III. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu T.
2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu a Giao dịch và đàm phán
a. Giao dịch và đàm phán
Thông thờng đây là một bớc rất quan trọng trớc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Thờng thì công ty hay nhận đợc th chào hàng của các nhà cung cấp nớc ngoài và thờng đợc nhận dới dạng văn bản thông qua fax hay qua đờng bu điện... trong th trả lời sẽ bao gồm các điều khoản về hàng hoá, thanh toán, giá cả... bên cạnh đó trong giấy báo giá còn nêu rõ cả thời gian vận chuyển, phơng thức thanh toán.
Sau khi nhận đợc th chào hàng của nhà cung cấp, công ty sẽ nghiên cứu các điều khoản trong th chào hàng, những điều khoản nào mà không hợp lý, công ty sẽ tiến hành trao đổi, đàm phán, cho đến khi hai bên đi đến thống nhất.
Ngoài ra công ty còn chủ động hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nớc ngoài cung cấp thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lợng, bao bì, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều khoản thơng mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận đợc báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận đợc báo giá của đối tác, thì công ty sẽ tiến hàng nghiên cứu xem có gì phải đàm phán để đi đến thống nhất không, sau đó công ty sẽ tiến hàng đàm phán.
Thông thờng việc đàm phán đợc thực hiện qua mạng Internet, gửi th điện tử, qua fax, điện thoại, qua các kỳ hội chợ triển lãm... để tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên trong việc mua bán các thiết bị, máy móc cũ, đã qua sử dụng công ty gặp rất nhiều khó khăn (cả trong khâu nhập khẩu cũng nh tiêu thụ) và chi phí cho việc đi lại rất tốn kém, mặt khác do đã qua sử dụng nên việc xác định chính xác giá trị sử dụng là rất khó, chính vì vậy mức giá đa ra chỉ mang tính chất tơng đối. Điều này đòi hỏi công ty phải có sự nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lỡng... tránh thờng hợp mua phải các thiết bị cũ nát nhng mức giá lại cao.