5311 Hàng bán bị trả lại 63.861.323 911Xác định kết quả kinh doanh 28.324.072
2.3.2.2. Thực trạng hạch toán
a) Chứng từ sử dụng
• Mua hàng trong nước : - Hợp đồng mua hàng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn vận tải - Phiếu nhập kho - Phiếu chi
- Giấy báo Nợ ngân hàng - uỷ nhiệm chi
- Giấy đề nghị thanh toán - Giấy đề nghị tạm ứng
• Hoạt động nhập khẩu:
- Hoá đơn vận chuyển hàng nhập khẩu( bill of fading) - Hoá đơn mua hàng nhập khẩu
- chứng chỉ chất lượng hàng nhập khẩu - chứng chỉ bảo hiểm của hàng nhập khẩu
- Hợp đồng thương mại mua bán hàng nhập khẩu
Bên cạnh bộ chứng từ trên, trong quá trình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài Công ty còn sử dụng các chứng từ sau:
- Lệnh chuyển tiền ( với phương thức thanh toán bằng lệnh chuyển tiền) - Yêu cầu mở thư tín dụng( với phương thức thanh toán bằng L/C) - Phiếu chi Ngân hàng, Giấy báo Nợ
- Phiếu nhập kho
Sau đây là mẫu một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp:
BIDV
GIẤY BÁO NỢ Số:302
Ngày: 06 / 03/2008 Số tài khoản: 926511207776135
Tên tài khoản: Công ty CP XNK Viglacera
Kính gửi Công ty CP XNK Viglacera Ngân hàng chúng tôi trân trọng thông báo : TK quý khách đã ghi Nợ với nội dung như sau:
Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải
06/03/2007 1,596,000 VNĐ Thanh toán tiền chi phí vận chuyển theo HĐ 176 cho công ty Hoàng Mai
Giao dịch viên Kiểm soát viên
Công ty CP XNK Viglacera Mẫu số : 01-TT
Số 2- Hoàng Quốc Vịêt (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyến số :...
Ngày 04 tháng 04 năm 2008
Số : 170
Nợ 641: 2,198,000 Nợ 133: 109,900 Có 111:2,307,900 Họ tên người nhận tiền: Lê Minh Tuấn
Địa chỉ : Công ty CP XNK Viglacera Lý do nộp : Thanh toán tiền tiếp khách
Số tiền: 2,307,900 Viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm linh bảy nghìn chín trăm Kèm theo :...Chứng từ gốc
Ngày 04/04/2008
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng
dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: ( Viết bằng chữ )
+ Tỉ giá ngoại tệ : + Số tiền quy đổi:
b) Tài khoản sử dụng
- TK 156: Hàng hoá
+ TK 1561: Hàng hoá trong nước + TK 1562: Hàng hoá nhập khẩu
Trong đó TK 1561, 1562 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3,4 chi tiết theo loại hàng hoá.
- TK 331: Phải trả người bán
+ TK 3311: Phải trả nhà cung cấp trong nước + TK 3312: Phải trả nhà cung cấp nước ngoài
Trong đó TK 3311,3312 được chi tiết thành các TK cấp 3, 4 theo tên nhà cung cấp trong nước và ngoài nước.
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ - TK 111, 112, 635, … c) Sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ • Sổ sách sử dụng : - sổ chi tiết TK 1111,1112,1121,1122, 1561, 1562, 3311, 3312,133 - sổ cái TK 111, 112,156, 331 - Nhật ký chung • Quy trình ghi sổ
Khi tiến hành thu mua hoặc ký hợp đồng mua hàng trực tiếp của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước, thông thường Công ty thường đặt mua theo hợp đồng xuất khẩu.
Khi mua hàng, kế toán thường lập Bảng kê mua hàng hoá. Bảng kê này cùng với Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp , Phiếu nhập kho, và các chứng từ thanh toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Hàng ngày, từ các chứng từ gốc kế toán ghi sổ chi tiết các TK 1561, 1562,1111, 1112,1121,1122,3311,3312,133, đồng thời cập nhập các số liệu vào Phiếu kế toán.
Cuối tháng, từ Phiếu kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 156, 111, 112, 331, 133… Và từ các sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với các Sổ Cái.
Để thấy rõ được quy trình ghi sổ chúng ta xem xét sơ đồ sau: Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ cái TK 156,152,153
:Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu
2.7.Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng
HĐ bán hàng, chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK 331 Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
2.8.Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp
Tuy nhiên, do Công ty sử dụng phần mềm kế toán trong hạch toán và ghi sổ nên toàn bộ quá trình hạch toán trên sẽ được máy tính tự động thực hiện sau khi kế toán nhập số liệu trên các chứng từ gốc vào máy tính. Quy trình nhập dữ liệu vào máy tương tự như phần hành bán hàng và thanh toán với người mua ở trên.
Một số mẫu sổ chủ yếu đang áp dụng tại Công ty:
BCTC và BC kế toán khác Bảng cân đối số