I. Tổng quan về Cụng ty
3. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Cụng ty.
Cụng ty Xuất nhập khẩu Hà Tõy gồm cú 169 cỏn bộ cụng nhõn viờn được biờn chế thành 04 phũng ban và 02 chi nhỏnh.Cỏc phũng quản lý chức năng cú 01 trưởng phũng và 01 đến 02 phú. Một số cỏn bộ, nghiệp vụ chuyờn mụn.
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CễNG TY SƠ ĐỒ 1
Giám đốc
Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Nvụ KD I Phòng Nvụ KD II Phòng Nvụ KD III Phòng kế hoạch thị trường Phòng kế toán tài vụ Phòng Tổ chức hành chính Phòng Nvụ Mây tre
Chỳ thớch : Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ phối hợp
Đứng đầu Cụng ty là Giỏm đốc Cụng ty do UBND Tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giỏm đốc quản lý và điều hành Cụng ty theo chế độ 01 thủ trưởng và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động của Cụng ty trước phỏp luật, trước Sở Thương mại và tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn chức của Cụng ty.
Giỳp đỡ cụng việc cho Giỏm đốc Cụng ty cú 03 Phú Giỏm đốc Cụng ty. Phú Giỏm đốc Cụng ty do Giỏm đốc Cụng ty lựa chọn và đề nghị Giỏm đốc Sở Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm.
Kế toỏn trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giỏm đốc Cụng ty, cú trỏch nhiệm giỳp Giỏm đốc Cụng ty tổ chức thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế
toỏn thống kờ thụng tin kinh tế, bỏo cỏo kết quả hoạt động của Cụng ty theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Cụng ty được tổ chức theo bộ mỏy quản lý chức năng và mạng lưới kinh doanh phự hợp với nhiệm vụ của một Cụng ty Xuất nhập khẩu.
Nhiệm vụ của cỏc phũng ban chức năng do Giỏm đốc quy định cụ thể:
* Phũng kinh doanh:
+ Nghiờn cứu và nắm bắt tỡnh hỡnh thụng tin thị trường trong nước và nhu cầu mặt hàng,về nguồn hàng,tỡnh hỡnh sản suất,giỏ cả và cỏc biến động.
+ Xỏc nhận kế hoạch kinh doanh hàng năm,6 thỏng,đề suất cỏc phương ỏn kinh doanh,liờn doanh liờn kết tiờu thụ hàng húa và phối hợp thực hiện cỏc phương ỏn đú sau khi đó được Cụng ty phờ duyệt.
+ Giỳp Giỏm đốc tỗ chức xõy dựng kế hoạch xuất - nhập khẩu,cỏc kế hoạch thõm nhập thị trường mới,mở rộng thị trường truyền thống.
* Phũng Tổ chức hành chớnh:
- Giỳp Giỏm đốc trong cụng tỏc tổ chức hoạt động hành chớnh, quản lớ tài sản và nhõn sự, tiền lương. Phối hợp với cỏc phũng chức năng để quản lớ và điều hành hoạt động của Cụng ty theo đỳng định hướng và kế hoạch.
+ Xõy dựng phương ỏn bố trớ sắp xếp cỏn bộ viờn chức toàn cụng ty và cỏc đơn vị .
+ Làm cụng tỏc khỏc về tổ chức: quản lý hồ sơ cỏn bộ ,làm thủ tục về tiếp nhận , nghỉ hưu thụi việc, thuyờn chuyển, khen thưởng và kỷ luật cỏn bộ.
- Tham mưu qiỳp giỏm đốc về cụng tỏc hành chớnh quản trị cụ thể: + Xõy dựng phương ỏn bảo vệ đảm bảo cụng tỏc an ninh trật tự cơ quan + Làm tốt văn thư,lưu trữ , quản lý dấu cụng ty , dấu chức danh.
+ Quản lý nhà khỏch, đảm bảo cỏc yờu cầu vật chất cho cụng tỏc điều hành hàng ngày.
+ Đảm bảo cụng tỏc vệ sinh mụi trường cơ quan.
* Phũng Kế toỏn tài vụ :
Thực hiện theo dừi tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh và bỏo cỏo tỡnh hỡnh tài chớnh và cỏc nghiệp vụ tài chớnh kế toỏn khỏc. Chịu trỏch nhiệm quản lý vốn, tài sản, hàng hoỏ, giỏm sỏt thu chi tại Cụng ty.
- Phối hợp với phũng kế hoạch tổng hợp xõy xõy dựng kế hoạch tài chớnh toàn cụng ty và kế hoạch từng đợn vị thành viờn .
- Cỏc phương ỏn kinh doanh đó được Giỏm đốc duyệt trong thời hạn 3 ngày phải đỏp ứng vốn để cỏc đơn vị thực hiện hợp đồng ( hồ sơ vay vốn do cỏc đơn vị chuẩn bị).
- Thanh toỏn tiền hàng với bạn hàng trong nước và nước ngoài.
- Giỏm sỏt sử dụng vốn của cỏc đơn vị đụn đốc thu hồi vốn, lói tiền vay.
- Lựa chọn phương phỏp hạch toỏn phự hợp và hướng dẫn kế toỏn cỏc đơn vị trong cụng tỏc hạnh toỏn.
- Chấp hành nghiờm chế độ bỏo cỏo kế toỏn, thống kờ chế độ bỏo cỏo về thuế, kịp thời, chớnh xỏc đỳng quy định.
- Kế toỏn trưởng , từng quý bỏo cỏo ban Giỏm đốc tỡnh hỡnh quản lý sử dụng vốn cỏc khoản cụng nợ trong hạn, đến hạn và nợ quỏ hạn, đề xuất biện phỏp sử lý. Thời gian bỏo cỏo trong vũng 5 ngày của thỏng đầu quý bỏo cỏo tỡnh hỡnh quý trước.
- Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị và đề xuất Giỏm đốc khen thưởng.
- Kế toỏn trưởng liờn đới chịu trỏch nhiệm khi để cỏc đơn vị sử dụng vốn sai mục đớch, làm thất thoỏt vốn.
Hệ thống sổ sỏch, cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, phõn phối lợi nhuận của Cụng ty thực hiện theo đỳng quy định của Nhà nước và theo phỏp lệnh kế toỏn. Việc phõn tớch hoạt động kinh tế tài chớnh của Cụng ty được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của cơ quan quản lý chuyờn ngành.
* Phũng Kế hoạch thị trường :
- Xõy dựng kế hoạch định hướng phỏt triển sản xuất kinh doanh dài hạn (5- 10 năm) của toàn cụng ty.
- Tổng hợp kế hoạch định hướng quý năm của cỏc đơn vị trực tiếp kinh doanh.
- Thường xuyờn kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phối hợp với phũng kế toỏn tài chớnh giỏm sỏt việc sử dụng vốn của cỏc đơn vị thành viờn.
- Kiểm tra cỏc hợp đồng kinh tế, thẩm định cỏc phương ỏn sản xuất kinh doanh, đề xuất ý kiến với Giỏm đốc. Thời gian kiểm tra, thẩm định để trỡnh kế hoạch khụng quỏ 2 ngày, kể từ khi nhận được hợp đồng và phương ỏn cỏc đơn vị gửi đến.
- Chịu trỏch nhiệm liờn đới khi để xẩy ra kinh doanh thua lỗ hoặc thất thoỏt vốn do yếu tố chủ quan gõy ra.
• Phũng Nvụ Mõy tre:
- Phũngnghiệp vụ mõy tre cú nhiệm vụ thu mua, tỡm kiếm nguồn hàng cỏc mặt hàng truyền thống như mõy tre , hàng thủ cụng mỹ nghệ ...
- Tổ chức giới thiệu cỏc mặt hàng ra nước ngoài, mở rộng hợp tỏc kinh doanh với cỏc bạn hàng và khỏch hàng.
- Hợp tỏc chặt chẽ với cỏc phũng ban khỏc cú liờn quan về thu mua tiờu thụ cỏc sản phẩm mà cụng ty kinh doanh
* Văn phũng đại diện ở cỏc Tỉnh :
- Giỳp Giỏm đốc làm cụng tỏc tiếp thị. Trong một số trường hợp đặc biệt trưởng văn phũng đại diện được Giỏm đốc uỷ nhiệm ký một số văn bản của Cụng ty. Tổ chức xuất nhập khẩu hàng húa do tự khai thỏc được thị trường
đảm bảo cú hiệu quả, chấp hành tốt chớnh sỏch và cỏc quy định của nhà nước, của địa phương nơi đặt văn phũng đại diện.