Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại doanh nghiệp và để tiện cho việc theo dõi chắnh xác các tài khoản thường xuyên có biến động, doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức sổ kế toán này, doanh nghiệp đã sử dụng sổ nhật ký đặc biệt, đó là nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền.. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, doanh nghiệp sử dụng 4 sổ kế toán : Nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ cái, NhẺt ký tiÒn gỏi ngẹn hộng.
Sổ nhật ký chung được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian, nghiệp vụ nào xảy ra trước thì được ghi sổ trước, nghiệp vụ nào xảy ra sau thì ghi sau. Theo nguyên tắc kế toán, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (đã có một chứng từ gốc) thì nghiệp vụ đó phải được ghi chép vào Nhật ký chung và các nhật ký đặc biệt
Sổ nhật ký chi tiền và sổ nhật ký thu tiền là 2 sổ nhật ký đặc biệt được kế toán doanh nghiệp sử dụng. Hàng ngày có nhiều nghiệp vụ xuất nhập quỹ tiền mặt cho những giao dịch, mua nguyên vật liệu, thu tiền bán hàng, thu nợẦDo vậy, việc mở sổ nhật ký chi tiền và nhật ký thu tiền là hoàn toàn phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp. Nó góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi số dư trên tài khoản 111, xác định được tình hình thu chi hàng ngày tại doanh nghiệp. Và sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền là căn cứ quan trọng tạo điều kiện cho việc lập báo cáo quản trị hàng tháng được dễ dàng.
trong ghi chép sổ sách kế toán tại doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin tài chắnh, thông tin quản trị tại doanh nghiệp.
c.Trình tự ghi sổ kế toán tại doanh nghiệp
Hộng ngộy khi cịc nghiỷp vô kinh tạ phịt sinh thừ cã cịc chụng tõ gèc ệi kÌm, cịc chụng tõ gèc nộy hộng ngộy ệĩc ệa vộo sữ nhẺt ký, nến cịc nghiỷp vô phịt sinh ệĩc ghi vộo sữ chi tiạt tội khoờn, trong cịc trêng hĩp nghiỷp vô phịt sinh liến quan ệạn thu-chi tiÒn mẳt thừ cịc phiạu thu- chi ệĩc chuyÓn cho bé phẺn thự quủ ệÓ vộo sữ quủ, ệạn cuèi thịng rót ra sè d. Sau ệã phiạu thu chi ệĩc chuyÓn cho kạ toịn tiÒn mẳt vộo sữ nhẺt ký thu- chi tiÒn mẳt, cuèi thịng rót ra sè d ệèi chiạu vộo sữ quủ vộ phiạu kạ toịn chuyÓn cho kạ toịn tững hĩp sữ cịi.
Tểng tù cịc sữ chi tiạt tội khoờn còng lến phiạu kạ toịn chuyÓn cho kạ toịn tững hĩp ệÓ vộo sữ cịi.Tõ tÊt cờ cịc sữ cịi, kạ toịn tững hĩp sỳ lến bịo cịo kạ toịn tội chÝnh .
Ghi chú:
Ghi báo cáo hàng ngày Cuối tháng ghi
. Đối chiếu
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Mải công việc ghi chép sổ sách hàng ngày của kế toán với mục đắch lưu trữ, quản lý, phân tắch, đánh giá thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào cuối kỳ.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và điều kiện doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có chế độ báo cáo kế toán khác nhau và mỗi chu kỳ kế toán dài hay ngắn cũng khác nhau. Có doanh nghiệp 1 tháng, 1 quý, 6 tháng hay 1 năm tiến hành lập báo cáo tài chắnh 1 lần.Tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng giao
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh tài sản
Báo cáo tài chắnh
Sổ chi tiết tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh
thông 8, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chắnh theo từng quý. Còn báo cáo quản trị được lập theo tháng với những báo cáo thông thường. Còn đa số các báo cáo quản trị được lập vào cuối quý và cuối năm.
Theo như chế độ kế toán áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, báo cáo tài chắnh mà hàng năm doanh nghiệp cần lập gồm 3 biểu mẫu báo cáo là:
- Bảng cân đối kế toán.
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chắnh.
Ngoài ra doanh nghiệp còn phải lập một phụ biểu để gửi thêm cho cơ quan thuế là : Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
Báo cáo tài chắnh được lập theo biểu mẫu do Bộ Tài chắnh quy định và gửi cho các cơ quan có thẩm quyền bao gồm:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh. - Cơ quan thống kê.
- Cơ quan thuế.
Về quy định lập báo cáo tài chắnh, cuối năm khi niên độ kế toán kết thúc, kế toán tiến hành tập hợp số liệu trên các sổ sách kế toán. Kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt đồng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảng thuyết minh báo cáo tài chắnh về các vấn đề như: hình thức sỡ hữu vốn, lĩnh vực kinh doanh, những ảnh hưởng quan trong đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong năm báo cáo, các chắnh sách kế toán tại doanh nghiệp, và chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chắnh. Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước được lập để gửi thêm cho cơ quan thuế. Đây là bảng theo dõi về số thuế tăng trong năm, số thuế đã nộp trong năm và số thuế còn phải nộp tắnh đến cuối năm tài chắnh. Báo cáo này được kế toán doanh nghiệp lập dựa trên sổ sách kế toán theo dõi trên tài
khoản 133 và tài khoản 333, ngoài ra còn dựa trên thông báo nộp thuế mà cơ quan thuế gửi đến hàng tháng.
Ngoài các báo cáo tài chắnh ra, cuối mỗi tháng doanh nghiệp còn phải lập cac báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị được lập và gửi cho giám đốc điều hành và hội đồng quản trị. Hàng tháng, kế toán lập báo cáo thu, báo cáo chi trong tháng một cách chi tiết các khoản thu, chi hàng ngày. Thông qua báo cáo thu, báo cáo chi, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo phân tắch các khoản thu, chi.
Báo cáo phân tắch các khoản thu được sử dụng để phân tắch các khoản thu theo các chỉ tiêu:
- Thu từ các khoản bán hàng trong tháng. - Thu nợ của khách hàng
- Thu từ các khoản khác.
Báo cáo các khoản chi được sử dụng để phân tắch các khoản chi tiêu trong tháng, bao gồm các chỉ tiêu:
- Chi mua nguyên vật liệu.
- Chi trả nợ người bán từ kỳ trước.
- Chi trả lương công nhân viên trong tháng. - Chi tiền điên, nước, điện thoại, fax.
- Các khoản chi khác như: chi vận chuyển bốc dỡ, chi thuê thử nghiêm, chi thăm hỏi ốm đauẦ
Còn vào cuối năm tài chắnh, các báo cáo quản trị được lập khá nhiều. Nó bao gồm các báo cáo về mọi tài sản có trong doanh nghiệp tắnh đến cuối năm. Vắ dụ như: báo cáo về tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm tài chắnh; báo cáo công nợ với người mua, người bán chi tiết theo đối tượng; báo cáo TSCĐ cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại; báo cáo chi phắ sản xuất kinh doanh trong năm; kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong
năm tiếp theoẦ
Như vậy, ngoài những báo cáo tài chắnh cần phải lập theo quy định của Bộ Tài chắnh vào cuối năm tài chắnh, doanh nghiệp đã sử dụng các báo cáo khác cho phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào cuối mỗi tháng, cuối quý. Điều này đã đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng có quan tâm đến doanh nghiệp. Như việc lập báo cáo quản trị vào cuối tháng để phục vụ cho nhu cầu quản trị của bộ phận điều hành doanh nghiệp, việc lập báo cáo tài chắnh và báo cáo quản trị vào cuối quý để thấy được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua một quý, từ đó để rút ra những biện pháp thắch hợp cho phát triển doanh nghiệp trong kỳ tiếp theo; báo cáo tài chắnh được lập vào cuối năm để cung cấp thông tin cho cả các đối tượng bên ngoài công ty theo quy định của chế độ kế toán.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán 2.3.1. Tổ chức hạch toán
Để hiểu rõ hơn về hệ thống kế toán, tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp, chúng ta đi vào tìm hiểu phương pháp, quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm các phần hành kế toán sau:
- Kế toán TSCĐ.
- Kế toán lao động tiền lương.
- Kế toán chi phắ sản xuất và tắnh giá thành - KT hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả.