ty cổ phẩn Du lịch và Thương mại –TK
3.3.1.Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu
Để nâng cao hiệu quả trong công tác lập hồ sơ dự thầu, Công ty nên thực hiện những biện pháp sau:
- Có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong hồ sơ dự thầu. Một sự chuẩn bị tốt cần phải có thời gian và các thông tin, tài liệu cần thiết. Do đó, Công ty phải luôn chủ động để kịp thời nắm bắt thông tin về các cuộc đấu thầu để có nhiều thời gian cho công tác chuẩn bị tham gia dự thầu. Thời gian để hoàn thiện một hồ sơ dự thầu là từ khi thông báo mời thầu được đăng tin cho đến thời điểm đóng thầu, khoảng thời gian này không dài, trong khi đó khối lượng công việc cần tiến hành để hoàn thiện
hồ sơ dự thầu là rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong Công ty. Hiện tại, một hoặc một số nhân viên thuộc phòng xuất nhập khẩu sẽ đảm đương toàn bộ công việc từ khâu tìm kiếm thông tin cho đến khâu hoàn thiện hồ sơ tham dự đấu thầu. Thay vào đó, Công ty nên tiến hành chuyên môn hóa công tác tham gia đầu thầu. Phân chia công việc thành nhiều phần và giao cho từng bộ phận chuyên trách. Ví dụ, việc chuẩn bị hồ sơ liên quan đến yếu tố kỹ thuật sẽ do những người nắm vững chuyên môn về máy móc thiết bị đảm nhiệm, trong khi đó việc chuẩn bị các tài liệu có liên quan đế mặt tài chính nên để bộ phận kế toán thực hiện.
- Công ty cần tổ chức các buổi họp tổng kết định kỳ để rút ra những bài học, kinh nghiệm trong công tác đầu thầu để tránh lặp lại những sai lầm không đáng có, nâng cao hiệu quả đấu thầu.