II/ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Nhập khẩu vật t máy móc thiết bị ở Công ty VIRASIME
1/ Về hoạt động Nhập khẩu
1.1. Lựa chọn đối tác
Khi chọn nớc nhập khẩu công ty cần nghiên cứu đến sản xuất, chính sách và quan hệ kinh tế của nớc đó. Điều kiện về địa lý cũng là vấn đề quan trọng khi công ty lựa chọn nớc giao dịch yếu tố này cho phép công ty đánh giá đợc khả năng sử dụng u thế về địa lý khi là ngời mua để giảm các chi phí vận tải. Việc nghiên cứu dựa trên cơ sở:
- Tình hình sản xuất của hãng về các mặt hàng máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với điều kiện trong nớc, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh để thấy đợc khả năng cung cấp lâu dài, thờng xuyên liên kết kinh doanh và đặt hàng.
- Khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, uy tín của hãng.
- Thái độ và quan điểm kinh doanh là vơn tới chiếm lĩnh thị trờng hay độc quyền về kinh doanh, giá cả, những quan điểm đối với bạn hàng tìm hiểu uy tín và quan hệ của đối tác trong kinh doanh cũng là một điều kiện quan trọng cho phép đi đến những quyết định trong mua bán một cách nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Lựa chọn đối tác giao dịch tốt nhất là nên chọn những ngời xuất nhập khẩu trực tiếp, hạn chế các hoạt động trung gian.
Còn đối với các công ty nớc ngoài đến công ty thông qua các nguồn thông tin quảng cáo mà họ nhận đợc ở sách báo thoạt đầu họ có thể giới thiệu qua Telex, th hay Fax đến công ty và đa ra một số mặt hàng mà ta nhập nhận đợc thông tin này công ty phải tìm cách đánh giá đối tợng tìm hiểu về hoạt động của đối tợng dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề trên. Tìm hiểu các đối tợng bằng cách liên hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc để biết đợc thông tin cần thiết về đối tác. Sau khi tiến hành sự thăm dò này ta nên trả lời cho ngắn gọn là đã nhận đợc đơn trào hàng của họ và ta đang xem xét để có thể trả lời đầy đủ hơn hoặc từ chối ngay nếu mặt hàng không nằm trong kế hoạch nhập hàng. Sau khi xem xét nếu tiến hành quan hệ thì hai bên sẽ tiến tới thoả thuận thơng lợng với nhau với đầy đủ chi tiết về quy cách và phơng thức thanh toán cho từng mặt hàng.
Khi tìm đợc bạn hàng nhập khẩu có khả năng cung cấp máy móc thiết bị tốt, sẽ làm giảm các chi phí giao dịch, giá cả ổn định, thuận lợi cho việc ký kết hợp đồng. Đặc biệt nếu quan hệ tốt khi nhập khẩu giá trị lớn mà vốn huy động còn thiếu thì công ty có thể làm giấy ký nợ thông qua sự bảo lãnh của các ngân hàng, tổ chức khác điều đó giải quyết đợc bế tắc trớc mắt về nhập khẩu của công ty.
1.2. Đa dạng hoá mặt hàng nhập khẩu
Ngay trong lĩnh vực kinh doanh không một doanh nghiệp nào lại chỉ chuyên kinh doanh một mặt hàng cố định nh vậy sẽ rất mạo hiểm. Công ty VIRASIMEX hay là một công ty chuyên kinh doanh nhập khẩu vật t, máy móc thiết bị đờng sắt nhng cũng luôn cố gắng tìm những mặt hàng mới, lợi nhuận cao để kinh doanh. Do đó công ty cần đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh trên cơ sở mặt hàng truyền thống. Việc đa dạng hoá mặt hàng vừa tạo điều kiện thoả mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng, vừa tránh đợc rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Hiện nay những mặt hàng chủ yếu của công ty là đầu máy, toa xe, phụ tùng đờng sắt, thép - gang, trì... Đối với mặt hàng này phải có sự cải tiến, nắm bắt tình hình và phán đoán nhu cầu của thị trờng nhằm đảm bảo việc nhập hàng để có hàng bán liên tục. Trên cơ sở những mặt hàng chủ yếu công ty cần phát triển một số mặt hàng mới: Thạch cao, Bogie xe khách, thùng toa xe... các mặt hàng thay thế (cùng chủng loại, tiêu chuẩn, chất lợng nhng giá phải rẻ hơn) để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Tuy nhiên việc nhập một mặt hàng mới không phải là đơn giản, nó vừa đòi hỏi thời cơ nhanh chóng, vừa đòi hỏi thận trọng sáng suốt do vậy thu nhập mặt hàng mới phải chú ý đến điều kiện sau:
- Đặc điểm của hàng hoá, chủng loại, đặc điểm kỹ thuật... - Có những doanh nghiệp nào đang kinh doanh mặt hàng này. - Thị trờng tiêu thụ mặt hàng này.
Những việc làm trên là rất khó đòi hỏi ngời cán bộ kinh doanh phải có kinh nghiệm, có khả năng giao dịch, nắm bắt, thu nhập, phân tích và sử lý thông tin...
Khi đa dạng hoá đợc các mặt hàng nhập khẩu, thì khả năng cung cấp, đáp ứng nhu cầu nền kinh tế lớn, nó sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh của công ty với các doanh nghiệp nhập khẩu khác trên thị trờng. Từ đó có thể giải quyết đợc những khó khăn đang tồn tại nh: vốn, cơ sở hạ tầng, khách hàng tiêu thụ... là điều kiện thuận lợi để công ty phát triển trong thời gian tới.
1.3. Đa dạng hoá hình thức nhập khẩu
Cùng với việc đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh thì việc đa dạng hoá phơng thức nhập khẩu là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong cạnh tranh để đứng vững trên thị trờng. Tuy nhiên việc áp dụng các hình thức nhập khẩu mới đòi hỏi ngời cán bộ kinh doanh phải nâng cao nghiệp vụ, nắm vững quy trình nhập khẩu. Đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Bên cạnh đó hình thức nhập khẩu uỷ thác máy móc thiết bị, vật t cũng đợc chú trọng hơn nữa.
Ngoài ra công ty mạnh dạn và đẩy mạnh hình thức tạm nhập, tái xuất, hình thức này sẽ đem lại cho công ty một khoản lợi nhuận lớn. Đồng thời sẽ phát huy tối đa khả năng của bản thân công ty .
1.4. Về tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu:
- Trong cơ chế thị trờng công ty thực hiện một chính sách giao việc theo từng bộ phận do đó giúp cho cán bộ có ý thức hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện tại ngoài lợng các thành viên của công ty có khả năng làm việc chất lợng cao đem lại lợi nhuận sau khi hạch toán đầy đủ và làm nghĩa vụ đối với Nhà nớc, công ty cần tăng cờng kỹ năng và trách nhiệm quản lý kinh doanh qua một số chế độ thởng phạt rõ rệt để các thành viên có động cơ làm việc và nhận thức đợc điều đó.
Trong cơ chế chuyển đổi từ nền kinh tế chỉ huy bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc. Nhà nớc đang có những cố gắng nhằm phát huy những chức năng điều tiết của mình vì vậy các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc về quan hệ với nớc ngoài thờng xuyên có những thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế do đó ngời cán bộ làm công tác nhập khẩu phải nắm bắt đợc tập quán thơng mại về thị trờng mà mình đang hoạt động điều này đòi hỏi họ phải luôn có thông tin, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu. Để phục vụ tốt việc này công ty phải luôn bổ sung các nguồn sách báo, tài liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình ngoài ra công ty nên cho các cán bộ kinh doanh tham gia các lớp học ngắn hạn về vấn đề mới nh: thị trờng chứng khoán, Marketing, luật thuế giá trị gia tăng... Việc tổ chức cho cán bộ đi học có thể tốn kém về chi phí nhng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài không chỉ tăng khả năng hiểu biết về kinh tế xã hội nói chung và hiểu biết về nghiệp vụ kinh doanh nói riêng mà còn tạo ra tâm lý tốt trong công tác cho cán bộ trong công ty.
Đối với nghiệp vụ, nhập khẩu cần chặt chẽ hơn nữa trong việc xác định các điều khoản hợp đồng. Hợp đồng là văn bản pháp lý của mỗi bên. Nhập khẩu là hoạt động mua bán với nớc ngoài do đó việc giao dịch, ký kết là rất quan trọng. Bất kỳ một sơ suất nào trong điều khoản nào đó sẽ dẫn đến hậu quả xấu, thậm chí làm ăn thua lỗ. Tuy nhiên nếu khéo léo thơng lợng và có các điều kiện khác thì khi ký đợc hợp đồng công ty sẽ làm ăn có hiệu quả.
Về hợp đồng nhập khẩu: Cần làm rõ căn cứ hợp đồng dựa trên pháp luật Việt Nam cũng nh kết quả giao dịch theo sự thoả thuận hai bên, tên hàng cần ghi đầy đủ chính xác, vận chuyển ghi rõ cho phép chuyển hay không chuyển tải về phơng thức giao nhận cần nêu rõ chứng kiến của các bên đảm bảo sự khách quan cho tổn thất (nếu có). Khi nhận và kiểm tra việc tiếp nhận vật t hàng hoá nhập khẩu là một bớc quan trọng trong công tác nhập khẩu. Khi nhận đợc các chứng từ nhận hàng nên kiểm tra chi tiết cần đối chiếu yêu cầu của chứng từ mua hàng. Khi dỡ hàng cán bộ tiếp nhận cần quản lý chặt chẽ
để hạn chế mất mát. Để giải quyết khó khăn trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty hiện nay.