thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
- Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng và kho xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính và mã số của vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)
- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo quy định hạch toán của đơn vị) và tính thành tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (Cột 4 = Cột 2 x cột 3)
- Dòng cộng: ghi tống số tiền của số vật tư, sản phẩm, hàng hoá thực tế xuất kho
- Phiếu xuấ kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2 thủ kho giữ lại để lưu vào thẻ kho, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ kế toán ở bộ phận sử dụng.
Phòng kế toán lên kế hoạch sản xuất gồm những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, xây dựng hạn mức vật tư cho mỗi loại sản phẩm cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị sau đó trình giám đốc ký duyệt.
Hạn mức vật tư được lập dựa trên các định mức kinh tế, kỹ thuật do ban lãnh đạo công ty ra quy định cụ thể cho từng loại sản phẩm, căn cứ vào đó mà phòng kinh doanh của công ty ra hạn mức vật tư phù hợp và giảm được đáng kể số nguyên vật liệu bị tiêu hao không cần thiết.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp xuất kho NVL
(1) (2) (3) (4) (5)
(6)
Các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Khi đội xe có nhu cầu về từng loại vật tư, nhiên liệu cho xe.
Đội sẽ căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phiếu đề nghị xuất vật tư.
Bước 2: Chuyển phiếu đó cho đội trưởng đội xe và giám đốc đơn vị để
được phê duyệt của trưởng đội xe và giám đốc công ty.
Bước 3: Sau khi có sự phê duyệt của đội trưởng đội xe và giám đốc đơn
vị, kế toán vật tư viết phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư theo đúng số lượng, chủng loại vật tư viết trong phiếu xuất kho cho người đề nghị.
Bước 4: Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất, khi xuất hàng phải tiến
hành kiểm soát hàng xuất, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Cùng với người nhận hàng thủ kho ký vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Đội taxi Lập phiếu đề nghị xuất Giám đốc công ty Duyệt xuất Kế toán NVL Lập phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán NVL Xuất NVL Ghi sổ Bảo quản lưu trữ
Bước 5: Sau khi phiếu xuất kho được chuyển về phòng kế toán, kế toán
NVL căn cứ vào phương pháp tính giá để ghi đơn giá và thành tiền vào phiếu xuất kho. Định khoản và ghi sổ chi tiêt và tổng hợp.
Bước 6. Sau cùng các chứng từ trên được đưa vào bảo quản và lưu trũ ở
phòng kế toán.
Nguyên vật liệu dùng hàng ngày dưới kho, cuối tháng thủ kho cùng với quản lý đội xe và các văn phòng tập hợp, là cơ sở để lập báo cáo tồn kho vật tư.
4.2.2.4. Phương pháp ghi sổ
Phương phấp lập các sổ chi tiết và tổng hợp cũng giống như phương phấp lập sổ trong các phần hành khác. chỉ khác nhau đó là chi tiết cho tài khoản nào thì sổ phải mang tên tài khoản đó, như phần này có sổ chi tiết của Tk 152, 153.
4.4. PHẦN HÀNH TIỀN LƯƠNG:4.4.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: 4.4.1. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG:
- Hợp đồng lao động - Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận kết quả hoạt động - Hợp đồng giao khoán
- Phiếu làm thêm giờ - Bảng tính lương
- Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi 4.4.2.Sổ sách sử dụng - Nhật ký chung - Sổ cái TK 334, 338, 335 - Sổ chi tiết TK334, 338, 35 - Bảng tổng hợp chi tiết
4.4.3. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ :
Quy trình ghi sổ phần hành kế toán tiền lương
Ghi chú
Ghi cuối quý Ghi cuối kỳ
giải thích sơ đồ
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc về tiền lương ngư bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản nghiệp thu khối lượng sẩn phẩm hoàn thành… kế toán tiền lương sẽ lập nên bảng thanh toán tiền lương sau đó vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương sau đó phản ánh vào nhật ký chung, cuối cùng là ghi vào sổ cái TK 334, 338.
4.4.4. THỦ TỤC LẬP CHỨNG TỪ:* BẢNG CHẤM CÔNG * BẢNG CHẤM CÔNG Chứng từ gốc về lao động tiền lương và thanh toán Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương và các klhoản trích theo lương Nhật Ký chung Sổ cái TK 334, 338, 335