I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
3. Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nộ
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy, cơ cấu tổ chức được mô hình theo sơ đồ sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Việc tổ chức sản xuất kinh doanh khoa học hợp lý phù hợp với công nghệ kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình kinh doanh khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức bộ máy quản lý khác nhau, yêu cầu của bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có như vậy kinh doanh mới đạt hiệu quả cao.
Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản và con dấu bao gồm tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng.
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận trong công ty
Giám đốc P. Giám đốc 1 P. Giám đốc 2 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch thị trường Các cửa h ngà Phòng Kế toán t i chínhà
- Giám đốc công ty: Do Tổng công ty máy và phụ tùng bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty đồng thời là người đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật.
- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh.
- Dưới ban điều hành của công ty có các phòng ban chức năng và các cửa hàng trực thuộc công ty.
Các phòng ban chức năng của công ty làm công tác tham mưu, tác nghiệp theo kế hoạch phân công của giám đốc. Đứng đầu các phòng ban chức năng, nghiệp vụ là các trưởng phòng. Họ là những người tiếp nhận chỉ thị của giám đốc, phân công và hướng dẫn nhân viên cấp dưới trong phòng của mình thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ thị được giao.
+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Đảm đương toàn bộ công tác xuất nhập khẩu tại công ty: Nhập nguyên vật liệu, máy móc... Có kế hoạch xuất nhập khẩu để phòng kế toán cân đối kế hoạch thu chi ngoại tệ, xây dựng dự thảo hợp đồng xuất nhập khẩu...
Ngoài ra còn tập trung vào dịch vụ đặc biệt theo sự chỉ đạo của công ty. + Phòng kế hoạch đầu tư: Phòng này có nhiệm vụ vạch ra kế hoạch hoạt động tham mưu cho tổng giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch của công ty. Tìm kiếm hoạt động đầu tư quản lý kinh doanh.
+ Phòng tổ chức hành chính tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, thực hiện sắp xếp lực lượng cán bộ, lao động, tiền lương. Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu của công ty. Tổ chức đào tạo cán bộ, tuyên truyền chỉ đạo.
+ Các cửa hàng kinh doanh: Kinh doanh các mặt hàng của công ty.
+ Phòng kế toán tài chính: Có đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo luật và pháp lệnh kinh tế nhà nước quy định. Ghi chép đầy đủ và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục về tình hình quản lý và sử dụng tài sản và nguồn vốn của công ty. Thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán.
+ Phòng kế hoạch thị trường: Có nhiệm vụ tiếp cận và mở rộng thị trường cho công ty, tìm kiếm khách hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Với cơ cấu tổ chức như trên, Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội luôn đảm bảo sự thống nhất, nhất quán mệnh lệnh đưa xuống được rõ ràng, nhanh chóng và không bị chồng chéo, phân tách rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận. Các phòng ban chức năng đảm bảo công tác tham mưu cho hoạt động của công ty.
3.2. Tình hình lao động
Tình hình lao động của công ty được thể hiện qua bảng 1 (từ năm 1999-2000). Bảng 1 ngang **********************
Qua số liệu bảng 1 ta thấy:
Số lượng và kết cấu lao động của công ty trong 2 năm 1999 và 2000 là 121 người so với năm 1999 là 118 người tăng 3 người, tỷ lệ 2000 so với 1999 đạt 102,54% nguyên nhân là do công ty mới tuyển dụng thêm một số nhân viên mới trong năm 2000. Nếu phân theo giới tính: Lao động nam năm 1999 đạt 48,3% trong khi đó lao động nữ chiếm 51,75 so với năm 2000 lao động nam giảm 5 người tương ứng còn 91,22% so với năm 1999, chiếm tỷ trọng
42,97%. Lao động nữ trong công ty vẫn tăng 8 người với tỷ lệ tăng là 13,11%. Lao động nữ chiếm tỷ trọng là 57,03%.
Nếu phân theo trình độ:
Năm 1999 số cán bộ trên đại học là 6 người chiếm tỉ trọng là 5,08%, năm 2000 là 7 người chiếm tỉ lệ là 5,78% lao động của công ty. So với năm 1999 tăng 1 người với tỉ lệ tăng là 16,67%.
Số cán bộ có trình độ đại học 1999 là 18 người chiếm tỷ trọng là 15,25%. Năm 2000 là 19 người chiếm tỷ trọng là 15,7%. So với năm 1999 tăng 1 người với tỷ lệ là 5,55%. Số lao động trung cấp 15 người chiếm 12,71% và đông nhất là lao động phổ thông 79 người chiếm 66,96% năm 1999. So với năm 1999 năm 2000 thì số lao động phổ thông không có sự thay đổi, lao động trung cấp tăng 1 người chiếm tỷ trọng 13,22%. Như vậy ta thấy kết cấu lao động trong 2 năm 1999-2000 tạm hợp lý. Số cán bộ có trình độ cao chiếm tỷ trọng tương đối lớn. Đây chính là thế mạnh của công ty.
Sang đến năm 2001 tổng số lao động tăng 128 người tăng 7 người tương ứng với 105,78% so với năm 2000. Sở dĩ có sự thay đổi này là do tình hình phát triển của công ty, đồng thời bù đắp cán bộ do đặc điểm tuổi đời trung bình của cán bộ công nhân viên toàn công ty là trên 40 tuổi.
Vì vậy công tác kế toán hoá cán bộ là nhiệm vụ và mục tiêu phân đấu của công ty, lực lượng công nhân lao động giảm 1 người nhưng vẫn chiếm tỉ trọng là 60,94%. Số cán bộ có trình độ trên đại học tăng 4 người tương ứng 15714% so với năm 2000, chiếm tỉ trọng 8,6%.
Số cán bộ có trình độ đại học tăng 2 người tương ứng 110,52% so với năm 2000 chiếm tỷ trọng 16,4%.
Số cán bộ có trình độ trung cấp tăng 2 người tương ứng 112,5% so với năm 2000 chiếm tỷ trọng là 14,06%.
Đây là những con số đáng mừng cho hoạt động của công ty trong tiến trình hội nhập thương mại quốc tế. Tuy nhiên công ty không ngừng đào tạo và đào tạo lại cán bộ, công nhân viên để đáp ứng cho mục tiêu nhiệm vụ đề ra.
4. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
4.1. Phân tích kế quả hoạt động kinh doanh theo doanh thu
Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng về mặt hàng, phong phú về chủng loại. Dưới đây là một số mặt hàng chủ lực chiếm tỉ trọng lớn và là những mặt hàng truyền thống của công ty trong những năm qua.
Qua bảng số liệu 2 ta thấy:
Trong 2 năm 2000 và 2001 tình hình các mặt hàng bán ra của công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng. Nguyên nhân là do thị trường trong nước ổn định và mức tăng trưởng kinh tế của nước ta vẫn không có dấu hiệu suy giảm nên nhu cầu các sản phẩm phục vụ nền kinh tế quốc dân không ngừng tăng tạo điều kiện để công ty thực hiện mục tiêu bán ra của mình. Cụ thể:
Bảng 2: Các mặt hàng chủ yếu bán ra của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội
Ch tiêuỉ Đơn vị tính
Năm 2000 Năm 2001 So sánh
Chênh lệch Tỉ lệ %
Ô tô các loại cái 45 48 3 6,67
Máy xây dựng cái - 12 - - Phụ tùng các loại trđ 18.207 22.394 4.187 22,9
Cao su trđ - 3.350 - -
Nhôm, thép, kẽm trđ 4.578 5.580 1.002 21,89 Sản lượng ô tô các loại năm 2000 là 45 xe sang đến năm 2001 là 48 chiếc tăng 3 xe tương ứng với tỷ lệ là 6,67%.
Săm lốp các lại năm 2001 cũng bán ra được nhiều hơn so với năm 2000. Mức tiêu thụ năm 2001 là 974 bộ tăng 66 bộ với tỷ lệ là 7,26% so với năm 2000, phụ tùng các loại năm 2000 bán ra được 18.027 triệu đồng nhưng đến năm 2001 lượng bán ra tăng 22.394 triệu so với năm 2000 tăng 4.187 triệu đồng với mức tăng là 22,5%. Nhôm, thép, kẽm trong năm 2001 cũng có mức tăng khá cao đạt 5580 triệu đồng tăng 1002 triệu đồng với tỉ lệ tăng là 21,89% so với năm 2000.
Ngoài ra các mặt hàng mới của công ty như máy xây dựng, cao su cũng được công ty quan tâm, trong năm 2001 doanh thu bán các mặt hàng này có kết quả khả quan cụ thể: máy xây dựng năm 2001 bán được 12 cái với doanh thu là 5020 triệu đồng còn mặt hàng cao su mức bán ra đạt 3350 triệu đồng. Đây là những dấu hiệu thuận lợi để công ty mở rộng thị trường của các mặt hàng này.
Công ty đã có nhiều cố gắng để không ngừng nâng cao công tác bán hàng nhằm đạt được doanh thu cao đáp ứng được chỉ tiêu mà công ty đề ra.
b) Phân tích tình hình bán hàng theo doanh thu trên từng thị trường
Bảng 3: Doanh thu bán hàng của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội ở các thị trường
Các chỉ tiêu 2000 2001 So sánh
Giá trị TT (%) Giá trị TT (%) Giá trị TT (%) TT %
Tổng doanh thu 68.620 100 85.000 100 16.380 23,87 - Trong đó: - DT bán hàng TT nội địa 58.620 85,42 69.600 81,88 10.980 18,73 -3,54 - DT từ hoạt động XNK (quy ra VNĐ) 6.800 9,91 12.600 14,82 5-800 85,29 +4,91 - DT từ sản xuất, dịch vụ 3.200 4,67 2.800 3,3 -400 -12,5 -1,37
Căn cứ vào bảng số liệu 3 ta có nhận xét sau:
Tổng doanh thu của công ty trong 2 năm đạt kết quả khả quan. Tổng doanh thu năm 2001 đạt 85.000 tr.đ tăng 16.380 trđ tương ứng với tỉ lệ tăng là 23,87% so với năm 2000. Có được điều này là do công ty đã nỗ lực tìm kiếm khách hàng cộng với tình hình thị trường trong nước ổn định và đặc biệt là hiệp định thương mại Việt Mỹ chính thức có hiệu lực và việc Trung Quốc gia nhập WTO đã tạo hướng đi mới cho công ty trong hoạt động xuất nhập khẩu. Cụ thể ta thấy các nhân tố ảnh hưởng đến tổng doanh thu của công ty: Doanh thu bán hàng trong nước năm 2001 đạt 69.600 triệu đồng chiếm tỉ trọng 81,88% trong tổng doanh thu tăng 10.980 triệu đồng tương ứng với tỉ lệ tăng là 18,73% so với năm 2000 nhưng tỉ trọng lại giảm 3,54%.
Trong khi đó doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu năm 2001 đạt 12.600 triệu đồng chiếm tỉ trọng 14,82% tổng doanh thu so với năm 2000 tăng 5800 triệu đồng với tỉ lệ tăng là 85,29% đồng thời tỉ trọng tăng 4,91%. Điều này cho thấy công ty đang dần có thế mạnh trong hoạt động xuất nhập khẩu. Mặt khác đó là việc công ty tham gia thị trường xuất nhập khẩu đây chính là lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty.
Tuy nhiên doanh thu từ hoạt động cnk năm 2001 đạt 2800 triệu đồng và chiếm tỉ trọng 3,5% trong tổng doanh thu so với năm 2000 giảm 400 triệu đồng tương ứng với giá trị giảm là 12,5% và tỉ trọng cũng giảm 13,7% trong tổng doanh thu. Nguyên nhân là do trong năm 2001 công ty gặp khó khăn trong việc tham gia ký kết các hợp đồng hợp tác sản xuất, dịch vụ, bên cạnh đó cũng có nhiều công ty khác cạnh tranh với công ty trong lĩnh vực này làm cho khách hàng của công ty bị phân tán dần. Mặc dù vậy tổng doanh thu của công ty năm 2001 vẫn tăng là do doanh thu từ các lĩnh vực chiếm tỉ trọng lớn trong tồng doanh thu đều tăng. Tóm lại thông qua bảng số liệu 2 năm ta thấy tình hình doanh thu của tổng công ty là tương đối tốt. Cơ cấu thị trường được điều chỉnh kịp thời nắm bắt được yêu cầu của thị trường cũng như xác định được hướng đi cho tổng công ty.
c) Phân tích doanh thu bán hàng của công ty theo loại hình kinh doanh Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội hoạt động chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sản xuất, mua bán đều nhằm phục vụ cho xuất nhập khẩu. Vậy ta có thể xét tình hìh kinh doanh của công ty theo quá trình hoạt động xuất nhập khẩu trong 2 năm vừa qua.
Bảng 4: Doanh thu bán hàng theo loại hình kinh doanh Đơn vị: Triệu USD
Ch tiêuỉ Năm 2000 Năm 2001 So sánh Giá trị Tỉ lệ I. Xuất khẩu 0,670 0,996 0,326 48,65 - Xuất khẩu kinh doanh 0,545 0,766 0,221 40,55 - Xuất khẩu uỷ thác 0,125 0,230 0,105 84,00 II. Nhập khẩu 22,015 7 -15,015 -68,20
- Xuất khẩu kinh doanh 1,605 2,05 0,445 27,72 - Xuất khẩu uỷ thác 20,41 4,95 -15,46 -75,74 Tổng cộng 22,685 7,996 -14,689 64,74
Thông qua bảng số liệu trên ta có nhận xét:
Năm 2000, tổng doanh thu của công ty tính bằng ngoại tệ USD đạt 22,685 triệu USD. Trong đó tổng kim ngạch xuất khẩu đạt 0,670 triệu USD. Xuất khẩu kinh doanh chiếm tỉ trọng lớn đạt 0,545 triệu USD. Xuất khẩu uỷ thác chỉđạt 0,125 triệu USD.
Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu đạt được 22,56 triệu USD. Tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty bao giờ cũng lớn hơn tổng kim ngạch xuất khẩu. Lý do là do nghiệp vụ, mục đích của công ty. Thứ hai là do đặc điểm cơ cấu ngành hàng. Trong đó nhập khẩu uỷ thác đạt 20,41 triệu USD, nhập khẩu kinh doanh chỉ đạt 1,605 triệu USD.
Sang đến năm 2001 tổng kim ngạch xuất khẩu đạt 0,996 triệu USD tăng 0,326 triệu USD với tỉ lệ tăng là 48,65% so với năm 2000. Trong đó xk kinh doanh đạt 0,766 triệu USD tăng 0,221 triệu đô với tỷ lệ tăng là 40,55% và xuất khẩu uỷ thác đạt 0,230 triệu USD tăng 0,105 triệu USD với tỉ lệ tăng là 84% so với năm 2000. Có được điều này là do công ty trong năm 2001 đã rất chú trọng tới công tác xuất khẩu, đã nghiên cứu và giao dịch, chào bán rất nhiều mặt hàng, kết quả đã xuất được một số mặt hàng như: đá xây dựng, hoa quả khô. Một số hàng có giá trị như gạo, cao su, cà phê, bao PP... Công ty đã có nguồn hàng và đối tác xuất khẩu, nhưng giá thế giới giảm nên chưa xuất khẩu được. Năm 2002 công ty sẽ cố gắng khắc phục tình trạng này để tăng thêm kim ngạch xuất khẩu. Tuy nhiên so với năm 2000 công tác xuất khẩu đã có bước tiến đáng kể tạo đà cho năm 2002.
Trong năm nay tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty chỉ đạt 7 triệu USD giảm mạnh so với năm 2000 là 15,045 triệu USD với tỉ lệ giảm là 68,20%. Nhập khẩu uỷ thác chỉ đạt 4,95% triệu USD giảm so với năm 2000 là 15,46 triệu USD với tỉ lệ giảm là 75,74%, trong khi đó nhập khẩu kn đạt 2,05 triệu USD tăng 0,445 triệu USD tương ứng với tỉ lệ tăng là 27,72% so với năm 2000. Nguyên nhân dẫn đến điều này là do chính sách mở rộng xuất nhập khẩu của nhà nước (việc nhập khẩu uỷ thác giảm đi rõ rệt. Các dự án lớn đều phải đầu tư trọn gói cả xây dựng và lắp đặt thiết bị, thiết bị lẻ các đơn vị tự nhập khẩu không qua nhập khẩu uỷ thác.
Nhập khẩu kinh doanh cũng khó khăn do tỉ giá USD và EURO thay đổi