- Kế toán bán hàng nội bộ
2.1 Đặc điểm chung về côngty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội 1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nộ
Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền. Năm 1963 ccông ty đợc thành lập theo quyết định của Thủ tớng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Thơng Mại quản lý.
Năm 1985 công ty đợc chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985.
Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tớng chính phủ và công văn hớng dẫn của UBKH nhà nớc số 04/UBKH ngày 05/05/1994.
Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nớc.
- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà nớc ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất nớc. Phơng châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu. Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các nớc XHCN nh: lúa mì, bột mì, ngô, đậu tơng, thịt hộp, thực phẩm khô, mì chính…
- Từ năm 1975 – 1985: Khi đất nớc hoàn toàn giảI phóng, Nhà nớc thực hiện cơ chế tập trung bao cấp. Trong thời kỳ này công ty đợc độc quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các nớc XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong nớc ra đến ngoàI nớc. Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tơng, lạc, rợu, bia, chè, cà phê, lơng thực từ Liên Xô(cũ) , đ- ờng(Cuba) và các nớc Đông Âu khác.
- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nớc, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của nớc ta với các nớc XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu t- ơng, dầu lạc, cà phê, đậu côve Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho… sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội nh: phân bón, thuốc trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải…
- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiều khó khăn do Nhà nớc chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thị trờng. Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nớc trợ giúp. Nhng từ năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nớc và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty.
Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đó:
- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng - Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng
Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó: - Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng
- Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng - Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng.
* Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có các chức năng sau:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản.
- Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch đ- ợc giao.
- Tổ chức nhập khẩu các loại vật t hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong nớc.
- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nớc, của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong nớc. - Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứu
tìm kiếm xây dựng tạo thị trờng xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định.
- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nớc, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài nớc đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãi. - Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiện
trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty.
- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. Hớng dẫn các công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác. - Là doanh nghiệp đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy
phép kinh doanh đợc cấp, bao gồm:
- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến. - Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại. - Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó.
- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp. - Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm.
- Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt. - Dịch vụ xuất nhập khẩu.
- Thơng nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm vật t nông nghiệp và hàng tiêu dùng.
- Liên doanh, liên kết, đầu t trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất.
* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:
Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng đợc cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới.
- Có mục tiêu chiến lợc thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau. - Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội
* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :
Giám đốc. Phòng kế hoạch thị trờng Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Ban đề án và thanh toánnợ PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5 PXnk6 6 PXnk7
Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể nh sau:
- Giám đốc là ngời trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
- Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các công việc khi đợc uỷ quyền.
- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mu cho giám đốc trong công tác quản lý nhà nớc, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu. Cụ thể:
♦ Phòng tài chính kế toán:
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty. Tiến hành hoạt động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế tàI chính của nhà nớc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của công ty. ♦ Phòng tổ chức hành chính:
Tham mu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm trớc giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thởng và kỷ luật.
♦ Phòng kế hoạch thị trờng:
Tham mu cho giám đốc xây dựng chơng trình, kế hoạch mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thị trờng, thơng nhân nớc ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc
và lễ tân với thị trờng trong và ngoài nớc. Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan.
♦ Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, đợc phép kinh doanh tất cả các mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty đợc Uỷ ban kế hoạch thành phố cho phép va Bộ thơng mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ. Đợc phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI nớc và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phơng án đợc giám đốc duyệt. Đợc phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả.
♦ Ban đề án và thanh toán nợ:
Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nớc tồn đọng trớc đây. Xây dựng và đề xuất các phơng án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phơng trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thơng lợng với khách hàng trong nớc cũng nh thơng nhân nớc ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi.
Nh vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban. Các công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị trờng, ban đề án thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩu. Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp ngời lãnh đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu đợc hiệu quả tốt nhất.