II/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá
1.Hoàn thiện hạch toán ngoại tệ
Hiện tại, Công ty đang sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ (là tỷ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc công bố ở thời điểm phát sinh giao dịch). Đối với một đơn vị chuyên kinh doanh hàng hoá nhập khẩu nh Công ty, phần lớn các nghiệp vụ phát sinh đều liên quan đến ngoại tệ, việc sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán tuy có phản ánh đợc chính xác các nghiệp vụ phát sinh, nhng lại yêu cầu Công ty phải xác định đợc chính xác tỷ giá thực tế ngoại tệ nhập vào và tỷ giá thực tế ngoại tệ xuất ra, điều này gây nhiều khó khăn trong việc ghi sổ kế toán, hơn nữa khi thực hiện điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, kế toán lại phải căn cứ vào các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để tính ra số nguyên tệ, sau đó mới điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, cách làm này hết sức thủ công, tốn nhiều công sức và dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy, để giảm nhẹ việc ghi sổ kế toán cũng nh việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ, Công ty có thề sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh quy mô của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ, đồng thời thực hiện việc theo dõi sự tăng giảm lợng ngoại tệ tính bằng nguyên tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Nguyên tệ).
Với việc sử dụng tỷ giá hạch toán, tính chính xác về quy mô của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vẫn đợc đảm bảo, hơn nữa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái cũng trở nên đơn giản hơn.
Khi sử dụng tỷ giá hạch toán , kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nh:
- Đối với các loại tiền và các khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ thì đợc quy đổi thành VND theo tỷ giá hạch toán.
- Đối với các loại tài sản, thu nhập, chi phí có gốc là ngoại tệ thì khi tính giá tài sản, xác định thu nhập, chi phí phải quy đổi ngoại tệ thành VND theo tỷ giá thực tế (đợc xác định dựa trên cơ sở tỷ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng công bố ở thời điểm hình thành tài sản, thu nhập, chi phí).
Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính
hoặc ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dơng lịch (đã đợc chấp thuận) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đợc ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm tài chính.
Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh sẽ đợc hạch toán trên tài khoản 4131 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính: Phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lãi, lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu t XDCB (doanh nghiệp kinh doanh có hoạt động đầu t XDCB)).
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 4131 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính
Bên Nợ: - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền
tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu t XDCB (doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có cả hoạt động đầu t XDCB)
- Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá) của hoạt động kinh doanh vào doanh thu hoạt động tài chính;
Bên Có: - Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền
tệ có gốc ngoại tệ (lãi tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu t XDCB (doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có cả hoạt động đầu t XDCB);
- Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh vào chi phí tài chính;
Cách thức hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu khi sử dụng tỷ giá hạch toán đợc minh hoạ nh sau:
* Khi mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Kế toán phản ánh:
Nợ các TK151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133,... (Tỷ giá thực tế)
Có các TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).
đồng thời lợng ngoại tệ chi ra đợc ghi: Có TK 007
* Khi mua chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ ghi nhận nợ bằng ngoại tệ:
- Tại thời điểm ghi nhận nợ, kế toán ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133, (Tỷ giá thực tế)…
Nợ TK 635- Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) Có các TK 331, .. (Tỷ giá hạch toán ).
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).
- Tại thời điểm thanh toán nợ phải trả, kế toán phản ánh: Nợ các TK 331, ... (Tỷ giá hạch toán)
Có các TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán ). và lợng ngoại tệ dùng để thanh toán đợc ghi: Có TK 007
* Khi bán vật t, hàng hoá, dịch vụ thu tiền ngay bằng ngoại tệ:
Kế toán định khoản:
Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán) Nợ TK 635- Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 511, 512, 3331, .(Tỷ giá thực tế)…
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái).
đồng thời phản ánh lợng ngoại tệ thu đợc: Nợ TK 007
* Khi bán chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhận nợ bằng ngoại tệ
- Tại thời điểm bán hàng:
Nợ các TK 131, 136: (Tỷ giá hạch toán)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có các TK 511, 512, 3331: (Tỷ giá thực tế)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
- Tại thời điểm khách hàng trả nợ:
Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán) Có TK 131, 136: (Tỷ giá hạch toán)
đồng thời ghi: Có TK 007
* Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm
ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ này của hoạt động sản xuất, kinh doanh (TK 4131):
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122), 131, 136, 138, 311, 315, 331, 341, 342,...
Có TK 413 (4131)- Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 413 (4131) - Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có các TK111(1112), 112(1122), 131, 136, 138, 311, 315, 331, 341,342,...
* Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm
- Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi:
Nợ TK 413 (4131) - Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
- Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 413 (4131) - Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Đồng thời, với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán cần phải theo dõi sự tăng giảm lợng ngoại tệ tính bằng nguyên tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Nguyên tệ).
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 007 nh sau: Bên Nợ: Số ngoại tệ tăng (nguyên tệ)
Bên Có: Số ngoại tệ giảm (nguyên tệ) D Nợ: Số ngoại tệ hiện còn lại (nguyên tệ)
Cuối năm tài chính, kế toán Công ty căn cứ vào số d Nợ trên tài khoản 007, nhân số d này với tỷ giá thực tế cuối kỳ và đối chiếu với số d trên các tài khoản 1112, 1122; nếu thấy chênh lệch sẽ ghi tăng hoặc giảm trên tài khoản đó (trên TK 1112, 1122), đối ứng với tài khoản 413 (ghi Có hoặc ghi Nợ TK 413) để thực hiện điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm.
Sự tăng giảm ngoại tệ tính bằng nguyên tệ có thể đợc phản ánh trên Sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ (nguyên tệ) mở riêng cho từng loại ngoại tệ theo mẫu sau: Biểu III.1:
Sổ chi tiết tk 007 (nguyên tệ các loại) Loại ngoại tệ: ………….. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tháng n Chứng từ
SH NT
Diễn giải D nợ đầu
kỳ
Số PS trong kỳ
Nợ Có
D nợ cuối kỳ