III. Thực trạng quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty xuất nhập khẩu
2. Quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty
Nghiên cứu nhu cầu khách hàng
Đây là bớc đầu tiên cần thiết cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu thiết bị toàn bộ nói riêng. Tuy nhiên, nghiên cứu nhu cầu khách hàng chỉ thật sự có ý nghĩa đối với hoạt động nhập khẩu tự doanh của công ty, còn đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác thì Technoimport chỉ hoạt động một cách thụ động theo yêu cầu của ngời ủy thác mà không nghiên cứu nhu cầu khách hàng cũng nh quảng cáo. Sau đây là một số hoạt động nghiên cứu nhu cầu khách hàng ở Technoimport:
- Trung tâm t vấn đầu t và thơng mại thực hiện việc nghiên cứu xu hớng nhập khẩu thiết bị toàn bộ của nền kinh tế nói chung và danh mục nhập khẩu qua công ty nói riêng nhằm rút ra các xu hớng về tiêu dùng và sản xuất để xác định phơng hớng cho hoạt động quảng cáo, chào hàng. Từ đó, trung tâm t vấn đầu t và thơng mại phổ biến đến các phòng xuất nhập khẩu của công ty.
- Nắm bắt thị hiếu tiêu dùng hàng hoá và tập tính, động cơ mua bán của các nhà sản xuất thiết bị toàn bộ thông qua việc tổ chức và tham gia các hội nghị khách hàng, các hội chợ triển lãm. Ngoài ra, hình thức này còn nhằm thu thập thông tin phản hồi của khách hàng về u nhợc điểm trong hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
- Có những biện pháp nhằm hỗ trợ, khuyến khích các cán bộ kinh doanh của các phòng nghiệp vụ tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng (tìm hiểu nhu cầu thiết bị toàn bộ và giới thiệu, thuyết phục khách hàng bằng các Cataloge, mẫu hàng)
- Ngoài ra để thu hút khách hàng công ty thờng quảng cáo trên các báo, tạp chí chuyên ngành và tập san riêng của công ty nhằm giới thiệu và đón trớc các nhu cầu của các khách hàng trong tơng lai. Hiện nay, công ty đã có một trang web riêng để quảng cáo cũng nh giúp đối tác tìm hiểu và liên hệ một cách nhanh chóng nhất và thuận tiện nhất
Đơn đặt hàng có nội dung nh sau:
- Tên hàng, địa chỉ, đơn đặt hàng, số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch. - Số và ngày tháng thành lập đơn hàng.
- Tên hàng
- Quy cách, phẩm chất, mục đích sử dụng. - Số lợng (bao gồm số lợng tối đa, tối thiểu) - Thời hạn và địa điểm giao hàng về Việt Nam.
Trớc khi đặt hàng công ty thờng khảo giá kỹ trên thị trờng. Việc xác định quy mô, khối lợng đơn đặt hàng phải căn cứ trớc hết vào nhu cầu trong nớc. Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật(thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên vật liệu, hàng điện tử v.v..) đơn đặt hàng sẽ đề cập chi tiết hơn về quy định tiêu chuẩn kỹ thuật nguồn gốc xuất xứ của hàng, điều kiện bảo hành v.v..
Khi thu thập tài liệu của khách hàng trong nớc, công ty cần thu thập các tài liệu sau:
- Văn bản của khách hàng trong nớc(chủ đầu t) nêu rõ tên, qui cách, số l- ợng, chất lợng, hàng hoá, thời gian giao hàng dự kiến, phơng thức thanh toán, các yêu cầu về bảo hành và các yêu cầu khác.
- Trong trờng hợp nhập khẩu sử dụng nguồn vốn của Nhà nớc, ODA v.v..
thì cần có thêm các văn bản sau: giấy phép hoặc quyết định đầu t, giấy chứng nhận u đãi đầu t (nếu dự án thuộc diện u đãi), luận chứng kinh tế kỹ thuật (Báo cáo khả thi) cùng văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu, hồ sơ dự thầu, biên bản mở thầu, biên bản đánh giá kết quả xét chọn thầu (đối với hình thức chọn thầu khác (chào hàng cạnh tranh phải có ít nhất 3 bản là bản chào hàng, bảng phân tích chọn chào hàng và bảng quyết định chọn nhà thầu).
Việc nghiên cứu thị trờng đợc thực hiện độc lập giữa các đơn vị kinh doanh nhng có sự hỗ trợ của các văn phòng đại diện của Technoimport ở nớc ngoài. Do tính chất đa dạng về mặt hàng kinh doanh nên việc nghiên cứu thị trờng phần lớn đ- ợc thực hiện trên cơ sở các yêu cầu của khách hàng khi đến với công ty (mặt hàng, các chỉ tiêu kỹ thuật kèm theo, xuất xứ v.v..).
Để kinh doanh có hiệu quả, công ty luôn chủ động trong việc nắm bắt những thông tin từ thị trờng thiết bị toàn bộ trong và ngoài nớc. Từ những yêu cầu này các đơn vị kinh doanh sử dụng các biện pháp nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu hiện trờng để đa ra một số phơng án lựa chọn về nhà cung cấp.
- Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu qua các tạp chí, sách báo chuyên ngành, catalog, các th chào hàng của các hãng sản xuất thiết bị toàn bộ nớc ngoài, thông tin về khách hàng trong và ngoài nớc, mức giá của các loại hàng đó ở thị trờng trong nớc (nếu có quyết định đầu t thì là mức giá trần nêu trong quyết định đầu t ), các tài liệu có đợc thông qua hội chợ triển lãm, các bạn hàng đã có quan hệ từ trớc, những thông tin kinh nghiệm đã có đợc từ những lần giao dịch buôn bán trớc đây.
Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu sự tác động của rất nhiều yếu tố của môi tr- ờng kinh tế vĩ mô, vì thế ngoài các nghiên cứu trên Technoimport luôn phải thu thập, nghiên cứu và bám sát các thông tin về tình hình tài chính tiền tệ trong và ngoài nớc, từ đó dự báo xu hớng biến động của chúng trong thời gian tới, theo dõi những chính sách thúc đẩy và hạn chế xuất nhập khẩu hàng hoá (biểu thuế, hạn nghạch, mã số thuế, thuế suất, phụ thu của mặt hàng, các văn bản pháp quy của nhà nớc liên quan đến việc xuất nhập khẩu mặt hàng này).
- Nghiên cứu hiện trờng: công việc này đợc thực hiện dới sự giúp đỡ của các văn phòng đại diện ở nớc ngoài. Các phòng xuất nhập khẩu sẽ gửi những yêu cầu của khách hàng về hàng hoá (thiết bị toàn bộ) tới các văn phòng đại diện. Các văn phòng đại diện này sẽ nhanh chóng gửi lại các thông tin về tình hình giá cả, nhà cung cấp, về đặc tính kỹ thuật cũng nh các chính sách quản lý của nớc sở tại.
Thông qua những thông tin và kết quả thu đợc ở trên, từ đó doanh nghiệp tiến hành lập đợc phơng án kinh doanh nhằm đề ra những mục tiêu phơng hớng và những biện pháp để thực hiện. Một phơng án kinh doanh cần trình duyệt phải đảm bảo nêu rõ những nội dung sau:
- Đơn vị kinh doanh nào thực hiện phơng án.
- Tên hàng hoá, số lợng hàng hoá và qui cách hàng hoá.
- Khách hàng ngoài nớc và khách hàng trong nớc (tên, địa chỉ cụ thể, t cách pháp nhân, uy tín và độ tin cậy của khách hàng).
- Phơng thức kinh doanh là ủy thác hay tự doanh.
- Tình hình huy động và sử dụng vốn: nếu huy động toàn bộ vốn của khách hàng thì nêu rõ các đợt khách hàng nộp tiền. Nếu huy động một phần vốn của khách hàng để thanh toán thì nêu rõ tỷ lệ phần trăm thu trớc tiền của khách hàng ở các thời điểm, phần trăm vay vốn của công ty và thời hạn vay.Nếu huy động và sử dụng toàn bộ vốn của công ty thì nêu rõ thời điểm sử dụng và thời điểm thu hồi vốn.
- Phơng thức thanh toán ngoại: thời điểm phải thanh toán, thanh toán dùng th tín dụng (L/C) hay điện chuyển tiền (TT)
- Dự kiến tiêu thụ hàng, phơng thức thanh toán nợ, khả năng và thời điểm thu hồi vốn
- Tính toán hiệu quả của phơng án:
Tổng thu: trị giá tiền bán hàng (nếu là tự doanh) hoặc phí ủy thác (nếu ủy thác)
Tổng chi: giá mua (giá hàng hoá, vận tải nớc ngoài, bảo hiểm), thuế Xuất nhập khẩu, chi phí trực tiếp cho dịch vụ (phí giao nhận, vận chuyển, lu kho, phí ngân hàng nh phí mở L/C, điện phí ngân hàng v.v.., phí giao dịch nh fax, telex, điện thoại v.v.., chi cho sử dụng xe cộ cơ quan, chi phí công tác v.v..), thuế doanh thu và lãi sử dụng vốn (tính toán theo qui chế của công ty)
Tổng lãi = ( tổng thu - tổng chi)
Sau khi lập phơng án kinh doanh, các đơn vị kinh doanh lấy ý kiến nhận xét của phòng kế hoạch tài chính đối với phơng án kinh doanh và phải trình giám đốc duyệt phơng án kinh doanh đó.
Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi phơng án kinh doanh đợc giám đốc kí duyệt, Technoimport sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Đối với dự án có giá trị lớn (trên 2 tỷ đồng) thì phải áp dụng phơng thức đấu thầu còn đối với dự án có giá trị nhỏ (dới 2 tỷ đồng) thì áp dụng phơng thức gọi chào hàng cạnh tranh để lựa chọn nhà cung cấp.
- ở Technoimport, phơng thức chào hàng cạnh tranh chỉ áp dụng cho nhập khẩu tự doanh hoặc cho các dự án nhập khẩu thiết bị có giá trị không lớn. Với ph- ơng thức này, công ty sẽ phát đơn chào hàng cho các nhà cung cấp đã nghiên cứu từ trớc trong đó nêu rõ những yêu cầu về thông số kỹ thuật, số lợng hàng hoá và đề nghị phía bên kia chào giá, nêu ra các điều kiện thanh toán, lắp đặt, bảo hành v.v.. Sự đàm phán, thơng lợng có thể diễn ra bằng fax, điện thoại, th điện tử giữa các công ty và các nhà cung cấp khác nhau với mục đích cuối cùng và lựa chọn đợc điều kiện chào hàng có lợi nhất. Trong trờng hợp nếu thấy cần thiết, công ty có thể cử ngời ra nớc ngoài công tác hoặc mời đại diện của phía đối tác sang Việt Nam để đàm phán cụ thể.
Mục tiêu cho cuộc đàm phán của công ty là thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể đợc hoặc tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới v.v.. Nội dung đàm phán thờng xoay quanh các vấn đề về hàng hoá, giá cả, phơng thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, điều kiện bảo hiểm, điều kiện phạt v.v..
Trong những cuộc đàm phán trực tiếp, nhất là đối với những lĩnh vực thiết bị toàn bộ, luôn đòi hỏi phải đợc chuẩn bị kỹ lỡng, đặc biệt là về mặt chuẩn bị nhân sự, phơng pháp và nghệ thuật đàm phán, vì thế trong những lần đàm phán các công trình thiết bị toàn bộ, Technoimport đều phải cử các chuyên viên cao cấp của mình đi đàm phán nhằm đem về cho công ty nhiều lợi thế. Thờng thì đoàn đàm phán của công ty bao gồm: trởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác. Trong
đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, các thành viên còn lại sẽ đợc giao những nhiệm vụ nhất định nh điều tra về thị trờng, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia.
- Với phơng tức đấu thầu, Technoimport thờng sử dụng trong các dự án nhập khẩu thiết bị toàn bộ có giá trị lớn bởi vì đấu thầu thờng đạt đợc hiệu quả cao trong việc lựa chọn các nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ và công nghệ phù hợp nhất cho các dự án. Hiện nay, công ty áp dụng phơng thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế. Trong đó phơng thức đấu thầu hạn chế đợc áp dụng tơng đối nhiều tại Technoimport trong quá trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ.
Trình tự và thủ tục đấu thầu gồm có các bớc sau: + Sơ tuyển nhà thầu (nếu có)
+ Lập hồ sơ mời thầu: quy định hình thức, nội dung của hồ sơ mời thầu. + Gửi th mời thầu hoặc thông báo gọi thầu
+ Nhận hồ sơ dự thầu
+ Mở thầu: đợc tiến hành công khai theo ngày và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu và đợc ghi thành biên bản mở thầu
+ Đánh giá hồ sơ dự thầu: gồm có đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu, đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu (đánh giá phần kỹ thuật và đánh giá phần thơng mại). Cuối cùng là đánh giá tổng hợp và xếp hạng các nhà thầu
+ Báo cáo kết quả xét thầu: tổ xét thầu sẽ lập "hồ sơ đánh giá kết quả đấu thầu" trong đó nêu rõ sự chênh lệch về giá cả giữa các phơng án và đề xuất chọn phơng án nào. Từ đó, sẽ lựa chọn nhà thầu trúng thầu
+ Công bố kết quả trúng thầu. Ký kết hợp đồng
Sau khi kết thúc giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, công ty thực hiện bớc tiếp theo là ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị toàn bộ với nhà cung cấp đợc lựa chọn
Để chuẩn bị cho việc kí kết hợp đồng, Technoimport cần soạn thảo hợp đồng.Việc soạn thảo hợp đồng phụ thuộc vào phơng thức kinh doanh. Nếu đó là ph- ơng thức nhập khẩu tự doanh thì chỉ phải soạn thảo hợp đồng ngoại. Còn nếu đó là phơng thức nhập khẩu ủy thác, việc soạn thảo hợp đồng phức tạp hơn so với tự doanh là phải soạn thảo hai hợp đồng gồm hợp đồng ủy thác (thờng gọi là hợp đồng nội) và hợp đồng ngoại.
Tất cả các hợp đồng nội, ngoại đều phải lấy ý kiến tham khảo của Trung tâm t vấn đầu t và thơng mại (nếu có yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc cho từng trờng hợp). Quy định luật áp dụng trong hợp đồng (áp dụng luật nớc Việt Nam hay luật ở nớc ngoài). Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm hàng hoá định mua. Đề cập đến hình thức, nội dung của hợp đồng, ngôn ngữ dùng trong hợp đồng v.v.. cụ thể nh sau:
Soạn thảo hợp đồng nội
Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lí ràng buộc trách nhiệm giữa Technoimport với bên ủy thác nhập khẩu thiết bị toàn bộ. Trong hợp đồng uỷ thác cần nêu rõ các điều khoản nh: đối tợng hợp đồng, trị giá hợp đồng, điều khoản thanh toán, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên, thanh lý hợp đồng, các cam kết chung v.v.. Đặc biệt là điều khoản qui định về phí ủy thác, ở đây phí uỷ thác là khoản tiền mà Technoimport nhận đợc từ ngời uỷ thác khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung phí uỷ thác phụ thuộc vào trị giá hợp đồng và sự thoả thuận của hai bên nhng vẫn dựa trên nguyên tắc tuân thủ quy định chung của nhà nớc đề ra
Soạn thảo hợp đồng ngoại
Các điều khoản trong hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở những điều kiện, thỏa thuận đã đạt đợc trong quá trình đấu thầu hoặc trong đàm phán. Soạn thảo hợp đồng ngoại cũng nh là soạn thảo một hợp đồng xuất nhập khẩu thông thờng trong đó cần phải qui định các điều khoản chung nh điều kiện để hợp đồng có hiệu lực, ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng (là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo và thờng là tiếng Anh), số lợng văn bản hợp đồng v.v.. Tuy nhiên, do đặc thù của thiết bị toàn bộ nên trong hợp đồng ngoại cần phải chú trọng một số điều khoản nh:
- Nêu rõ điều kiện giao hàng và thông báo gửi hàng, cụ thể là thời gian giao tài liệu kỹ thuật, thời gian giao thiết bị toàn bộ, qui định giao hàng mấy chuyến, giao bằng đờng thủy hay bằng đờng hàng không; Khi ngời bán thực hiện việc giao hàng thì những thông tin gì cần báo cho ngời mua biết để chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá tại cảng.
- Nêu rõ điều kiện bao bì và ký mã hiệu gửi hàng cụ thể và qui định cách đóng gói thiết bị và phụ tùng để đảm bảo và tránh h hỏng trong khi vận chuyển đờng biển và bốc xếp nhiều lần, các biện pháp thích ứng để bảo vệ hàng hoá tránh bị gỉ, bị ăn mòn, bị ẩm ớt trong quá trình lu kho v.v.., phụ tùng phải đóng kiện riêng để cùng vào với thiết bị.
- Nêu rõ điều kiện kiểm nghiệm và kiểm tra trớc khi giao hàng, cụ thể là ngời bán có trách nhiệm kiểm tra và kiểm nghiệm hàng hoá tại các nhà máy sản xuất về chất lợng, số lợng và tính năng kỹ thuật rồi lập chứng chỉ gửi cho ngời mua, chi phí do ngời bán chịu. Đôi khi ngời mua cũng cử ngời sang tận nơi để kiểm tra nhng chất lợng của thiết bị toàn bộ sẽ đợc