I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại
Bộ trởng ra quyết định sáp nhập 2 công ty và thành lập công ty du lịch và xúc tiến thơng mại - đồng thời ra quyết định bổ
nhiệm giám đốc mới cho công ty
Công ty thực hiện việc đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Công ty du lịch và xúc tiến th-
ơng mại chính thức ra đời
24/9/1993
2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý Công ty
Qua sơ đồ ta có thể thấy cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty tơng đối đơn giản và thống nhất. Công ty du lịch và xúc tiến thơng mại có phạm vi kinh doanh rộng và bên cạnh khách sạn Thơng mại (giữa vai trò quan trọng nhất của Công ty) còn có cửa hàng Tràng Tiền và trung tâm dịch vụ Đội Cấn nên các Công ty trực thuộc cũng vẫn có sự độc lập cần thiết để chủ động trong kinh doanh.
Khách sạn Sunway là một khách sạn liên doanh với tập đoàn Sunway của Malayxia, phần góp vốn của Công ty là 29 %, có 2 thành viên trong hội đồng quản trị nên có thể dễ dàng thấy rằng tiếng nói của Công ty trong liên doanh không thể so sánh với nớc bạn. Tuy nhiên chủ trơng liên doanh là tất yếu trong bối cảnh hội nhập nền kinh tế thế giới và để thúc đẩy ngành du lịch đầy tiềm năng nhng thiếu vốn đầu t của chúng ta.
Giám đốc Phó giám đốc
Công ty liên doanh khách sạn Hà Nội Sunway Phòng tổ chức hành chính Lễ tân Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh nghiệp vụ Cửa hàng KD tổng hợp Tràng Tiền Khách sạn Thương mại Trung tâm dịch vụ Thư ơng mại Đội
Cấn
Buồng Nhà
Trung tâm dịch vụ Đội Cấn cũng có ngành nghề kinh doanh chính là khách sạn. Trung tâm hoạt động theo kiểu lấy thu bù chi, nộp khấu hao tài sản, hạch toán báo sổ. Trung tâm tự chủ về kế hoạch kinh doanh, tài chính, nhân sự lao động và tiền lơng song phải phù hợp với kế hoạch chung của Công ty và báo cáo với Công ty trớc khi thực hiện.
Cũng giống với trung tâm dịch vụ Đội Cấn, cửa hàng Tràng Tiền hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi, tuy nhiên cửa hàng có thể chủ động dễ dàng trong việc thay đổi ngành nghề kinh doanh để phù hợp với thị trờng. Ví dụ, trớc kia cửa hàng kinh doanh đồng hồ còn bây giờ cửa hàng chuyển sang kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ.
2.3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Theo sơ đồ trên thì Giám đốc là ngời điều hành cao nhất, là ngời có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động kinh doanh của Công ty trớc Bộ thơng mại và pháp luật. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của 3 phòng: Phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng kinh doanh nghiệp vụ. Riêng khách sạn Sunway là khách sạn liên doanh với Malayxia thì hoạt động có những đặc thù riêng. Phần vốn góp của Công ty trong liên doanh là 29%, công ty cử hai thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, một giữ chức phó tổng giám đốc, một tham gia vào phòng quản lý nhân sự, ngoài ra còn có một ngời phụ trách kế toán.
Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch các chính sách kinh doanh và trực tiếp phụ trách công việc kinh doanh của Công ty và khách sạn.
Các phòng giúp việc cho Giám đốc sẽ điều phối hoạt động của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Tràng Tiền, trung tâm dịch vụ thơng mại Đội Cấn và khách sạn Th- ơng Mại theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng. Cụ thể nh sau:
+ Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh, tổ chức xây dựng bộ máy quy hoạch cán bộ, quản lý nhân sự, xây dựng và quản lý định mức lao động, tiền lơng, ...
+ Phòng kế toán: có nhiệm vụ xây dựng và quản lý về ngân quỹ, theo dõi thu chi, quản lý tài chính vốn, quản lý hớng dẫn hoá đơn chứng từ, tình hình thực hiện chi tiêu tài chính và các hoạt động kế toán của Công ty.
+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng chiến lợc chính sách kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn trực tiếp kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất, thực phẩm ăn uống phục vụ cho kinh doanh khách sạn. Việc tổ chức tiếp thị quảng cáo, tổ chức hội nghị, tiệc cới, hớng dẫn du lịch, lữ hành cũng là nhiệm vụ của phòng.
Khách sạn Thơng mại bao gồm các bộ phận: Lễ tân, tổ buồng, tổ bar, nhà hàng, tổ bảo vệ, tổ kỹ thuật đây là những bộ phận lao động trực tiếp trong khách sạn.
Bộ phận lễ tân: là bộ phận quan trọng nhất đòi hỏi nhân viên phải thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ và nắm vững nghiệp vụ kinh doanh của khách sạn, nhạy bén trong giao tiếp. Mọi yêu cầu của khách hàng đều đợc thông qua phòng lễ tân, rồi từ đó nhân viên lễ tân sẽ liên lạc đến các bộ phận cần thiết khác để phục vụ khách nhanh nhất, tốt nhất.
Bộ phận nhà hàng: phục vụ khách hàng 24/24 giờ và cũng đảm nhiệm phục vụ tiệc hay hội thảo khi có sự kiện đó diễn ra.
Bộ phận buồng: bộ phận này chịu trách nhiệm về toàn bộ nội ngoại thất phòng ở khách sạn. Các nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ phải dọn dẹp, làm vệ sinh phòng cho khách hàng ngày và theo yêu cầu của khách, ngoài ra họ còn phải đảm bảo đầy đủ đồ dùng hàng ngày cho khách nh: khăn mặt, khăn tắm, xà bông, ...
Bộ phận bếp: có chức năng chế biến các món ăn phục vụ theo yêu cầu hàng ngày của khách hàng. Chất lợng phục vụ của bộ phận này đợc đánh giá rất cao, đặc biệt là các món ăn Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp. Đây là kết quả của việc tuyển chọn khắt khe cùng với chế độ u đãi đặc biệt với các đầu bếp của Công ty.
Bộ phận bảo vệ: Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo an toàn an ninh cho khách sạn và cho khách hàng đang lu trú tại khách sạn.
Bộ phận kỹ thuật: Có nhiệm vụ theo dõi, bão dỡng, sửa chữa các thiết bị về điện nớc ... của khách sạn.
Bộ phận tạp vụ: bộ phận này phụ trách công việc thu dọn vệ sinh sạch sẽ toàn khuôn viên của khách sạn. Ngoài ra, bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dụng cụ, đồ dùng cần thiết cho nhà hàng và khách sạn.
3. Những hoạt động kinh doanh của công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại
Công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại chủ yếu kinh doanh ngành khách sạn. Khách sạn Thơng mại của công ty chiếm tỷ trọng 93% toàn công ty. Khách sạn Th- ơng mại kinh doanh dịch vụ lu trú là chủ yếu. Khách san có 60 phòng nghỉ với mức giá khác nhau từ loại 1 đến loại 3. Bên cạnh dịch vụ lu trú các hoạt động nh nhận đặt tiêc cới, phục vụ hội thảo, cho thuê hội trờng, kinh doanh đồ lu niệm, dịch vụ massage... cũng thuộc sự quản lí của khách sạn. Ngoài khách sạn Thơng mại , nhà hàng Thơng mại và nhà hàng Hàn Quốc kinh doanh hoạt động ăn uống đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách lu trú tại khách sạn và khách du lịch. Nhà hàng Hàn Quốc chuyên phục vụ các món ăn hải sản và các món ăn truyền thống của Hàn Quốc. Nhà hàng Thơng mại phục vụ đồ ăn sáng cho khách lu trú và đảm nhận tiệc cới, phục vụ hội thảo khi các sự kiện đó diễn ra. Các quầy Mini Bar, Lobby Bar phục vụ các đồ uống và đồ ăn nhanh cho khách.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại.
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, toàn đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ h- ớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (thờng là một tuần) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phòng kế toán trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác nh ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm có 5 ngời. Một nhân viên kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ, một nhân viên làm thủ quỹ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại.
Kế toán khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực nh phòng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage kế toán phản… ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu nh hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế toán theo dõi tình hình kinh doanh phòng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ tân về số lợng phòng đang đa vào kinh doanh hay phòng có khách, số lợng phòng vẫn
Kế toán khách sạn Kế toán TSCĐ, vậtliệu Kế toán trưởng
còn trống. Ngoài ra kế toán còn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hoá là các đồ lu niệm bán cho khách du lịch v.v…
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu.
Kế toán tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty.
Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lợng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt.
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm trớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra công tác chỉ đạo, công tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nớc ban hành. Ngoài ra, kế toán trởng là ngời tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế toán quyết toán tài chính theo quy định nhà nớc và đảm nhiệm các phần hành kế toán còn lại.
Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thông tin kế toán, đồng thời giảm nhẹ khối lợng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 114TTC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung.
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Du lịch và xúc tiến thơng mại. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ. Hình thức này có một số đặc điểm đó là kết hợp trình từ ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là sổ Nhật ký-chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng công cuối tháng ở Nhật ký chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ cái). Nhật ký chứng từ đợc sử dụng ở công ty, phân loại các nghiệp vụ có liên quan đến bên có và bên nợ của một tài khoản ví dụ nh nhật ký chứng từ số 1 đợc ghi vào cuối tháng dựa trên cơ sở sổ thu tiền, sổ chi tiền ( các sổ này đợc ghi chép hàng ngày).
2.2. Các loại sổ kế toán của hình thức nhập ký chứng từ.
ở hình thức kế toán này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái. Các sổ chi tiết là các sổ kế toán đợc mở theo từng hoạt động kinh doanh, từng đối tợng tập hợp chi phí, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp.
Hệ thống sổ tổng hợp của hình thức nhật ký chứng từ bao gồm 10 Nhật ký chứng từ đợc đánh số từ 1 đến 10. Trong thực tế, doanh nghiệp thờng sử dụng 4 Nhật ký chứng từ chủ yếu và một số bảng kê thông dụng.
Sau đây là hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ đợc sử dụng ở doanh nghiệp.
Bảng kê một số Nhật ký chứng từ và bảng kê đợc sử dụng ở công ty
Bảng kê Nhật ký chứng từ
-Bảng kê chi tiết TK 131. -Bảng kê chi tiết TK 133. -Bảng kê chi tiết TK 138. -Bảng kê các khoản tạm ứng. -Bảng kê chi tiết TK 152. -Tổng hợp bảng kê TK 156. -Bảng kê chi tiết TK 214.
-Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số 2. -Nhật ký chứng từ số 7. -Nhật ký chứng từ số 8.
Ngoài việc sử dụng một số sổ kế toán tổng hợp, để phục vụ cho công tác quản lý hạch toán và yêu cầu của doanh nghiệp, kế toán còn mở thêm các sổ kế toán chi tiết nh sổ thu, sổ chi, sổ theo dõi tiền lơng và thu nhập đối với cán bộ công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán đối với ngời bán TK 331, sổ chi tiết thanh toán dối với khách hàng TK 131…
2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Qua sơ đồ trên ta thấy việc hạch toán xuất phát từ chứng từ gốc sau đó đợc hạch toán vào sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết và ghi vào bảng phân bổ. Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên do đó việc hạch toán đợc thực hiện hàng ngày. Cuối tháng, số liệu đợc tổng hợp trên sổ chi tiết để ghi vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ có