hàng của Trung tâm Thơng mại INTIMEX.
Qua việc phân tích và đánh giá tình hình hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thơng mại INTIMEX ở chơng II, ta thấy rằng bên cạnh một số kết quả đạt đợc vẫn còn rất nhiều hạn chế trong công tác tạo nguồn, mua hàng. Mặc dù Trung tâm đã xác định đợc tầm quan trọng của việc đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh ( chính là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Siêu thị INTIMEX) nhng việc đa ra đợc một chiến lợc hoàn chỉnh về nguồn hàng là cha có. Công tác lập kế hoạch tạo nguồn, mua hàng mới chỉ mang tính chất định hớng, chung chung, cha cụ thể, rõ ràng. Các đơn hàng đợc lập có độ chính xác cha cao dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán. Nguồn hàng của Trung tâm khá phong phú tuy nhiên phần lớn vẫn phải nhập thông qua các nhà phân phối. Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán chậm do đó giá hàng hoá nhập vào cao gây ảnh hởng không tốt tới khả năng bán hàng. Thêm vào đó môi trờng cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Số lợng các siêu thị ở Hà Nội ngày một nhiều hơn. Tr- ớc những khó khăn và hạn chế đó để thực hiện đợc các mục tiêu cũng nh chiến lợc kinh doanh dài hạn đòi hỏi Trung tâm Thơng mại INTIMEX phải đa ra đợc những giải pháp khắc phục những hạn chế cũng nh những khó khăn mà Trung tâm đang phải đối mặt. Dới đây là một số giải pháp và ý kiến mang tính chất chủ quan của bản thân, tôi xin đợc đa ra nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thơng mại INTIMEX, cụ thể là các giải pháp cho hoạt động kinh doanh của siêu thị INTIMEX.
II.1. Các giải pháp về phía Trung tâm.
Nguyên nhân những hạn chế và khó khăn của Trung tâm có thể xuất phát từ chủ quan hoặc khách quan. Nhng chủ yếu là các nguyên nhân xuất phát từ chủ quan của Trung tâm. Do đó trớc tiên chúng ta hãy xem xét đến những giải pháp về phía Trung tâm.
II.1.1. Xây dựng chiến lợc về nguồn hàng.
Chiến lợc nguồn hàng là chiến lợc bộ phận của chiến lợc kinh doanh. Chiến lợc nguồn hàng phải luôn đảm bảo phù hợp với chiến lợc kinh doanh. Cũng nh chiến lợc kinh doanh, khi xây dựng chiến lợc nguồn hàng và quản trị hoạt động tạo nguồn, mua hàng theo chiến lợc doanh nghiệp sẽ hạn chế đợc những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Khi có chiến lợc nguồn hàng mọi công việc trong công tác tạo nguồn, mua hàng sẽ đợc tiến hành theo sự thống nhất chung, tránh đợc những sai sót có thể xảy ra. Với một chiến lợc dài hạn đã đặt ra, để thực hiện đợc nó đòi hỏi Trung tâm phải xây dựng và hoàn thiện đợc chiến lợc về nguồn hàng. Trên cơ sở chiến lợc nguồn hàng Trung tâm đã đa ra cho Siêu thị INTIMEX là tập trung vào hàng thực phẩm, coi hàng thực phẩm là mặt hàng dẫn đờng của Siêu thị, Trung tâm cần cụ thể hoá và hoàn thiện các nội dung của một chiến lợc nguồn hàng. Trong chiến lợc nguồn hàng Trung tâm cần xác định đ- ợc các yếu tố sau:
- Tỷ lệ giữa hàng thực phẩm và các ngành hàng khác (bao gồm hàng mỹ phẩm và chất tảy rửa và hàng dụng cụ gia đình).
Trong mỗi ngành hàng cần xác định: - Tỷ lệ giữa hàng nội và hàng ngoại. - Mặt hàng nào sẽ mua trong nớc. - Mặt hàng nào sẽ trực tiếp nhập khẩu. - Mặt hàng nào sẽ lấy từ các nhà phân phối
- Mặt hàng nào sẽ lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất.
Một chiến lợc nguồn hàng tốt không những phải đảm bảo đợc tính ổn định của nguồn hàng, sự phong phú, đa dạng, chất lợng và giá cả phù hợp mà còn phải đảm bảo đợc khả năng kiểm soát nguồn hàng. Chính vì vậy, sau khi xác định đợc các mục tiêu định hớng, các chỉ tiêu đa ra Trung tâm cần phải đa ra những chính sách, biện pháp để thực hiện. Các nhóm biện pháp cần có:
- Nhóm biện pháp nhằm tăng số lợng mặt hàng, tỷ trọng hàng hoá tự nhập khẩu.
- Nhóm biện pháp nhằm tăng số lợng mặt hàng, tỷ trọng mặt hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất.
- Nhóm biện pháp nhằm củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp.
II.1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng.
Nghiên cứu thị trờng là công tác đặc biệt quan trọng không chỉ khi lập kế hoạch kinh doanh. Để tạo đợc một nguồn hàng tốt, ổn định, phong phú, chất lợng, giá hợp lý đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trờng đầu vào phải tốt. Hiện nay, do kinh phí cũng nh quy mô của Trung tâm có hạn nên công tác nghiên cứu thị trờng tại Trung tâm diễn ra còn nhỏ lẻ. Nhng Trung tâm vẫn có thể khắc phục đợc tình trạng đó bằng cách:
- Giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng cho cán bộ nghiệp vụ ngành hàng. Cán bộ nghiệp vụ của mỗi ngành hàng có trách nhiệm nghiên cứu, theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trên thị trờng cũng nh mức độ tiêu dùng hàng hoá. Để làm đợc điều này cán bộ nghiệp vụ cần phải:
+ Thờng xuyên cập nhật thông tin qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo, tạp chí, mạng INTERNET, đài phát thanh, đài truyền hình...
+ Thiết lập hệ thống thông tin từ khách hàng (nhà cung cấp). Những thông tin thu đợc từ nhà cung cấp rất có giá trị và đây có thể là những chỉ dẫn quan trọng giúp cho cán bộ nghiệp vụ đa ra các quyết định chính xác. Nhng để khai thác đợc nguồn thông tin này đòi hỏi Trung tâm và cán bộ nghiệp vụ phải thiết lập những mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đặc biệt là đại diện bán hàng của các nhà cung cấp.
+ Thờng xuyên thực hiện các cuộc khảo sát thị trờng.
- Liên kết với bộ phận nghiên cứu thị trờng của Công ty cũng nh của các thành viên khác trong Công ty để tạo lập một hệ thống thông tin thị trờng trong toàn bộ Công ty. Hệ thống thông tin thị trờng này có rất nhiều u điểm:
+ Các thành viên trong Công ty cung cấp cho nhau những thông tin quý báu về thị trờng, về nguồn hàng và các đối tác nằm trong phạm vi kiểm soát của thành viên đó.
+ Khắc phục đợc tình trạng thiếu kinh phí cũng nh thiếu ngời trong công tác nghiên cứu thị trờng của mỗi thành viên, trong đó có Trung tâm thơng mại INTIMEX Hà Nội.
+ Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, việc tự điều tra thăm dò thị trờng là rất khó khăn và rất tốn kém đối với Trung tâm Thơng mại INTIMEX Hà Nội cũng nh các Thành viên khác trong Công ty. Khi hệ thống thông tin này đợc thiết lập các Thành viên trong công ty có thể thu thập đợc những thông tin cần thiết về thị trờng XNK thông qua các đại diện của Công ty đặt ở các quốc gia khác nhau. Nhờ vậy việc khảo sát thị trờng đỡ khó khăn hơn và cũng ít tốn kém hơn.
+ Thông tin thu đợc chính xác hơn do khả năng kiểm tra độ chính xác của thông tin cao hơn. Với những nguồn hàng nằm ở các tỉnh, thành phố khác các Thành viên trong công ty sẽ am hiểu về thị trờng đó hơn là cán bộ Trung tâm. Bởi vì đó là nơi mà họ có quan hệ làm ăn hay những nơi họ đang đặt trụ sở. Với những nguồn hàng nhập khẩu các đại diện của công ty ở các nớc xuất khẩu có thể cung cấp cho Trung tâm cũng nh các Thành viên khác những thông tin chính xác hay có sự cố vấn về thị trờng, về đối tác cho Trung tâm.
II.1.3. Hoàn thiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng. * Về kế hoạch tạo nguồn.
Kế hoạch tạo nguồn tuy cha phải là căn cứ cuối cùng để lập lên các đơn hàng, tuy nhiên nó có liên quan chặt chẽ với kế hoạch mua hàng. Việc lập kế hoạch tạo nguồn cho từng quý, từng tháng là không cần thiết nhng Trung tâm cần hoàn chỉnh kế hoạch tạo nguồn cho năm. Để lập kế hoạch tạo nguồn Trung tâm cần căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trờng. Kế hoạch tạo nguồn nên chia thành kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu và kế hoạch tạo nguồn hàng trong nớc.
*. 1. Kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu.
Hàng nhập khẩu chiếm 50 - 55% tổng giá trị hàng hoá của Trung tâm. Một phần hàng hoá đó là do Trung tâm tự nhập khẩu, nhng phần lớn đợc lấy thông qua các nhà phân phối. Kinh doanh siêu thị là kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng. Trung tâm không đủ tiềm lực và cũng không cần thiết phải trực tiếp nhập khẩu tất cả các mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh. Nhng để tạo đợc một nguồn hàng ổn định, phong phú thì việc đặt ra mục tiêu tăng tỷ trọng hàng tự
nhập khẩu giảm tỷ trọng hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối là cần thiết. Nh vậy trong kế hoạch tạo nguồn của từng năm Trung tâm cũng cần phải đa ra các chỉ tiêu về tỷ trọng hàng tự nhập khẩu. Khi lập kế hoạch tạo nguồn đối với hàng tự nhập khẩu hay hàng lấy qua các nhà phân phối Trung tâm cần dựa vào tình hình hoạt động của năm trớc và kết quả nghiên cứu thị trờng để từ đó đa ra các quyết định về việc có tiếp tục kinh doanh một mặt hàng nào nữa không, mặt hàng nào cần giảm lợng nhập, mặt hàng nào cần tăng lợng nhập trong năm tới, mặt hàng nào cần đa vào kinh doanh. Sau đó Trung tâm cần xác định khối lợng hàng hoá sẽ lấy từ nhà cung cấp truyền thống, khối lợng hàng hoá Trung tâm dự kiến sẽ khai thác từ nhà cung cấp mới. Sau khi xác định đợc tất cả các yếu tố đó Trung tâm lên kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Một kế hoạch tạo nguồn bao gồm các chỉ tiêu về khối lợng hàng hoá, thời gian cung ứng hàng hoá, hình thức cung cấp, ngân sách giành cho từng nguồn. Tất cả các chỉ tiêu này đợc tính cho từng loại hàng hoá và từng nhà cung cấp hàng hoá. Việc lập kế hoạch nên chia ra làm hai bảng biểu: bảng kế hoạch hàng tự nhập khẩu và bảng kế hoạch hàng nhập khẩu lấy thông qua các nhà phân phối.
Kế hoạch tạo nguồn hàng tự nhập khẩu năm ...
Tên hàng hoá Đơn vị tính Khối lợng Cho dự trữ Cho bán hàng Bán buôn Bán lẻ Ngân sách Thời gian Nhà cung cấp (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Bảng kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu đợc lấy thông qua các nhà phân phối (nhà nhập khẩu) giống nh bảng kế hoạch tạo nguồn hàng đợc đa ra trong mục II.1.2 ở chơng I. Do đó trong phần này tôi xin đợc không đa ra dới đây.
*.2. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nớc.
Cũng giống nh hàng nhập khẩu, hàng sản xuất trong nớc cũng gồm hai phần: một phần đợc lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất, phần còn lại đợc lấy từ các nhà phân phối. Số lợng các nhà phân phối hiện nay không nhiều nếu so sánh với số lợng các nhà sản xuất đang cung cấp hàng hoá cho Trung tâm. Tuy nhiên giá trị hàng hoá mà Trung tâm lấy qua các nhà phân phối lại rất lớn. Chủ yếu họ phân phối các sản phẩm của các nhà sản xuất trong Nam. Vì vậy để từng bớc thực hiện mục tiêu tạo ra nguồn hàng trong nớc ổn định bằng cách trở thành tổng đại lý, nhà phân phối và tiến tới trở thành đại lý độc quyền trong kế hoạch tạo nguồn hàng hàng năm Trung tâm cần đa ra chỉ tiêu về tỷ trọng giữa hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất và hàng lấy qua các nhà phân phối. Các chỉ tiêu này cần đợc cụ thể hoá trong kế hoạch tạo nguồn hàng của năm kế hoạch. Tơng tự khi lập kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu, để lập kế hoạch tạo nguồn hàng trong nớc Trung tâm cũng cần xác định mặt hàng tiếp tục kinh doanh, hạn chế kinh doanh, không kinh doanh, và những mặt hàng mới sẽ đa vào kinh doanh; khối lợng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp truyền thống, khối lợng hàng hoá sẽ lấy từ các nhà cung cấp mới. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nớc cũng bao gồm các chỉ tiêu: Khối lợng hàng hoá, thời gian cung ứng, hình thức cung ứng, ngân sách. Những chỉ tiêu này đợc xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nhà cung cấp.
*. Về việc lập kế hoạch mua hàng.
Trên cơ sở kết quả của công tác tạo nguồn, Trung tâm sẽ lập kế hoạch mua hàng. Trong số những mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh có những mặt hàng thờng xuyên biến động, mức tiêu thụ lớn, cũng có những mặt hàng khá ổn định, tiêu thụ ở mức bình thờng. Hàng hoá bao gồm hai loại: hàng hoá mang tính chất thời vụ và hàng hoá không mang tính chất thời vụ. Những hàng hoá không mang tính chất thời vụ, việc tiêu dùng mang tính chất thờng xuyên hàng ngày, sự biến động về mức tiêu thụ không lớn. Những hàng hoá mang tính chất thời vụ th- ờng có sự biến động lớn khi vào mùa vụ. Ví dụ đờng, sữa, bánh kẹo, nớc giải khát là những mặt hàng mang tính chất thời vụ. Đờng, sữa, nớc giải khát thờng có mức tiêu thụ cao hơn vào những tháng hè. Bánh kẹo lại có sự biến động lớn vào mùa đông và tháng giáp Tết. Đồ hộp, thực phẩm, hàng mỹ phẩm,... lại là những mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, do đó sự biến động nếu có thì không phải do tính chất
mùa vụ mà vì những lý do khác. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm phải tìm hiểu về tính chất của hàng hoá, nắm vững quy luật biến động của từng loại có nh vậy mới tạo đợc một kế hoạch mua hàng tốt. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm cần lập kế hoạch năm, quý, tháng. Kế hoạch năm, kế hoạch quý đợc lập cho tất cả các loại hàng hoá mà Trung tâm hiện đang kinh doanh. Những hàng hoá có độ biến động lớn, khả năng tiêu thụ lớn thì không chỉ lập kế hoạch năm mà còn phải lập kế hoạch mua theo tháng.
Khi lập kế hoạch mua hàng cho năm cũng nh cho từng quý trong năm kế hoạch Trung tâm cần xác định các chỉ tiêu: khối lợng, chủng loại, thời gian mua hàng, giá trị hàng hoá mua. Để các chỉ tiêu này chính xác Trung tâm cần phải xác định lợng hàng tồn kho cuối kỳ, mức độ tiêu dùng hàng hoá năm kế hoạch. Kế hoạch mua hàng từng tháng cũng bao gồm tất cả các yếu tố trên. Tuy nhiên trong kế hoạch mua hàng từng tháng, các chỉ tiêu đợc xác định chính xác hơn do xác định đợc khả năng biến động của nhu cầu hàng hoá dễ dàng hơn và chính xác hơn. Nếu chia hàng hoá của Trung tâm Thơng mại INTIMEX theo tính chất thời vụ thì ta thấy:
- Các mặt hàng mang tính chất thời vụ bao gồm: nớc giải khát, đờng, sữa, bánh kẹo, quạt điện, hàng dệt may.
- Các mặt hàng không mang tính chất thời vụ: Các loại đồ uống còn lại (chè, cà phê, rợu, bia),thuốc lá, đồ hộp, đồ đông lạnh, thực phẩm tơi sống, các loại lơng thực thực phẩm chế biến, thức ăn chế biến, mỹ phẩm và chất tảy rửa, hàng dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em.
Nh vậy khi lập đơn hàng Trung tâm cần chú ý tới tính chất của các loại hàng hoá trên cộng với sự biến động về nhu cầu thị trờng để quyết định danh mục