Tham gia hội chợ và triễn lãm thơng mại là một trong những hoạt động xúc tiến thơng mại hữu hiệu và phù hợp nhất với khả năng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm tìm kiếm mở rộng thị trờng xuất khẩu. Thông qua việc tham gia hội chợ triễn lãm thơng mại, doanh nghiệp trng bày hàng hoá, giới thiệu sản phẩm của mình nhằm mục đích tiếp thị, mở rộng và thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá, ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Hoạt động hội chợ, triển lãm thơng mại của Việt Nam thời gian qua phát triển cả về lợng và chất. Số lợng các hội chợ triễn lãm thơng mại đợc tổ chức trong cả nớc đến năm 2001 đã lên tới hơn 100 so với cha tới một vài chục hội chợ một năm trong những năm đầu 1990. Những năm trớc, các HCTL thơng mại chủ yếu đợc tổ chức tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Trong mấy năm gần đây, hoạt động này đã đợc mở rộng tới nhiều tỉnh thành khác, kể cả ở các tỉnh miền núi nơi mà hoạt động kinh tế và thơng mại cha phát triển. Số các hội chợ triễn lãm thơng mại hớng về thị trờng ASEAN của Việt Nam cũng nằm trong quy luật chung đó.
Hội chợ triễn lãm thơng mại quốc tế của Việt Nam hớng về thị trờng ASEAN đợc tổ chức dới nhiều hình thức. Đó có thể là các hội chợ do VIệt Nam tự tổ chức ở trong nớc và mời các đoàn thơng mại của các nớc ASEAN tham gia để tìm hiểu về thị trờng Việt Nam nh Hội chợ Vietnam Expo, Hội chợ triễn lãm thơng mại tại các cac khu thơng mại mở ở các cửa khẩu biên giới với các nớc ASEAN nh ở Lao Bảo ; hoặc là các hội chợ, triễn lãm mà Việt Nam phối hợp…
với các cơ quan thơng mại của các nớc ASEAN đồng tổ chức tại các nớc sở tại để giới thiệu về thị trờng sản phẩm của Việt Nam và cung cấp thông tin liên quan về tình hình sản xuất và xuất nhập khẩu các sản phẩm đó ở Việt Nam nh Tuần lễ Việt Nam tại Lào, My-an-ma ; hoặc có thể là các hội chợ, triễn lãm th… - ơng mại mà Việt Nam cùng hợp tác với các nớc, các tổ chức thuộc các nớc phi thành viên ASEAN tổ chức để giới thiệu về thị trờng ASEAN cho chính các nớc ASEAN và cho thị trờng quốc tế nh các hội chợ do tổ chức xúc tiến thơng mại Nhật Bản JETRO tổ chức ở Singapore, các hội chợ hàng năm của công ty dịch vụ triễn lãm ADSALE-HONGKONG tổ chức tại các thành phố lớn của châu á- Thái Bình Dơng nh ở Bắc Kinh, TP.HCM, Bangkok, Kulalampur Theo thông…
tin từ Cục XTTM Việt Nam, nhằm đẩy mạnh các hoạt động XTTM nói chung và trên thị trờng ASEAN nói riêng, năm 2003 này Việt Nam sẽ phối hợp với Malayxia tổ chức 3 cuộc hội chợ triễn lãm quốc tế tại nớc này. Đó là hội chợ quốc tế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hội chợ quốc tế thực phẩm và đồ
uống, và triễn lãm quốc tế về quà tặng. Đồng thời Cục XTTM còn tiến hành xây dựng phơng án đăng cai tổ chức hội chợ ASEAN (FTA 2004). Ngoài tổ chức hội chợ Việt Nam còn tham gia tích cực các hội chợ triễn lãm quốc tế giới thiệu hàng hoá và thị trờng ASEAN do các nớc thành viên tổ chức hàng năm, hội chợ ASEAN…
Các hội chợ triễn lãm này là đầu mối thiết lập quan hệ cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu bởi nó quy tụ nhiều yếu tố cơ bản, đáp ứng yêu cầu của bên xuất và bên nhập khẩu: họ đợc trực tiếp kiểm nghiệm sản phẩm, thăm dò phản ứng của khách hàng và của đối thủ cạnh tranh về sản phẩm đợc tr- ng bày, giới thiệu tại hội chợ, họ cũng còn có thể trực tiếp gặp gỡ nhà sản xuất, xuất khẩu sản phẩm mà họ có nhu cầu Hội chợ triễn lãm còn thông tin về khả…
năng đáp ứng nhu cầu hàng hoá, về nguồn hàng và những thông tin khác nh công nghệ mới, dây chuyền sản xuất nguồn hàng mới, các tiến bộ về khoa học kỹ thuật và cả những thông tin về mặt bằng giá cả, về thị tr… ờng, môi trờng đầu t, tiềm năng của các nhà sản xuất, xuất khẩu. Việc thiết lập quan hệ cho xuất khẩu thông qua các hội chợ triễn lãm thơng mại này, vì thế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tiếp thị sản phẩm hơn là việc thiết lập quan hệ xuất khẩu bằng các hình thức khác.
Thông qua việc tổ chức và tham gia các hội chợ triễn lãm thơng mại quốc tế nói trên sản phẩm xuất khẩu của Việt Nam đã có cơ hội tiếp cận sâu hơn vào thị trờng ASEAN. Đó là sự có mặt của các sản phẩm dệt may, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng nhựa gia dụng của Việt Nam ở các thị tr… ờng nh Myanma, Lào, Campuchia, Malaysia là các thị tr… ờng vốn chỉ biết đến sản phẩm xuất xứ từ Thái Lan, Indonesia. Theo thông tin từ Cục XTTM, hiện có gần 100 loại hàng của Việt Nam chiếm 80% thị phần Campuchia, đặc biệt là hàng nhựa Việt Nam không những chiếm lĩnh thị trờng Campuchia mà còn vơn sang cả Thái Lan. Hiện hàng Việt Nam đã đợc ngời tiêu dùng Campuchia tín nhiệm do có chất l- ợng, mẫu mã tơng đơng với hàng Thái nhng giá lại thấp hơn 10-20%.
Số lợng và chủng loại hàng hoá của Việt nam trên thị trờng ASEAN cũng nh kim ngạch trao đổi hàng hoá hai chiều Việt Nam - ASEAN tăng lên đáng kể là nhờ sự đóng góp của hình thức XTTM này.
Vì những lợi ích mà hội chợ triễn lãm thơng mại đem lại, hình thức XTTM này trong thời gian gần đây đợc đẩy mạnh khai thác. Theo một thống kê của Bộ Thơng mại, mỗi năm doanh nghiệp Việt Nam tham gia trên 80 hội chợ triễn lãm. Còn theo Thống kê sơ bộ của Cục XTTM Việt Nam thì: năm 2001 các doanh nghiệp kinh doanh hội chợ triễn lãm đăng ký tổ chức khoảng 200 hội chợ triễn lãm trong nớc (trong đó thực hiện đợc 40-45%) và 120 HCTL ở nớc ngoài (trong đó thực hiện đợc khoảng 30-40%). Tình trạng “lạm phát” hội chợ triễn lãm nh vậy chỉ là sự lộn xộn tạm thời không thể tránh khỏi của thời kỳ đầu cởi trói và mở cửa. Sẽ không có gì đáng nói nếu hội chợ triễn lãm diễn ra theo đúng chức năng cho doanh nghiệp song đa phần doanh nghiệp tham gia hội chợ triễn lãm là xuất phát từ nhu cầu kinh doanh dịch vụ nên quy mô gian hàng Việt Nam rất hạn chế và manh mún. Các doanh nghiệp tham gia triễn lãm thờng chỉ đơn thuần nhằm mục đích bán sản phẩm chứ cha có sự đầu t cho tiếp thị sản phẩm nhằm tìm kiếm một hợp đồng tiêu thụ, xuất khẩu sản phẩm ổn định và dài hạn. Trình độ và kỹ năng tham gia hội chợ triễn lãm của các doanh nghiệp còn thấp. Không ít trờng hợp do thiếu thông tin về thị trờng và hội chợ triễn lãm nên doanh nghiệp đã chọn sai hội chợ hoặc chuẩn bị sai hàng hoá. Nhiều đơn vị tham gia hội chợ một cách bị động không theo kế hoạch, không nghiên cứu trớc thị trờng, không có mục tiêu cụ thể, không chuẩn bị kỹ càng. Ngời đợc cử đi tham dự hội chợ triễn lãm ở nớc ngoài nhng không giao tiếp đợc bằng ngoại ngữ hoặc chỉ quan tâm đến bán lẻ hàng hoá chứ không quan tâm đến giao dịch tìm kiếm khách ký hợp đồng xuất khẩu sản phẩm ổn định.
Trình độ và kỹ năng tổ chức hội chợ triễn lãm của các doanh nghiệp Việt Nam cũng còn nhiều yếu kém. Các đơn vị tổ chức hội chợ triễn lãm của Việt Nam thờng chỉ là nơi cung cấp địa điểm và phơng tiện để trng bày hàng hoá hoặc giúp thu xếp ăn ở đi lại cho những ngời tham gia hội chợ triễn lãm ở nớc
ngoài chứ cha quan tâm và cha có khả năng cung cấp cái mà các doanh nghiệp tham gia cần hơn cả là thông tin thị trờng và bạn hàng. So sánh các hội chợ triễn lãm quốc tế do các doanh nghiệp nớc ngoàI tổ chức, càng thấy rõ hơn sự yếu kém trong tổ chức hội chợ triễn lãm của doanh nghiệp Việt Nam. Quy mô của các hội chợ này không chỉ lớn về số lợng các doanh nghiệp tham gia mà ngay cả hình thức tiếp cận với doanh nghiệp của ta thông qua việc tổ chức hội thảo hay cách thức tổ chức các gian trng bày là một bài học hữu ích cho các doanh nghiệp Việt Nam. Có thể ra một số hội chợ thành công nh: “Triễn lãm quốc tế thiết bị dệt may, da giày” với sự tham gia của 200 doanh nghiệp đến từ Đài Loan, Trung Quốc, Italia, Singapore, trng bày trên 300 gian hàng, chủ yếu giới thiệu các thiết bị ngành dệt may, phụ liệu vải và da giày; triễn lãm “Gốm sứ Giang Tây” ; “Triễn lãm Kinh tế- Thơng mại Hà Bắc” với hơn 100 doanh nghiệp tỉnh Hà Bắc(TQ) tập trung giới thiệu các sản phẩm thế mạnh nh: dệt may, dợc phẩm, linh kiện giao thông vận tải, vật liệu xây dựng...Thành công của các triễn lãm này cho thấy họ đã nghiên cứu thị trờng Việt Nam rất kỹ cả nhu cầu của doanh nghiệp và ngời tiêu dùng Việt Nam. Các kỳ hội chợ triễn lãm quốc tế bên cạnh việc tạo ra các cơ hội XTTM cho các doanh nghiệp nớc ngoài cũng đồng thời đa các doanh nghiệp Việt Nam vào thế phải cạnh tranh bất lợi, nhất là khi sản phẩm các doanh nghiệp nớc ngoài tỏ ra u thế hơn. Phải nhìn nhận rằng đây là một bài học quý về kinh nghiệm tổ chức cũng nh phát hiện thị trờng, XTTM và thúc đẩy xuất khẩu qua các kỳ hội chợ. Việc rút kinh nghiệm qua các kỳ hội chợ từ sức cạnh tranh của doanh nghiệp, hàng hoá nớc ngoài để tìm cách nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, hàng hoá Việt Nam đồng thời cải tiến công tác tổ chức hội chợ triễn lãm cũng nh XTTM của ta là một điều hết sức cần thiết. Về phía doanh nghiệp, nếu không nâng cao kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch XTTM; đặc biệt là kỹ năng xử lý thông tin và nghiên cứu thị trờng, phát triển sản phẩm thì việc tham gia triễn lãm chỉ đơn thuần là hoạt động bán lẻ, thậm chí là dịp tiêu thụ hàng tồn. Và nếu các đơn vị tổ chức triễn lãm còn coi đây là một hoạt động mang tính thơng mại đơn thuần chứ không phải là cơ hội
hỗ trợ XTTM đối với các doanh nghiệp, các nhà sản xuất, các nhà xuất khẩu thì hoạt động hội chợ sẽ đi vào xu hớng ế ẩm, không phát huy vai trò XTTM của nó.