2. Khái quát chung về Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng
2.1.3 Công tác quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Thơng mại và du lịch Toàn THắng.
Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng có một bộ máy tổ chức quản lý thật gọn nhẹ và làm việc có hiệu quả cao. Với quy mô không lớn, công ty không có các hoạt động sản xuất nên công ty thực hiện việc quản lý hoạt động kinh doanh theo 1 cấp.
Đứng đầu là giám đốc chỉ đạo trực tiếp các phòng,ban.
Hỗ trợ công việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng.
Mỗi phòng ban thực hiện các chức năng khác nhau. Cụ thể trách nhiệm của các thành phần trong bộ máy quản lý nh sau:
Giám đốc: là ngời đứng đầu chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính kinh doanh của công ty, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật.
Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành một số hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ đợc giám đốc công ty phân công.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trờng, thành lập các kênh phân phối sản phẩm. Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký. Thực hiện các hoạt động tiếp đón, hỗ trợ khách hàng. Thờng xuyên báo cáo tình hình kinh doanh cho giám đốc, phó giám đốc kết hợp với phòng kế toán để xác
ký của công ty. Xây dựng các tiêu chuẩn thi đua, khen thởng, tổ chức các khoá học nâng cao trình độ chuyên môn cũng nh tổ chức các kỳ thi để tăng lơng, bậc hàng năm.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà n- ớc, qui chế công ty, thực hiện những công việc liên quan vấn đề tài chính, vốn tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh. Có nhiệm vụ lập bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, chi phí, kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc phơng án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin lên cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh trong kỳ kinh doanh. Ngoài ra, phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, phân phối thu thập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc. Lên quyết toán của đơn vị theo đúng niên độ để nộp báo cáo lên ban lãnh đạo công ty vấcc cơ quan có liên quan theo quy định của Nhà nớc.
Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo về mặt tài sản cho công ty, hạn chế tình trạng hỏng hóc, mất mát tài sản, kiểm tra việc ra vào đảm bảo an toàn cho quá trình hoạt động của công ty.
Bộ phận giao, nhận hàng: Tổ chức giao, nhận, vận chuyển tài sản theo chỉ đạo của phòng kế toán.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:
2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Bộ máy của Công ty có 4 ngòi dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng, do kế toán trởng phân công của bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động. Mỗi ngời có chức năng, nhiệm vụ phân công rõ ràng nh sau:
Kế toán trởng (Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định): là ngời phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức, hớng
Giám đốc Kế toán trưởng Phó Giám đốc điều hành Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức Phòng Bảo vệ Phòng Kế toán Bộ phận giao nhận hàng
nghiệp, phải chịu trách nhiệm trớc pháp lệnh kế toán thống kê Nhà nớc ba hành. Không chỉ vậy, kế toán trởng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và tham mu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ với Nhà nớc, xét duyệt các báo cáo tài chính của công ty trớc khi gửi đến các cơ quan chức năng, tổ chức tài chính. Do là doanh nghiệp thơng mại nên hàngg năm các nghiệp vụ về tài sản cố định ít phát sinh vì vậy công ty không có kế toán theo dõi tài sản cố đinh riêng mà công việc này đợc kế toán trởng kiêm nhiệm luôn. Kế toán trởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản có tính pháp quy về chế độ kế toán tài chính để phân công, hớng dẫn các kế toán viên thực hiện công việc đúng đắn chính xác.
Kế toán hàng hoá: Theo dõi, đối chiếu tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàng.
Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu và tình hình công nợ khách hàng.
Kế toán tiền lơng và chi phí: Có nhiệm vụ tính ra lơng và bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Cuối tháng phải lập bảng thanh toán tiền lơng và tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ.
Có thể khái quát mô hình kế toán của Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán trưởng
(Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định)
Kế toán hàng hoá Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán tiền lương và chi phí
2.1.3.3Đặc điểm sổ sách kế toán tại Công ty
Công ty TNHH Thơng mại & Du lịch Toàn Thắng áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm tại Công ty. Sổ kế toán của Công ty đợc mở vào thời điểm đầu của niên độ, dựa trên căn cứ là thực tế sổ sử dụng năm trớc kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. Sổ đợc dùng trong suốt niên độ gồm 12 tháng bắt đầu từ ngày 01-01-N đến ngày 31-12-N. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các chứng từ gốc đều đợc phản ánh, phân loại rồi tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, trớc khi vào sổ kế toán tổng hợp. Quy trình kế toán bán hàng và kết quả bán hàng của công ty hiện nay đợc thực hiện nh sau:
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng có trách nhiệm lập các chứng từ nh: hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ (doanh thu bán hàng cha thuế). Sau đó căn cứ vào các chứng từ đã lập thẻ chi tiết kế toán hàng hoá vào thẻ kho. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay đợc kế toán vào sổ quỹ tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm kế toán vào sổ chi tiết Tài khoản 131.
Từ Thẻ kho đợc lập cho từng loại hàng hoá, kế toán lập "Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn". Đến cuối tháng kế toán tổng hợp lấy số liệu bán thành phẩm theo giá bình quân để vào Sổ cái Tài khoản 632. Từ các chứng từ gốc lập khi phát sinh nghiệp vụ, định kỳ đợc chuyển qua để kế toán kẹp sang chứng từ ghi sổ, qua đó làm căn cứ để tiếp tục vào Sổ cái các Tài khoản 131, 511, 911…
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các Tài khoản 131, 511, 632 kế toán… lập Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản 131, 511, 632. Căn cứ vào Sổ cai các Tài khoản 131, 511, 632, 911 kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuôi tháng hay cuối quý, kế toán trởng kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu ở hai
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra