2. Thực trạng năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế
1.2. Đặc điểm bên trong của công ty 1 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức
1.2.1. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức
Hình 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Hoa
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Hoa đã cho chúng ta thấy các bộ phận, các vị trí quản lý quan trọng của công ty cũng như quan hệ giữa các
GIÁM ĐỐC
PGĐ.
Kinh doanh Kế toán trưởng PGĐ.Sản xuất
Tổ trưởng tổ vận chuyển TP. Kinh doanh Thủ kho Tổ trưởng tổ sản xuất Thủ kho
vị trí, các bộ phận đó theo các tuyến quyền hạn chủ yếu. Nó đã chỉ cho các nhà quản lý và nhân viên của công ty biết họ đang ở đâu trong tổ chức, gắn bó với các bộ phận khác và với tổ chức ra sao.
Công ty TNHH Ngọc Hoa được thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các luật khác có liên quan và theo Điều lệ Công ty đã được đại hội đồng cổ đông thông qua.
Bộ máy tổ chức điều hành của công ty có thể thấy bao gồm: giám đốc công ty, 02 Phó giám đốc phụ trách những bộ phận khác nhau, Kế toán trưởng và các tổ trưởng, trưởng phòng chức năng.
Nếu xét theo cấp quản lý, cán bộ quản lý của công ty được chia thành 3 cấp: Cán bộ quản lý cấp cao, giám đốc của công ty, là người chịu trách nhiệm quản lý toàn diện đối với toàn bộ tổ chức. Ông là người có quyền quyết định chiến lược của công ty, quyết định các chính sách và chỉ đạo các mối quan hệ của tổ chức với môi trường. Ông ta cũng là cán bộ quản lý tổng hợp.
Cán bộ quản lý cấp trung, các phó giám đốc và trưởng phòng kế toán, là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức mà cụ thể ở đây là bộ phận sản xuất, kinh doanh, kế toán. Họ là những người lãnh đạo của các cán bộ quản lý cấp thấp hơn. Trách nhiệm của họ là chỉ đạo quá trình triển khai các chính sách của tổ chức và thiết lập mối quan hệ cân bằng giữa đòi hỏi của những nhà quản lý với năng lực của các nhân viên. Trong trường hợp của công ty, các cán bộ quản lý cấp trung này cũng chính là những cán bộ quản lý chức năng.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở, các trưởng phòng, tổ trưởng, thủ kho, là những người chịu trách nhiệm trước công việc của những người lao động trực tiếp. Họ
không kiểm soát hoạt động của các nhà quản lý khác. Họ cũng được coi là các giám sát viên của công ty.
Giữa các cán bộ quản lý của công ty nhìn chung đã có sự đồng bộ cân xứng cả về số lượng, kỹ năng, tác phong làm việc, do đó, sự quản lý trong công ty có thể được coi là tương đối hiệu quả.
Các cán bộ quản lý đối với bất cứ công ty hay tổ chức nào cũng có vai trò hết sức quan trọng, họ chính là những người quyết định thành công hay thất bại của tổ chức với vai trò: liên kết con người, thông tin và quyết định.
Vai trò liên kết bao hàm những công việc trực tiếp với những người khác. Nhà quản lý là người đại diện cho công ty trong các cuộc gặp mặt chính thức trong vai trò là người đại diện cho công ty, tạo ra và duy trì động lực lao động cho nhân viên nhằm hướng cố gắng của họ tới mục tiêu chung của công ty (vai trò lãnh đạo), đảm bảo mối liên hệ với các đối tác (vai trò người phát ngôn).
Vai trò thông tin bao hàm sự trao đổi thông tin với những người khác. Nhà quản lý tìm kiếm những thông tin phản hồi cần thiết cho nhà quản lý (vai trò giám sát), chia sẻ thông tin với những người trong đơn vị (vai trò ngườu truyền tin), và chia sẻ thông tin với những người bên ngoài (vai trò người phát ngôn).
Vai trò quyết định bao hàm việc ra quyết định để tác động đến con người. Nhà quản lý tìm kiếm cơ hội để tận dụng, xác định vấn đề giải quyết (vai trò ra quyết định), chỉ đạo việc thực hiện quyết định (vai trò người điều hành), phân bổ nguồn lực cho những mục đích khác nhau (vai trò người đảm bảo nguồn lực), và tiến hành đàm phán với những đối tác ( vai trò người đàm phán)
Công ty TNHH Ngọc Hoa được xây dựng theo mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng, tức là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động
trong cùng một lĩnh vực chức năng ( sản xuất, marketing, kế toán) được hợp thành nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.
Quyền hạn chủ yếu trong công ty là quyền hạn trực tuyến, là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.
Điều này khiến số cấp quản lý không nhiều và tầm quản lý của các nhà quản lý cấp cao trở nên rộng hơn.
Logic với các đặc điểm trên là mức độ tập trung trong công ty cao. Khả năng phối hợp giữa các phân hệ, bộ phận là không cao. Sự độc lập giữa các bộ phận, và phân hệ này khiến công ty dường như không phải là một khối thống nhất. Có thể nói đây chính là một sự bất lợi lớn của công ty và là một nhược điểm lớn của cơ cấu tổ chức vì phối hợp vốn được coi là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức, không có phối hợp thì con người trong tổng thể không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những mục tiêu riêng thay vì những mục tiêu chung.