I. Khái quát chung về Công ty Xây dựng Lũng Lô
4. Tổ chức bộ máy quản lý và phân cấp tài cấp tài chínhcủa Công ty
4.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xây dựng Lũng Lô.
Do Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nớc, hoạt động sản xuất kinh doanh là thi công các công trình, các công trình có địa bàn không tập trung, hầu hết ở xa trung tâm. Và kết cấu của mỗi một công trình lại khác nhau nên việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có những đặc điểm riêng không giống với những ngành sản xuất khác và đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Trang 23 Ban giám đốc Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật thi công Phòng chính trị Văn phòng công ty XN xây dựng công trình ngầm XN xây dựng sân đư ờng cảng XN xử lý môi trường và ứng dụng vật liệu XN xây dựng phía bắc Xí nghiệp xây dựng phía nam
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xây dựng Lũng Lô
XN khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng XN cầu đư ờng 25/3
N
Ngay từ khi mới ra đời, Công ty đã đặt ra mục tiêu hàng đầu cho sự tồn tại đó là: chặt chẽ – vững vàng về tổ chức, hiệu quả - chất lợng – uy tín trong kinh doanh. Do vậy để quản lý chặt chẽ tới tận các công trình, các tổ sản xuất, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý thành các ban, đứng đầu là ban Giám đốc Công ty. Để giúp việc cho ban Giám đốc công ty có các phòng, các ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý về kỹ thuật. Cụ thể gồm 4 phòng, 1 văn phòng công ty và 7 xí nghiệp thành viên.
Dới ban Giám đốc Công ty lại có các ban giám đốc xí nghiệp. Giúp việc cho Ban giám đốc xí nghiệp cũng có các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất để giám sát chặt chẽ tới các đội công trình, các tổ sản xuất một cách tối u nhất.
Để đạt đợc mục tiêu sản xuất của Công ty: chức năng, nhiệm vụ của ban Giám đốc và các phòng ban đợc phân định cụ thể nh sau:
- Ban giám đốc gồm:
+ Giám đốc Công ty: là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách
nhiệm trớc pháp luật, trớc Bộ Quốc Phòng, Bộ T Lệnh Công Binh và Đảng uỷ Công ty về mọi hoạt động của Công ty và là ngời điều hành cao nhất trong Công ty. Giám đốc Công ty còn là ngời thay mặt quản lý, sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh.
Giúp việc cho Giám đốc Công ty còn có 3 phó giám đốc.
+ Phó giám đốc điều hành: giúp giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty, triển khai các hợp đồng kinh tế, các dự án do giám đốc phân công. Trang 24
Là ngời giúp giám đốc xây dựng quản lý về kỹ thuật, chất lợng các công trình và xây dựng dự án, tìm kiếm việc làm theo sự phân công của giám đốc.
+ Phó giám đốc kế hoạch: giúp giám đốc phụ trách công tác kế hoạch xây dựng các dự án liên doanh, liên kết trong và ngoài nớc, triển khai các dự án đợc giám đốc phân công.
+ Phó giám đốc chính trị: giúp giám đốc phụ trách công tác Đảng, công tác Chính trị của Công ty theo nghị quyết của Đảng uỷ cấp trên.
-Phòng kế hoạch tổng hợp:
Là cơ quan tổng hợp, tham mu cho ban Giám đốc trong việc điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ quân sự toàn Công ty, quản lý kế hoạch trung và dài hạn của Công ty, quản lý và triển khai các hợp đồng kinh tế, xây dựng giá thành từng dự án, sắp xếp, điều phối lao động cho đội công trình, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh hàng tuần, tháng, quý, năm của toàn Công ty.
-Phòng kỹ thuật thi công:
Có chức năng xây dựng phơng án kỹ thuật thi công và kiểm tra chất lợng các công trình, lập hồ sơ kỹ thuật đấu thầu, chỉ đạo thi công công trình , kiểm nghiệm các công trình khi đã hoàn thành.
- Phòng tài chính kế toán:
Có chức năng theo dõi, kiểm soát , chỉ đạo hệ thống tài chính kế toán của Công ty theo đúng quy định của Nhà nớc và Quân đội, tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán chính xác, đúng pháp luật, xây dựng kế hoạch khai thác thị tr- ờng vốn có hiệu quả.
-Phòng chính trị:
Có nhiệm vụ tham mu giúp Đảng uỷ, ban Giám đốc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác Đảng, công tác Chính trị trong toàn Công ty.
- Văn phòng Công ty:
Có chức năng quản lý con dấu của Công ty, lu giữ, thu phát công văn, tài liệu đúng nguyên tắc bảo mật, quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng.
Nhìn vào sơ đồ trên, ta thấy các phòng ban chức năng không trực tiếp chỉ huy quản lý xí nghiệp nhng có nhiệm vụ theo dõi, hớng dẫn , đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất, các quy trình tiêu chuẩn và định mức kinh tế kỹ thuật.
Các xí nghiệp có bộ máy quản lí theo hình thức trực tuyến, chức năng cụ thể đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Trang 25 BGĐ xí nghiệp Phòng kinh tế kế hoạch vật tư kĩ thuật Phòng tiền lư
ơng tài vụ thống kêPhòng kế toán
đội công trình đội công trình đội công trình đội công trình
Các phòng ban chức năng của xí nghiệp chịu sự lãnh đạo của ban giám đốc, các đội công trình đợc thành lập tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ từng thời kỳ của đơn vị.
4.2. Phân cấp tài chính của Công ty Xây dựng Lũng Lô.
Các xí nghiệp cũng nh chi nhánh trực thuộc đợc giao vốn cố định và vốn lu động nhằm thực hiện hợp đồng xây lắp đã đợc ký kết. Khi đã nhận vốn của Công ty, xí nghiệp phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn. Chỉ có Công ty mới có quyền mua hoặc cho thuê tài sản cố định và phơng tiện thi công.
Vốn lu động của xí nghiệp đợc sử dụng vào việc mua sắm nguyên vật liệu,
thanh toán tiền lơng, tiền thởng, chi cho quá trình phục vụ sản xuất và quản lý xí nghiệp, nếu thiếu vốn lu động thì xí nghiệp sẽ đợc cấp bổ xung theo kế hoạch từng tháng.
Quyền lợi của Công ty gắn liền với quyền lợi của xí nghiệp, nếu xí nghiệp làm ăn không hiệu quả thì không chỉ có ảnh hởng tới xí nghiệp mà còn ảnh hởng tới lợi ích của Công ty. Do đó, xí nghiệp phải chịu trách nhiệm trực tiếp thanh toán các công trình mà mình đang thi công. Ngoài ra, các xí nghiệp còn đợc uỷ quyền thu tiền mặt nộp vào tài khoản theo phân cấp hoặc nộp lên cấp trên kèm chứng từ thanh toán.
- Xét về vốn cố định: Công ty trực tiếp quản lý nguồn vốn cố định, bất kể
nguồn vốn đó đợc hình thành từ nguồn nào.
Các đội đợc giao quản lý tài sản cố định có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả tài sản, việc mua sắm, thanh lý hay nhợng bán tài sản cố định đều do Công ty quyết định dựa trên cơ sở đề nghị của các xí nghiệp, đội công trình, chi nhánh. Trang 26
Việc huy động các nguồn vốn khác để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty sẽ có quy định hớng dẫn cụ thể bằng văn bản.
-Nguồn vốn đi vay: Công ty cũng đi vay để đáp ứng nhu cầu của mình. Các đội công trình, các xí nghiệp trực thuộc, các chi nhánh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu khả năng về vốn không đủ đáp ứng nhu cầu thì các đơn vị cũng có thể vay vốn để bù đắp các khoản thiếu hụt. Tuy nhiên các đơn vị phải chấp hành đúng các nội dung vay vốn mà Công ty đã đặt ra.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, có sự thay đổi về giá cả các loại tài sản cố định, vật t, thì các đơn vị phải tiến hành kiểm tra, đánh giá và báo cáo về…
Công ty để Công ty đa ra các biện pháp kịp thời. nhằm đáp ứng cho việc bảo toàn và phát triển vốn. Xí nghiệp có thể tự huy động vốn từ liên doanh, liên kết cho các công trình dự án, với điều kiện là các dự án này không liên quan tới An ninh quốc phòng và phải đợc Bộ T Lệnh Công Binh và Công ty phê duyệt trớc khi thực hiện. Các xí nghiệp tự cân đối chi phí sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ của mình, ngoài ra còn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nớc, với Bộ T Lệnh và Công ty.
Đối với các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn thì các xí nghiệp phải thực hiện đầy đủ cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ của Nhà nớc, Công ty là chủ thể đại diện thu và nộp.
Các xí nghiệp có toàn quyền sử dụng và phân phối lợi nhuận còn lại của mình bằng cách lập quỹ phát triển kinh doanh, quỹ khen thởng .…
Các công trờng trực thuộc Công ty cũng phải hạch toán nh các xí nghiệp, riêng lợi nhuận còn lại phải nộp vào quỹ Công ty.
Việc thanh toán giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc , thanh toán giữa các đơn vị nội bộ với nhau đợc thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Công ty là trung gian thanh toán bù trừ cho các đơn vị, các đơn vị nội bộ không đợc thanh toán cho nhau.