II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập
4. Mua bảo hiểm hàng hoá
Hiện nay, chuyên chở bằng đờng biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong th- ơng mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực luôn có quá nhiều rủi ro tiềm ẩn vợt quá
khả năng kiểm soát của con ngời và tổn thất rủi ro từ biển cả thờng lại rất lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thơng.
Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá là thuộc về bên đối tác nớc ngoài (Bên bán). Tuy nhiên, trong trờng hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hoá là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hoá trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thờng xuyên...) thì công ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hoá (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của ngời bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó không đảm bảo đợc lợi ích cho công ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thờng xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử ngời đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hớng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo nh: Vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau:
Tên, địa chỉ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm.
Tên hàng, số lợng, trọng lợng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã
hiệu.
Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu
(Trên boong, dới hầm, hàng dời...).
Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải.
Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm.
Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nớc nào).
Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm.
Địa chỉ và ngời giám định tổn thất để ngời nhập khẩu có thể mời giám định khi
cần.
Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý.
Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trớc của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm. Nó thờng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, h hỏng hàng hoá đợc bảo hiểm. 5. Làm thủ tục thanh toán:
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thơng mại quốc tế, chất l- ợng của công việc này có ảnh hởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau: Phơng thức thanh toán nhờ thu, phơng thức thanh toán chuyển tiền, phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ...
Trong số các phơng thức thanh toán trên, công ty CIRI thờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi ngời bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng nh L/C cha. Bộ chứng từ thông thờng gồm có: Hoá đơn thơng mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng...
Sau khi bộ chứng từ này đã đợc công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng.
6. Làm thủ tục hải quan:
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bớc nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Trong tờ khai hải quan công ty tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan
những mục nh: Loại hàng, tên hàng, số lợng, khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai).
Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác nh:
02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của
công ty.
01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán).
01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thơng mại.
01 bản sao vận tải đơn.
01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói.
Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hoá của công ty trong đó có ghi tỷ
lệ nội địa hoá mà công ty có đợc.
Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 53%.
Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để công ty tính thuế u đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình nh: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lờng chất lợng của sản phẩm, mẫu sản phẩm đợc in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan.
01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O).
Giấy giới thiệu của công ty.
Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch.
01 bản chính chứng chỉ chất lợng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nớc của
nớc xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nớc xuất khẩu.
(Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào không xuất trình chứng chỉ này thì không đợc phép nhập khẩu - theo chỉ thị của Thủ tớng chính phủ và thông báo của Bộ thơng mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001).
Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty. Hàng hoá đợc tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lợng, số lợng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà công ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lợng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan nh chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... đợc công ty thanh toán vào chi mua hàng.
Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thông quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thông báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí.
Trong trờng hợp phát hiện có sai sót không phù hợp với tờ khai hải quan về số lợng, trọng lợng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới đợc phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì còn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...).
Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.