- Sổ chi tiết hàng hoá Bảng kê NXT
Lưu các chứng từ trên
2.5. Kế toán thanh toán với khách hàng.
Tại Công ty thì hình thức thanh toán cũng như thời gian thanh toán được các bên thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế.
Với các khách hàng thường xuyên (các khách hàng có quan hệ buôn bán lâu năm với Công ty) thì Công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng).
Với các khách hàng không thường xuyên hoặc các khách hàng vãng lai thì Công ty thường yêu cầu đặt trước một phần tiền hàng(khoảng 5% đến 10% giá trị Hợp đồng), phần còn lại sẽ được thanh toán dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Công ty hoàn tất việc giao hàng.
Hiện tại ở Công ty các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt nên Công ty không phải lập khoản Dự phòng phải thu khó đòi.
Để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu, Công ty đã mở Sổ chi tiết cho từng khách hàng.
Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Lệnh chuyển Có, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
* Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền cho phòng kế toán hoặc nhân viên giao nhận tại Phòng Kinh doanh sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toán viết Phiếu thu và hạch toán vào tài khoản Vốn bằng tiền.
Hoặc khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng mà Công ty có giao dịch, kế toán sẽ nhập số liệu và hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng.
* Tài khoản sử dụng
Việc theo dõi phải thu khách hàng được thể hiện trên tài khoản 131; Phải thu nội bộ khác được phản ánh trên TK 136.
Tuy nhiên, dù thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán cũng đều sử dụng các tài khoản 131 đối ứng với TK 511 hoặc 136 đối ứng với 511.
Chú thích:
Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 7: Số liệu thanh toán với khách hàng
Sau khi cập nhật số liệu, máy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho các sổ tương ứng.
Cũng giống như phần doanh thu, sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn bán hàng tiền VNĐ”, số liệu phần phải thu khách hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chứng từ; Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng. Và số liệu tại các sổ này được chi tiết theo ngày phát sinh và theo từng hóa đơn.
Sổ chi tiết công nợ củatừng đối tượng
Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo quỹ
hàng ngày Nhật ký