Chất lợng khâu lập kế hoạch có ảnh hởng rất lớn đối với quá trình quản lý vốn sự nghiệp có tính chất đầu t XD bởi vì đây là khâu đầu tiên của toàn bộ quá trình. Tuy nhiên, công tác lập và phân bổ kế hoạch hiện nay cha tốt, còn tồn tại hai hạn chế là không đúng thời hạn và cha đầy đủ, chính xác. Để khắc phục những hạn chế này, cần thực hiện một số giải pháp sau:
Cơ quan tài chính lập và phân bổ kế hoạch vốn đầu t theo các giai đoạn của trình tự đầu t. Có 3 loại kế hoạch: Kế hoạch vốn cho chuẩn bị đầu t, kế hoạch vốn cho chuẩn bị thực hiện và kế hoạch vốn cho thực hiện đầu t. Với mỗi loại kế hoạch này có các yêu cầu biện pháp khác nhau để nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngay từ đầu khi đơn vị lập dự toán chi ngân sách của mình, cơ quan tài chính cần xem xét ngay danh mục xin kinh phí cho việc lập dự án.
- Đánh giá sơ bộ sự cần thiết của dự án đề xuất dựa trên những thông tin đã nắm đợc về tình hình thực tế và những nhu cầu phát triển của đơn vị, của ngành. Loại bỏ ngay những dự án không cần thiết hoặc cha cần thiết, những dự án không phù hợp với chức năng nhiệm vụ của đơn vị hoặc với yêu cầu phát triển ngành.
- Đánh giá mức hợp lý của vốn chuẩn bị đầu t của mỗi dự án nhất định để điều chỉnh.
Nh vậy, không những tiết kiệm đợc khoản chi lập dự án đầu t mà còn hạn chế đợc sự lãng phí nếu nh dự án đợc lập nhng không đợc quyết định đầu t.
Khi dự án đã có quyết định đầu t, cơ quan tài chính cần bố trí vốn cho việc lập tổng dự toán, thiết kế kỹ thuật để chuẩn bị thực hiện đầu t. Vì dự án đã có quyết định đầu t, công việc chuẩn bị thực hiện đầu t càng mau chóng tiến hành thì công trình càng mau chóng đợc khởi công theo đúng tiến độ.
Đối với các dự án đã đợc phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, cơ quan tài chính sẽ lập và thông báo kế hoạch vốn thực hiện đầu t dự án.
Kế hoạch năm và kế hoạch quý cần giao sát với nhu cầu vốn theo tiến độ công trình, cần đánh giá khả năng giải ngân của công trình, qua đó bố trí vốn kịp thời, hợp lý tránh đợc ứ đọng nguồn. ở đây có hai ý cần thực hiện. Một mặt phải bố trí đủ vốn cho công trình để thi công theo đúng tiến độ, không để xảy ra tình trạng tạm ngừng thi công do cha có vốn hoặc tình trạng đơn vị phải xin bổ sung vốn nhiều lần. Mặt khác, kế hoạch vốn cần đợc bố trí đủ, không qua thừa so với khả năng thực hiện của đơn vị, tránh việc bố trí nhiều vốn mà thực hiện đợc ít, phải chuyển sang quý sau hoặc phải thu hồi lại khi hết hạn. Bố trí vốn hợp lý không chỉ làm tăng hiệu quả sử dụng vốn đối với mỗi công trình mà nó còn làm tăng khả năng cân đối vốn giữa các công trình và do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn sự nghiệp có tính chất đầu t XD nói chung. Để làm đợc điều này cần căn cứ vào:
- Tổng dự toán và nhu cầu vốn theo tiêu tiến độ đã đợc duyệt - Báo cáo tình hình thực hiện vốn đầu t của đơn vị và của KBNN. - Tổng hợp dự toán và tình hình thực hiện dự toán của tất cả các dự án Những yếu tố này đòi hỏi một hệ thống thông tin báo cáo đầy đủ, chính xác kịp thời giữa cơ quan quản lý với đơn vị sử dụng vốn và giữa các cơ quan quản lý với nhau. Đồng thời, nó cũng đòi hỏi khả năng tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình của cán bộ quản lý.
Trong việc lập và phân bổ kế hoạch ngân sách đối với cả 3 loại kế hoạch nêu trên đều phải lu ý những điểm sau.
- Bố trí danh mục vốn, kế hoạch vốn có trọng tâm, trọng điểm, u tiên cho các dự án thuộc các ngành y tế, giáo dục vì xét về ý nghĩa xã hội, số lợng của các công trình cần thực hiện và tính cấp thiết của cá công trình, hai ngành này đều đứng đầu. Bố trí vốn có trọng tâm, trọng điểm, tránh tình trạng dàn trải vốn, sửa chữa chắp vá chính là nhằm yếu tố hiệu quả tiết kiệm trong mục tiêu quản lý vốn, đồng thời cũng đáp ứng đợc yêu cầu phát triển của mỗi ngành.
- Giao mức vốn hợp lý tức là trong đó các khoản mục chi và mức vốn phù hợp cho mỗi khoản mục chi cần đợc giao càng chính xác và đầy đủ càng tốt. Điều này mới nghe có vẻ mâu thuẫn với xu hớng tăng cờng quyền tự chủ của các đơn vị nhng thực sự không phải nh vậy. Việc đa ra mức vốn hợp lý phải căn cứ vào nhu cầu và tình hình thực tế của đơn vị, căn cứ vào dự toán của đơn vị và có sự trao đổi, điều chỉnh nếu có bất đồng. Đó là quyền tự chủ của đơn vị. Ngợc lại, cơ quan tài chính giao chính xác và đầy đủ các khoản mục chi là nhằm đa ra một công cụ giám sát, bắt các đơn vị phải tự giác chi vốn theo đúng mục đích (đúng nội dung của mỗi khoản mục), và đúng dự toán (đúng số vốn đợc giao của mỗi khoản mục). Đặc biệt, đối với những hoạt động đã đợc lập kế hoạch tr- ớc nh việc thực hiện các dự án đầu t, xây dựng thì việc bố trí vốn cụ thể theo các mục chi lại càng tỏ ra thích hợp.
Thông thờng mọi ngời hay nghĩ đến việc cơ quan tài chính cần tính giảm những khoản chi lớn quá mức cần thiết trong dự toán trình duyệt của đơn vị. Tuy nhiên, xét khía cạnh khác, cơ quan tài chính cần có vốn cho đơn vị tính đầy đủ, tính đúng giá các khoản chi cần thiết để giao dự toán cho chính xác, hạn chế việc phải bổ sung dự toán sau này, tránh tình trạng bị động về vốn đối với các chủ đầu t lẫn cơ quan quản lý cấp phát.