3. Yêu cầu quản lý và tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
3.3 Kế toán chi tiết thành phẩm.
Kế toán chi tiết thành phẩm theo dõi cụ thể từng loại, nhóm thậm chí tới cả từng thứ thành phẩm ở từng kho trên cả hai chỉ tiêu: hiện vật và giá trị, theo ngời chịu trách nhiệm bảo quản.
Việc kế toán chi tiết thành phẩm đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Có thể kế toán chi tiết vật liệu một trong ba phơng pháp sau.
* Phơng pháp ghi thẻ song song.
ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho đợc thu kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lợng.
Khi nhân chứng từ nhập, xuất thành phẩm thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho.
Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi hoặc kế toán xuống kho nhân các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ thành phẩm cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết thành phẩm là các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã đợc kiểm tra hoàn chỉnh, đầy đủ. Sổ chi tiết thành phẩm cũng giống nh thẻ kho nhng có thêm cột theo dõi phần giá trị thành phẩm.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm theo từng loại.
u điểm: ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu. Nh
ợc điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu, số lợng, hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ ýếu tiến hành về cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Sơ đồ: Hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.
28 Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ (thẻ) chi tiết thành phẩm Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm
Đối chiếu ghi hàng ngày ghi cuối tháng
Mẫu số kho, sổ chi tiết đợc sử dụng trong phơng pháp kế toán chi tiết thẻ song song đợc thiết kế nh sau.
Mẫu số 1
Thẻ kho
Đối tợng: vật t, sản phẩm (hàng hoá) Loại vật t...đơn vị đo Kho vật t (sản phẩm, hàng hoá).
N - T Số phiếu
Nhập Xuất Diễn giải
Số lợng
Nhập Xuất Tồn
Số tồn kho đầu kỳ
Cộng
Tồn kho cuối kỳ
* Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Đối chiếu: Theo phơng pháp này ở kho sử dụng thẻ kho để hạch toán chỉ tiêu số lợng nhập, xuất kho của từng thứ thành phẩm ở phòng kế toán sử dụng số lợng và giá trị nhập xuất tồn kho của từng thứ thành phẩm vào thời điểm cuối tháng.
Về thủ tục:
ở kho: Thủ tục ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho để hạch toán số lợng nhập, xuất thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi sau đó ghi sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngàý tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Cuối kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn của từng thứ thành phẩm theo từng kho dùng cho cả năm, sổ
đối chiếu luân chuyển chi ghi cuối tháng một lần. Để có số liệu ghi vào sổi đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập và bảng kê xuất theo từng thứ tự thành phẩm trên cơ sở chứng từ nhập, xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi về chỉ tiêu số lợng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của sổ kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nh
ợc điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lập (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiệ vật và giá trị). Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.
Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất nhiều, không có điều kiện ghi chép kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày.
Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Thẻ kho
Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất Phiếu nhập
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Ghi hàng ngày Đối chiếu ghi cuối tháng * Phơng pháp ghi sổ số d.
ở kho: Hàng ngày thủ kho kiểm tra phân loại từ và ghi số lợng nhập, xuất, tồn kho vào từng thẻ kho tơng ứng, định kỳ bàn giao chứng từ cho phòng kế toán. Cuối tháng căn cứ vào số dự trên từng thẻ kho để ghi vào sổ số d (cột số l- ợng) và gửi lên phòng kế toán.
ở Phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ thành phẩm vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị và hiện vật trong đó kế toán ghi cột tiền d của sổ số d trên cơ sở số d hiện vật của thủ kho.
Trớc hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập các bảng kê nhập, xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất thành phẩm tính ra số tiền để ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất.
Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồm kho của từng thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số d.
Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng. Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số d để đối chiếu cột số tiền tồn kho trên bảng luỹ kế nhập xuất và số liệu của kế toán tổng hợp
Ưu điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không biết đợc số lợng hiện có, tình hình tăng giảm thành phẩm mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót sẽ khó khăn.
Phơng pháp nàý thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều loại thành phẩm sự biến động xảý ra thờng xuyên, đồng thời nhân viên kế toán và quản lý
có trình độ chuyển môn vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao, nhằm đảm bảo số liệu ghi vào sổ chính xác, trung thực và khách quan.
Sơ đồ: Hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi sổ số d.
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày đối chiếu kiểm tra