II. Thực trạng và công tác quản lý chi phí kinh doanh
5. Đánh giá tổng quan về công tác quản lý CPKD của công ty
Công tác quản lý chi phí kinh doanh là công tác rất quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, dù kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, dịch vụ hay sản xuất…
Do đó, việc kiểm tra, quản lý chi phí chi phí phải được tiến hành thường xuyên, công khai, gắn chặt với công tác tiết kiệm và hiệu quả. Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp bỏ ra một đồng chi phí nào đó thì phải đạt được một khoản doanh thu cao nhất có thể, đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, tức là phải có lợi nhuận. Ngoài ra, quản lý chi phí còn phải đảm bảo các các yêu cầu khách quan như: ổn định, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất có thể, sự phát triển của doanh nghiệp phải nằm trong sự phát triển chung của địa phương, xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng này của chi phí trong việc quyết định tới quy mô lợi nhuận và sự tồn tại của doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty đã đề ra cho người làm công tác quản lý chi phí là: phải hạch toán đầy đủ, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thường xuyên quá trình chi phí phát sinh. Để từ đó tìm ra các biện pháp cải tiến nhằm đame bảo tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Dựa trên tinh thần đó, công tác quản lý chi phí kinh doanh của công ty được tập hợp và chia thành các giai đoạn. Một mặt căn cứ trên cơ sở các tiêu chuẩn định mứac của nhà nước về chi phí kinh doanh hợp lý, hợp lệ từ đó xác định được khản nào được phép hạch toán vào chi phí kinh doanh của công ty và định mức của chúng. Mặt khác, công ty còn căn cứ vào đặc điểm và tính chất hoạt động
của mình để từ đó đề ra nguyên tắc tiết kiệm chi phí. Cụ thể, công ty tiến hành như sau:
Trước hết công ty xác định phạm vi và phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh của công ty được xác định là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong qua strình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và được bù đắp bằng doanh thu. Chi phí kinh doanh được phân loại theo chức năng hoạt động bao gồm:
Chi phí mua hàng: là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong khâu mua ( không bao gồm giá vốn ), là các khoản chi phí mà công ty phải bỏ ra để thực hiện cho việc thu mua hàng hoá như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí nhân viên, chi phí hao hụt…
Chi phí bán hàng: là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện cho việc bán hàng. Bao gồm các khoản chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu bao bì, chi phí hao hụt…
Chi phí quản lý: là toàn bộ các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý chung toàn bộ công ty như: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý, chi phí tiếp khách, hội nghị, khấu hao cơ bản của văn phòng, đồ dùng văn phòng, công tác phí, thuế đất, thuế môn bài, lệ phí khám xe, điện nước, điện thoại của khối văn phòng…
Sau khi đã xác định được phạm vi và phân loại chi phí kinh doanh một cách chính xác, đầy đủ. Công ty tiến hành lập kế hoạch chi phí kinh doanh và tổ chức thực hiện kế hoạch. Việc lập kế hoạch được dựa trên cơ sở thực tiễn của chi phí phát sinh kỳ trước và kế hoạch kinh doanh của kỳ tới của công ty, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục các khoản chi tiêu lãng phĩ.
Cuối cùng các nhà quản lý chi phí sẽ tiến hành phân tích đánh giá tình hình quản lý chi phí kinh doanh của công ty, công việc này nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác, toàn diện và khách quan tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh. Qua đó thấy được tác động của nó tới kết quả kinh doanh. Thông qua phân tích có thể thấy được tình hình sử dụng chi phí kinh doanh có hiệu quả hay không? Có phù hợp với nhu cầu kinh doanh với nguyên tắc quản lý kế toán tài chính và mang lại hiệu quả kinh tế hay không? Đồng thời tìm ra những mặt còn tồn tại, bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí, từ đó có biện pháp khắc phục và cải thiện.
6.Nhận xét chung về tình hình quản lý và sử dụng chi phí.
6.1. Thành công.
Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty luôn có sự ủng hộ của tập thể ban lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước mọi nhiệm vụ của công ty, cùng với tập thể nhân viên nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm cao. Sự đoàn kết đó đã, đang và sẽ làm cho công ty ngày càng phát triển, vì con người là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong kinh doanh. Với cơ chế thị trường thông thoáng loại bỏ các thủ tục phiền hà trong công tác vay vốn kinh doanh, nhờ đó công ty đã tận dụng được cơ hội kinh doanh mới và ngày càng phát triển.
Tuy thời gian hoạt động chưa dài, song công ty luôn coi trọng chữ tín nên đã tạo được niềm tin đối với khách hàng và bạn hàng. Yếu tố này sẽ góp phần không nhỏ vào sự thành công của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.
Đặc biệt, trong công tác quản lý chi phí, đội ngũ nhân lực của công ty có vai trò vô cùng quan trọng. Bộ phận quản lý chi phí của công ty dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,… do các bộ
phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với các yếu tố khách quan để tiến hành phân loại , tổng hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này so với kỳ trước của công ty mình so với các công ty cùng ngành … Bằng các chỉ tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như các thiếu sót của công ty trong kỳ. Ngoài ra, đội ngũ nhân lực thực hiện việc quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty.
Như vậy, trong hai năm qua cùng với sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty, kết quả năm 2006 có tỷ lệ giảm của doanh thu nhỏ hơn tỷ lệ giảm của chi phí. Cụ thể là trong khi tỷ lệ giảm của doanh thu là 15,15% thì tỷ lệ giảm của chi phí là 29,57%, điều này là rất tốt.
Những khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể như chi phí bán hàng, chi phí tài chính thì tỷ suất chi phí đều giảm, những khoản chi phí tăng lên là do công ty đã đầu tư trang thiết bị để phục vụ cho quá trình quản lý và nâng cao văn minh thương mại.
Doanh thu của công ty giảm do năm 2006 ban giám đốc tập trung vào việc ra đời của công ty, chưa thật sự tập trung kinh doanh, dù tổng chi phí giảm nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng lên đột biến chứng tỏ mọi chi phí chưa tập trung phục vụ cho việc tăng lên của doanh thu. Như vậy, công ty đã quản lý và sử dụng chi phí chưa được hiệu quả như mong muốn.
6.2. Tồn tại và khó khăn.
Công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp mới được thành lập trong điều kiện nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh
khốc liệt. Để tự khẳng định mình doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển kinh doanh hoàn hảo, nếu không sẽ khó tránh khỏi sự thất bại trong kinh doanh.
Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên địa bàn Hà Nội là nơi có nền kinh tế vận động và phát triển với tốc độ cao. Với điều kiện như vậy nó sẽ là cơ hội cho một số doanh nghiệp biết tận dụng thời cơ nhưng nó cũng là nguy cơ dẫn đến thất bại của doanh nghiệp nếu không có chiến lược kinh doanh hợp lý.
Trước tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay các doanh nghiệp luôn tung ra những chiến dịch cạnh tranh với các đối thủ mà chính sách cạnh tranh thuyết phục khách hàng tốt nhất là chất lượng và giá cả hàng hóa. Do nền kinh tế của chúng ta đang trong quá trình hội nhập quốc tế nên sự cạnh tranh này càng gay gắt hơn. Nếu muốn hàng hóa có sức cạnh tranh cao thì nhiệm vụ của công ty không chỉ là tìm được nguồn hàng tốt mà còn phải hạ thấp chi phí để có thể đưa ra giá bán hấp dẫn góp phần tăng số lượng bán ra và tăng doanh thu, mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội đã nhận thức được rõ vấn đề này nên đã có những kế hoạch và quản lý chi phí khá hợp lý. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục như:
Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu, khách hàng của công ty rất đa dạng, không chỉ là khách hàng mua lẻ mà còn là các nhà máy sản xuất. Trong một số trường hợp công ty bán chịu cho khách hàng, nếu không có biện pháp quản lý thích hợp thì công ty sẽ bị chiếm dụng vốn. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của công ty.
Nhận thức được vấn đề còn tồn tại trong công ty, em đã mạnh dạn đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm hạn chế những điểm chưa hợp lý trong quá trình quản lý và sử dụng chi phí của công ty.
Chương III: Một số đề xuất nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty thương mại và đầu tư
xây dựng Hà nội.