duyệt, thủ kho công trình căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật t đã đợc duyệt tiến hành xuất kho. Tiếp theo, thủ kho tập hợp các giấy đề nghị cấp vật t lại và chuyển cho kế toán đội làm phiếu xuất kho
Đơn vị: ban chủ nhiệm đội xây lắp số 2 Mẫu sổ: 02-VT Địa chỉ: QĐ số1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Phiếu xuất kho
Ngày 3 tháng 12 năm 2002
Số: 1
Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Hiển
Lý do xuất kho: Phục vụ thi công Xuất tại kho: Ba Hàng
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 2 lỗ A1 Viên 30.000 245,43 7.363.500 2 Cát đen m3 95 27.000 2.565.000 Cộng 9.828.500
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(ký, họ tên)
Trên mỗi phiếu xuất kho, kế toán định khoản, tính tổng ra số tiền. Giá thực tế của vật liệu xuất kho tính theo giá nhập trớc xuất trớc.
Từ các phiếu xuất kho trên, kế toán vật t của đội xây lắp số 2 lập bảng kê tổng hợp xuất vật t theo từng loại, từng công trình, hạng mục công trình. Hàng tháng, từ các phiếu xuất kho nh trên, kế toán công trình lập bảng chi tiết xuất vật t gửi về phòng kế toán Công ty. Cuối tháng, kế toán xuống kho nhận thẻ kho và phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. ở Công ty, giá vốn thực tế vật liệu xuất kho đợc tính theo giá nhập trớc xuất trớc.
Đối với kế toán trên phòng kế toán Công ty, cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng chi tiết xuất vật t , công cụ dụng cụ, kế toán lập bảng tổng hợp xuất vật t công cụ dụng cụ theo từng công trình, hạng mục công trình
bảng chi tiết xuất vật t tháng 12 năm 2002
Đơn vị : Đội xây lắp số 2
Công trình: Nhà làm việc văn phòng đội khu Ba Hàng
Hoá đơn Ngày tháng Tên vật t Đơn vị tính
Đơn giá Số lợng Thành tiền Thuế VAT 061153 2/12 Gạch 2 lỗ A1 Viên 245,43 30.000 7.362.900 736.290 2/12 Cát đen m3 27.000 95 2.565.000 089668 10/12 Xi măng PC 30 Tấn 678.171 27 18.310.887 1.831.088 . … . … Cộng 139.444.144
Cuối mỗi tháng, đội trởng, chủ nhiệm công trình, thủ kho, kế toán đội tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thực tế xuất dùng và vật liệu tồn kho theo công thức:
Trị giá vốn NVL, HH tồn kho cuối kỳ = Trị giá vốn NVL, HH tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của NVL, HH tăng trong kỳ - Trị giá vốn thực tế của NVL, HH giảm trong kỳ
Để nắm bắt đợc số lợng vật t thừa thiếu đối với từng công trình, hạng mục công trình để có kế hoạch cung ứng kịp thời đồng bộ vật liệu cần thiết cho sản xuất và theo dõi sát số lợng, chủng loại thực tế xuất dùng đối với công trình, hạng mục công trình đó.
Cuối tháng kế toán đội sẽ mang các chứng từ tập hợp đợc trong tháng về phòng Tài chính kế toán của Công ty để đối chiếu với số tạm ứng. Nếu đợc duyệt
thì kế toán ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và căn cứ vào đó để nạp số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 : 139.444.144( Chi tiết công trình nhà làm việc văn phòng quản lý khu ba hàng)
Có TK 152 : 139.444.144
Ngoài ra trong sản xuất sản phẩm xây lắp cần sử dụng rất nhiều loại công cụ dụng phục vụ thi công, các loại công cụ dụng cụ này đợc phân bổ nhiều lần vào chi phí sản xuất. Cụ thể, từ các phiếu xuất công cụ dụng cụ luân chuyển trong quý ở công trình Nhà làm việc văn phòng đội khu Ba Hàng, kế toán công trình lập định khoản rồi phân bổ nh sau:
Nợ TK 142(1421): 32.326.320 Có TK 153: 32.326.320
Cuối tháng, căn cứ vào số lần sử dụng của công cụ dụng cụ (gỗ cốp pha5 lần), kế toán tiến hành phân bổ vào giá thành công trình Nhà làm việc văn phòng đội khu Ba hàng.
32.326.320 : 5 = 6.465.224 Nợ TK 6273: 6.465.224
Có 142: 6.465.224
Tất cả các số liệu định khoản trên là cơ sở để kế toán Công ty nạp số liệu vào máy tính, lên sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan và ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất các công trình.
Trích sổ Nhật ký chung:
Công ty Đầu t xây lắp thơng mại Hà Nội
sổ Nhật ký chung Tháng 12 năm 2002 Ngày ghi sổ Chứng từ SH NT
Diễn giải Tài khoản Số phát sinh
Nợ Có Nợ Có 31/12/02 Chi phí thực tế công
trình nhà làm việc VP đội Ba Hàng
Xuất vật liệu vào trực tiếp sản xuất
621
152
139.444.144
139.444.144 Đội xây lắp số 2 phân
bổ lơng 622 6271 334 25.120.000 14.150.000 39.270.000 Chi mua văn phòng
phẩm 6277 111 1.700.000 1.700.000 Đội xây lắp số 2 trích khấu hao 6274 214 1.954.000 1.954.000 Phân bổ gỗ cốp pha 6273 142 6.465.222 6.465.222 .. … Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 154 621 139.444.144 139.444.144 Kết chuyển chi phí
nhân công trực tiếp
154 622 25.120.000 25.120.000 Kết chuyển chi phí sản xuất chung 154 627 20.951.776 20.951.776 . … Cộng 306.933.053.658 306.933.053.658
Ngời lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty Đầu t xây lắp thơng mại Hà Nội
sổ cái tài khoản 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp từ ngày1/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Ngày ghi sổ Số C.từ Ngày chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng Số tiền phát sinh Nợ Có Số d đầu kỳ 31/12 HT 31/12 chi phí thựctế công trình nhà làm việc đội 152 139.444.144
. … . … Số nguyên vật liệu sử dụng không hết, nhập lại kho 152 41.843.647 31/12 31/12 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK 154 154.1 31.798.635.036 Cộng 32.217.071.505 32.217.071.505
Ngời lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là khoản chi phí trực tiếp ở Công ty và gắn liền với lợi ích của ngời lao động. Do vậy, việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công có ý nghĩa quan trọng đối với việc tính lơng, trả lơng chính xác, kịp thời cho ngời lao động. từ đó nó có tác dụng tích cực góp phần khích lệ ngời lao động, nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lợng sản phẩm…
Chi phí nhân công trực tiếp ở Công ty bao gồm: + Tiền lơng công nhân trong danh sách + Tiền lơng công nhân ngoài danh sách + Các khoản trích BHXH,BHYT, KHCĐ
Hiện nay, lực lợng lao động ở Công ty gồm hai loại: Công nhân viên chức trong danh sách( trong biên chế) và công nhâ ngoài danh sách(Công nhân thuê ngoài)
Công nhân viên chức trong biên chế chiếm tỷ trọng nhỏ nhng là lực lợng nòng cốt, thực hiện những công việc đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao, còn lại là số lao động hợp đồng. Điều này làm cho cơ cấu của Công ty trở nên gọn nhẹ, giảm bớt đ- ợc chi phí quản lý.
Bộ phận công nhân trong danh sách bao gồm công nhân trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp( Nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính)
+ Đối với công nhân trực tiếp sản xuất : Công ty áp dụng hình thức trả l- ơng theo khối lợng công việc hoàn thành
+ Đối với lao động gián tiếp: Công ty áp dụng hình thức trả lơng khoán theo công việc của từng ngời(Có cơ chế trả lơng riêng theo cấp bậc, năng lực và công việc hoàn thành của từng ngời)
Đối với công nhân trong danh sách, Công ty tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ sau:
+ 15% BHXH tính theo lơng cơ bản + 2% BHYT tính theo lơng cơ bản
+ 2% KPCĐ tính theo thu nhập của ngời lao động
Đối với công nhân ngoài danh sách, Công ty không tiến hành trích các khoản BHXH, BHYT theo tháng mà đã tính toán trong đơn giá nhân công trả trực tiếp cho ngời lao động, còn khoản KPCĐ, Công ty vẫn trích nh công nhân viên trong danh sách.
Chứng từ ban đầu để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là các bảng chấm công đối với những công việc tính lơng theo thời gian; còn đối với những công việc giao khoán cho các tổ đội sản xuất thì căn cứ vào các hợp đồng làm khoán.
Hợp đồng khoán gọn thi công đợc làm theo mẫu sau:
công ty ĐT-XLTM Hà Nội Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hợp đồng khoán gọn thi công
- Căn cứ vào quyết định số: 176/HĐBT ban hành ngày tháng năm199 của Hội đồng Bộ trởng.
- Căn cứ vào tình hình thực tiễn của Công ty . A - Đại diện bên A (bên giao việc)
- Ông : Nguyễn Văn Trị Chức vụ : Đội trởng B - Đại diện bên B (bên nhận việc):
- Ông Nguyễn Văn Sâm Chức vụ : Tổ trởng
Sau khi hai bên bàn bạc thống nhất, bên B nhất trí nhận khoán gọn những công việc sau:
STT Nội dung công việc Đơn vị Khối lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xây tờng m3 220 50.000 11.000.000
2 Trát tờng m3 300 4.500 1.350.000
.
…
Cộng 25.120.000
Điều khoản cam kết:
điều 1: Bên B đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật của bên A
điều 2: An toàn lao động bên B phải chịu hoàn toàn trách nhiệm
điều 3: Trong quá trình thi công bên B làm không đạt yêu cầu của bên A phải phá đi làm lại thì bên B phải chịu mọi phí tổn.
điều 4: Bên B phải đảm bảo thời gian thi công theo Hợp đồng Bắt đầu : Ngày 1 tháng 12 năm 2002
Kết thúc: Ngày 30 tháng 12 năm 2002
điều 5: Bên B phải bồi thờng gấp 3 lần nếu để công nhân lấy cắp vật t, làm rơi vãi quá theo yêu cầu của bên A.
điều 6: Phơng thức thanh toán
Số còn lại thanh toán khi nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành theo hợp đồng.
điều 7: Hai bên A và B phải thực hiện đúng những điều ghi trong hợp đồng. Nếu không thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trớc pháp lý. Nếu có vấn đề gì thay đổi, hai bên phải cùng nhau bàn bạc để thực hiện đúng theo hợp đồng. hợp đồng làm thành 4 bản mỗi bên giữ hai bản, đều có giá trị pháp lý nh nhau.
Đại diện bên B Đại diện bên A
Sau khi thời gian thi công kết theo hợp đồng kết thúc và khối lợng công việc đã hoàn thành thì hai bên tiến hành nghiệm thu thanh toán hợp đồng. Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán xin tạm ứng từ phòng Tài chính kế toán của Công ty để thanh toán cho bên nhận khoán.
Biên bản nghiệm thu thanh toán đợc thực hiện theo mẫu sau:
Công ty ĐT- XLTM Hà Nội Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /BBNT
- Căn cứ vào hợp đồng giao khoán số 03/HĐBT, ký ngày 5/5/2002.
Hôm nay, ngày 30 tháng12 năm 2002:
- Ông Nguyễn Văn Trị
Đại diện Công ty Đầu t xây lắp thơng mại Hà Nội - Ông : Nguyễn Văn sâm
Đại diện bên thi công
Cùng nhau đi đến vị trí công trình để nghiệm thu thanh toán; sau khi thực tế cụ thể và đã thống nhất các vấn đề sau:
Chất lợng kỹ thuật:
Đảm bảo đúng yêu cầu chất lợng, kỹ thuật, mỹ thuật khối lợng đơn giá, kinh phí
STT Nội dung công việc Đơn vị Khối lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xây tờng m3 220 50.000 11.000.000 2 Trát tờng m3 300 4.500 1.350.000 . … .. … Cộng 25.120.000 Phần thanh toán Đã tạm ứng: 15.072.000 VNĐ Số còn lại: 10.048.000 VNĐ Kết luận
Số còn lại đợc thanh toán sau 7 ngày kể từ ngày ký nghiệm thu.
Biên bản nghiệm thu này đợc lập thành 4 bản có giá trị nh nhau, Công ty giữ 03 bản, bên thi công giữ 01 bản.
Đại diện công ty Đại diện bên thi công
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất của Công ty ở đội, thì cơ sở để tính tiền