2. Quá trình tổ chức Hội chợ thơng mại của VINEXAD
3.2. những mặt tồn tại
a. Về địa diểm tổ chức
Tuy kinh doanh trong lĩnh vực Quảng Cáo và Hội chợ thơng mại lâu năm nh- ng do điều kiện cha cho phép nên công ty cha có một địa điểm tổ chức riêng mình , do vậy Công ty luôn bị động trong vấn đề chuẩn bị địa điểm tổ chức , ngay cả với EXPO hàng năm vào tháng 4 do Bộ Thơng mại chủ trì , VINEXAD phải thuê khu triển lãm GiảngVõ ( VEFFAC)với diện tích 8900 m2 trong nhà và 30.000 m2 ngoài trời ,chi phí thuê khu triển lãm này rất cao , thể hiện trong bảng
Mặt khác khu triển lãm Giảng võ lại thuộc sự quản lý của 4 đơn vị : Bộ Thơng mại , Bộ Văn hoá , Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam , UBND thành phố
Hà nội .Do đó việc thuê địa điểm là rất khó khăn . Trong khi đó , VINEXAD hàng năm tổ chức một số lợng khá lớn các HCTL thơng mại :
42 46 49 45 52 0 10 20 30 40 50 60 2000 2001 2002 2003 2004 Năm Số hội chợ
Ngoài khu Triển lãm Giảng võ , đối với các Hội chợ thơng mại có quy nhỏ trên địa bàn Hà nội, công ty thờng thuê khu triển lãm Vân hồ và cung Văn hoá Việt Xô. Tại thành phố Hồ chí minh , công ty cũng phải thuê địa điểm trng bày tại khu hội chợ triển lãm Quang Trung .
Khi tổ chức ở các địa phơng khác trên cả nớc , VINEXAD luông phải kết hợp với chính quyền và đơn vị chức năng sở tại để thuê địa điểm tổ chức Hội chợ thơng mại . các Hội chợ thơng mại này thờng chỉ bao gồm những đơn vị địa phơng và chủ yếu là mang tính chất giới thiệu thành tụ kinh tế của các địa phơng .
b. về lựa chọn và mời khách
Để mời khách công ty thờng chỉ dựa vào nguồn tài liệu chính là niên giám thống kê , danh sách các công ty đãtham dự Hội chợ thơng mại trớc đó . Do vậy , công ty thờng không có đủ thông tin thị trờng , không nắm đợc chính xác các nhu cầu tham gia . Có những trờng hợp Doanh nghiệp không hề có nhu cầu lại đợc nhận giấy mời tham dự , trong khi doanh nghiệp có nhu cầu thật sự thì lại không nhận đợc giấy mời tham dự , đến khi các doanh nghiệp này gửi th xin tham dự thì công ty đã sắp xếp xong chỗ .
ở trong nớc việc gửi đơn đăng ký mời có chồng chéovà trùng lặp . Có khi một đơn vị nhận từ 2 10 giấy mời tham dự . Việc này làm cho khách tham dự rất khó– chịu và lãng phí thời gian .
Riêng việc gửi giấy mời đến tới các doanh nghiệp ở các nớc thì cha đợc nghiên cứu cụ thể .THông qua Đại sứ quán hay các Thơng vụ của Việt nam và một số danh sách mà dựa vào các quyển catalogues Hội chợ thơng mại hàng năm của Việt nam hoặc của nớc ngoài.Việc làm này cha đạt hiệu quả cao , theo tôi công việc đầu tiên là phải bám theo mục đích, nội dung nghiên cứu thị trờng và mặt hàng chủ yếu , từ đó lựa chọn các nớc và khu vực đáng quan tâm .Sau đó mới liên lạc với các cơ quan liên quan để bàn bạc vàký kết hợp đồng đại lý về mời khách . Việc xác định quyền lợi , phần trăm hoa hồng ở đây là cực kỳ quan trọng .Về công tác này kể cả việc vận động trong nớc cũng vậy , hoạt động vận động mời khách tham dự là tốn kém nhiều công , của , thời gian và là khâu mấu chốt của Hội chợ thơng mại . Cũng cần lu ý đối tợng tham gia gồm :
+ Các khách tham dự trong nớc + Các khách tham dự ngoài nớc .
Ngoài ra , mối quan hệ quốc tế của công ty còn hạn chế do VINEXAD cha có đại diện chính thức ở nớc ngoài để vận động trực tiếp khách hàng tham gia vào Hội chợ thơng mại do công ty tổ chức .
c. về cung cấp thông tin cho khách hàng
Công ty thờng cung cấp các thông tinkhông đầy đủ về thị trờng Việt nam . Với các doanh nghiệp nớc ngoài thì một trong những điều quan trọng nhất là các thông tin về văn hoá , phong tục tập quán , sở thích ngời tiêu dùng...những thông tin này sẽ giúp họ khỏi bỡ ngỡ khi tham gia vào một thị trờng hoàn toàn khác với họ .Tuy nhiên do việc nghiên cứu và tiếp thị còn kém , cha có đối tác tích cực tại các miền và các khu vực , do vậy một số doanh nghiệp nớc ngoài tham gia Hội chợ thơng mại của VINEXAD gặp khó khăn trong việc gặp gỡ đối tác , khách hàng chính của họ để đặt quan hệ và ký kết hợp đồng .
20000 24000 26000 32000 42000 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000 2000 2001 2002 2003 2004 Năm Số lượt khách
d. Cơ sở vật chất kỹ thuật , dịch vụ đầu t cha sâu
Khâu cho thuê các dụng cụ và thiết bị đầu t cho gian hàng , cha nói đến giá cả không công khai hay thay đổi vì do không có sẵn mà thờng chỉ khi khách yêu cầu thì đi thuê. Cha chịu đầu t các thiết bị theo yêu cầu nh : tủ bày hàng các loại , các loại giá đỡ , tivi video , tủ lạnh,...do vậy thờng bị động về nhiều ván đề . Có những vật dụng quá xấu , quá yếu và hình thức không đẹp ...Riêng phần dàn dựng thì khá tốt , thờng không bị kêu ca .Cũng có lý do là vì hầu hết các đơn vị làm việc này là các văn phòng đại diện của nớc ngoài nh PICO, CADIVI..
Giới thiệu các loại dịch vụ phục vụ Hội chợ thơng mại nh : đơn vị vận chuyển , đơn vị cho thuê các thiết bị phụ , cây cảnh , hotel...tại Việt nam . Việc phục vụ còn nhiều ách tắc do ảnh hởng chung của nền kinh tế Xã hội. Vấn đề này không dễ giải quyết một sớm , một chiều .Mặc dù vậy việc nhiên cứu để hạn chế những thiếu sót , sơ xuất vãn cần thiết , ngay tủtục Hải quan , thể lệ tham dự cũng cần xem xét . Thí dụ nh việc khách tham dự đồng ý đăng ký tham dự xong việc sắp xếp chỗ tham dự cha đợc xác định dứt khoát hay có đợc xác định thì sau này cũng có thể bị đổi đi chỗ khác hay BTC quy định phải nộp 50% số tiền đặt cọc trên tổng giá trị thì mới đợc xếp chỗ , trên thực tế ngời nắm giữ sơ đồ các gian hàng không thi hành vì một số lý do nh : ngời xếp chỗ không phải là ngời trực tiếp mời khách , ngời xếp chỗ không công khai vị trí sắp xếp , sự gắn bó giữa phòng tài vụ và phòng mời khách và ngời xếp chỗ .Ngoài ra còn có các lý do chủ quan cũng có khi BTC sợ khách tham dự không tham gia .
Dẫn đến những bất cập về nghiệp vụ , hầu hết không biíet ngoại ngữ , không đợc quán triệt tốt các nhiệm vụ do vậy dù số lợng đông vẫn không tránh khỏi làm ảnh hởng đến tiến độ chuẩn bị và tổ chức của hội chợ. Hoàn thiện công tác tổ chức, quản trị xúc tiến thơng mại.
Công ty cần tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ dự án nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của họ. Công ty cũng nên xây dựng một phòng ban marketing, trong đó các nhân viên đảm nhiệm hoạt động nghiên cứu thị trờng và lập ra các dự án kinh doanh cho toàn bộ Công ty, sau đó phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng trung tâm để thực hiện dự án đó.
Ban quản trị Công ty đợc cung cấp đầy đủ thông tin từ bốn hệ:
- Hệ báo cáo nội bộ: cung cấp các nhân tố lực lợng bên trong của bản thân Công ty, thông tin này phải đợc thờng xuyên cập nhật. Ban lãnh đạo Công ty cần yêu cầu các trung tâm cung cấp báo cáo về tình hình hoạt động từng tháng, quý, thành lập các bộ hồ sơ để có thể nắm rõ tình hình hoạt động của Công ty.
- Hệ điều tra marketing xúc tiến thơng mại: cung cấp cho lãnh đạo Công ty các thông tin về môi trờng bên ngoài. Các thông tin này có thể đợc thu thập từ các Bộ, Ngành có liên quan, từ những nguồn dữ liệu thứ cấp... và từ bộ phận nghiên cứu thị trờng của Công ty.
- Hệ nghiên cứu marketing xúc tiến thơng mại: ban quản trị Công ty cũng cần nghiên cứu môi trờng marketing xúc tiến thơng mại từ đó có những dự báo về tình hình trên thị trờng, hoạt động của ngành cũng nh của Công ty.
- Hệ phân tích marketing xúc tiến thơng mại: toàn bộ những thông tin thu thập đợc từ ba hệ trên đợc ban lãnh đạo phân tích, kết hợp từ đó xác định các thông điệp thông tin cho các tập khách hàng của mình.
f. Hơn nữa, hiện nay có tình trạng hội chợ triển l m. diễn ra quá nhiều .ã
Nhiều hội chợ triển lãm với nội dung tơng tự nhau đợc tổ chức nối tiếp làm cho số lợng khách tham dự cũng nh khách tham quan bị phân tán, doanh nghiệp không biết nên tham gia hội chợ triển lãm nào. Điều này làm cho quy mô của các hội chợ giảm đi gây khó khăn cho Công ty trong việc lấy doanh thu bù đắp cho chi phí tổ chức hội chợ.
g- Một khó khăn nữa là nhận thức của các doanh nghiệp lớn và Công ty t nhân trong nớc về tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến thơng mại nói chung, của quảng cáo và hội chợ triển lãm thơng mại nói riêng còn cha cao. Họ chỉ chú ý đến chi phí tham dự mà hầu nh không quan tâm tới hiệu quả, bên cạnh đó đặc thù của sản phẩm dịch vụ là khó đánh giá chất lợng nên chỉ một sai sót nhỏ trong công việc cũng có thể làm mất uy tín của Công ty trên thị trờng. Việc định giá sản phẩm của Công ty cũng nh để khách hàng chấp nhận mức giá đó là không dễ dàng.
Một số hình ảnh về Hội chợ thơng mại quốc tế VN EXPO 2005
Sáng 6-4 , Hội chợ thơng mại quốc tế EXPO 2005 đã khai mạc tại trung tâm triển lãm Giảng Võ Hà nội với sự tham gia của các quan chức Chính phủ , các– đoàn Doanh nghiệp trong và ngoài nớc .
Với chủ đề ‘ Việt nam – tiềm năng , cơ hội và phát triển , Hội chợ th‘’ ơng mại lần này thu hút gần 500 doanh nghiệp Việt nam và quốc tế thuộc các ngành hàng : chế biến thực phẩm và đồ uống , hoá chất và phân bón , máy móc công nông nghiệp , thiết bị y tế , dợc phẩm , mỹ phẩm , thiết bị điện , điện tử , tin học , phơng tiện giao thông vận tải và phụ tùng , dệt may mặc , đồ da , nông nghiệp , thuỷ–
sản , xây dựng , đồ nội thất , giấy , văn phòng phẩm , thuỷ tinh và nhựa , thủ công mỹ nghệ , khai khoáng ,...tham gia tại 700 gian hàng . Trong đó có hơn 200gian hàng của các doanh nghiệp nớc ngoài đến từ hơn 20 quốc gia và khu vực trên thế giới .
Trong số 200 gian hàng của các doanh nghiệp nớc ngoài có 10 gian hàng quốc gia đại diện của các nớc , khu vực và lãnh thổ nh : CH Sec , Cuba , Trung quốc , Hàn quốc , Indonesia , Malaysia , Xingaore , Đài loan , Hồng kông , Pakistanc, Myanmar.
Theo Ban tổ chức , trong khuôn khổ Hội chợ thơng mại EXPO 2005 sẽ diễn ra Triển lãm chuyên đề về đồ gỗ nội thất và thủ công mỹ nghệ xuất khẩu . Đây‘’ ‘’ là ngành hàng nằm trong danh mục hàng hoá trọng điểm của chơng trình XTTM trọng điểm Quốc gia 2005.
Ngoài ra , trong thời gian Hội chợ thơng mại sẽ diễn ra toạ đàm “ Xây dựng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong quá trình hội nhập AFTA và WTO ‘’. Hội thảo Chống hàng giả và bảo vệ th‘’ ơng hiệu Việt nam , toạ đàm kinh tế th‘’ - ơng mại giữa các doanh nghiệp Việt nam với doanh nghiệp nớc ngoài . Đồng thời theo thông lệ , Ban tổ chức sẽ xét thởng và trao tặng Huy chơng Vàng VN EXPO 2005 cho các sản phẩm có chất lợng cao và sức cạnh tranh trên thị trờng thế giới .
Hội chợ thơng mại quốc tế EXPO 2005 là cơ hội để các doanh nghiêp trong nớc trực tiếp xúc tiến , đàm phán thơng mại , giới thiệu các dự án đầu t với các doanh nghiệp quốc tế tham gia Hội chợ thơng mại và hơn 80 đoàn doanh nhiệp cuả các quốc gia lãnh thổ nh : Hoa Kỳ , Anh , Malaysia , Trung quốc , Tiểu Vơng quốc ARâp thống nhất , Mông cổ , Nhật , australian , Xyri , Đài loan , Hồng kông .... tới tham quan làm việc . Đặc biệt là các nhà nhập khẩu và buôn bán các ngành hàng thủ công mỹ nghệ , trng trí nội thất , Dệt may , y dợc...
Theo BTC VINEXAD , với sự chuẩn bị đầy đủ và kinh nghiệm của 14 năm liền tổ chức EXPO 2005 hứa hẹn nhiều thành công , góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu , thực hiện mục tiêu giá trị xuất khẩu năm 2005 đạt 31.5 tỷ USD.
Theo ông Lơng văn Tự – Thứ trởng Bộ Thơng mại Việt nam nói rằng : Việt‘’ nam EXPO 2005 sẽ là nơi tiếp xúc đàm phán thơng mại , giới thiệu dự án đầu t lớn nhất trong năm của Việt nam .‘’
Hàng không bán / Hàng mẫu chỉ để trng bày / Tìm đối tác /
Đó là những tấm biển có thể bắt gặp ở hầu hết các gian hàng tại VN EXPO 2005. Doanh nghiệp đến đay không chỉ để bán hàng , mà để quảng bá sản phẩm , tìm kiếm đối tác cho những thơng vụ lớn . Đó là một điểm chung của các Hội chợ th- ơng mại EXPO mang tầm quốc tế và khu vực mà VN EXPO đã đạt đợc . VN EXPO bớc đầu đã trở thành một thơng hiệu uy tín với các doanh nghiệp.
Ông Nguyễn thế Hng , Giám đốc công ty TNHH Tiến Đạt nói : Tôi cũng nh‘’ một số doanh nghiệp khi mới tiếp cận và đa công nghệ mới về Việt nam thì việc đầu tiên là cung cấp công nghệ đấy . Chúng tôi hiểu rằng EXPO này có nhiều cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ đối tác và tìm đầu ra , tìm nhà phân phối sản phẩm khi ra nớc ngoài ‘’
Theo Cục phó cục XTTM Đỗ thắng Hải thì VN EXPO là một trong hai Hội chợ thơng mại mang tính quốc gia và nếu so với khu vực thì nó chỉ thua kém Hội chợ thơng mại Quốc tế Quảng Châu Trung quốc , còn đặt ạnh các n– ớc Đông Nam ắ thì không hề kém cạnh
Về uy tín , và hiệu quả , VN EXPO hoàn toàn có thể trở thành một th‘ ơng hiệu mạnh ở khu vực . Theo ông Nguyễn Văn Ngân Phó Tổng giám đốc‘ – VINEXAD VN EXPO đá có những b– ớc tiến lớn trong vòng 15 năm qua : Từ quy mô 200 gian hàng những năm đầu 90 , đến 400 gian vào giữa những năm 90 , tiến đến 500 600 gian hàng vào đầu năm 2000 và năm nay là 700 gian , các gian– hàng Quốc tế cũng tăng từ 100 200 gian nh– hiện nay . Đặc biệt là hiệu quả đợc chứng minh ngay ở trị giá hợp đồng mà DN ký kết trong kỳ Hội chợ thơng mại đã tăng một cách ấn tợng
Trị giá hợp đồng ký kết trong các kỳ hội chợ VN EXPO
+ 1991-1992 : 40-50 triệu $ + 1994-1995 : 100 triệu $ + 2000 : 200 triệu $ + 2004 : 273 triệu $
+ 2005 ( dự kiến ) :> 300 triệu $
Tuy nhiên , để thực sự mang một tầm cao , một đẳng cấp mới thì VN EXPO phải trở thành một hội chợ chuyên tâm về xuất khẩu đúng nh tên của nó . Và theo ông Đỗ thắng Hải , trớc mắt BTC vẫn còn rất nhiều việc phải làm : đó là cần khắt khe hơn nữa trong việc lựa chọn các khách hàng tham gia Hội chợ thơng mại , kiên
quyết không vì mục tiêu lợ nhuận mà dễ dãi thu nạp những doanh nghiệp bán lẻ để biến thành một hội chợ tiêu dùng . Đó là việc nâng cao chất lợng các hoạt động phụ trợ nh Hội thảo , giao dịch , tham quan và hậu họi chợ . Kỳ vọng cao‘ ’