Sau khi hợp đồng đã được ký kết nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã được xác lập. Các bên cần phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Bên nhập khẩu cần phải xắp xếp các việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời ghi lại các diễn biến của các bước thực hiện. Quá trình thực hiện hợp đồng là rất phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ luật lệ quốc gia và quốc tế, đồng thời phải đảm bảo quyền lợi của quốc gia, uy tín của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện cố gắng không để xảy ra những sai sót dẫn đến khiếu nại, đồng thời phải tính toán, tiết kiệm các khoản chi phí lưu thông, và điều quan trọng là phải giám sát và yêu cầu đối tác thực hiện đúng các nghĩa vụ của họ trong hợp đồng. Nếu có những vấn đề phức tạp phát sing các bên phải kịp thời bàn bạc trao đổi, giải quyết kịp thời. Các bước thực hiện hợp đồng gồm có:
Xin giấy Mở thư tín dụng Thuê phương tiện Mua BH phép NK L/C ( nếu thanh chuyên chở hàng hoá toán bằng L/C)
Khiếu nại và Làm thử tục Nhận hàng Làm thủ tục xử lý khiếu nại thanh toán hải quan ( nếu có )
a/ Xin giấy phép nhập khẩu:
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Giấy phép do Bộ Thương mại cấp. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu khác nhau đối với hàng hoá thuộc các nhóm hàng khác nhau. Để được cấp giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có điều kiện:
- Thành luật theo đúng luật pháp và cam kết tuân thủ các quy định của luật pháp hiện hành.
- Doanh nghiệp có mức vốn lưu động tối thiểu tính bằng đồng Việt Nam tương đương với 200.000 USD tới thời điểm đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu phải có nghĩa vụ nộp lệ phí (một lần) bằng tiền Việt Nam. Mức lệ phí cũng như việc nộp và sử dụng lệ phí do Bộ Tài chính và Bộ Thương mại quy định.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ thì bên mua phải mở L/C ở ngân hàng khi có thông báo từ bên bán.
Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Để cho chặt chẽ, hợp đồng thường quy định cụ thể ngày giao hàng, ngày mở L/C. Nếu như hợp đồng không quy định cụ thể thì thông thường thời gian này là khoảng 15 - 20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Cơ sở mở L/C là các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị hợp đồng dựa vào cơ sở đó, làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.
c/ Thuê tàu chở hàng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, việc ai thuê tàu, thuê tàu theo hình thức nào được tiến hành dựa vào ba căn cứ: điều khoản của hợp đồng, đặc điểm của hàng hoá, điều kiện vận tải. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì bên nhập khẩu phải thuê tàu để chở hàng, nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên nhập khẩu không phải thuê tàu mà nghĩa vụ đó thuộc về người mua.
Tuỳ theo đặc điểm hàng hoá kinh doanh, doanh nghiệp lựa chọn phương thức thuê tàu cho phù hợp: thuê tàu chợ, tàu chuyến hay tàu bao. Nếu nhập khẩu thường xuyên với khối lượng lớn thì nên thuê bao. Nếu nhập khẩu không thường xuyên, nhưng khối lượng lớn thì nên thuê tàu chuyến. Nếu nhập khẩu với khối lượng nhỏ thì thuê tàu chợ.
d/ Mua bảo hiểm hàng hoá.
Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ đầu năm, mỗi khi giao hàng xuống để vận chuyển chỉ cần gửi đến Công ty bảo hiểm một thông báo một văn bản gọi là: “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến, doanh nghiệp gửi đến công ty bảo hiểm một băn bản gọi là: “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy yêu cầu này, doanh nghiệp và Công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
Bên cạnh hình thức bảo hiểm, doanh nghiệp cần lựa chọn điều kiện bảo hiểm: Loại A hay B hay C. Để lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp cần căn cứ vào: Tính chất, đặc điểm của hàng hoá, thời tiết, khả năng vận chuyển bốc dỡ, đặc điểm quãng đường,...
e/ Làm thủ tục hải quan.
Hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước chủ yếu sau:
+ Khai báo hải quan: Chủ hàng phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan một cách trung thực và chính xác. Tờ khai phải được xuất trình cùng một số chứng từ khác: Giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bản kê khai chi tiết, vận đơn,...
+ Xuất trình hàng hoá: Hải quan được phép kiểm tra hàng hoá nếu thấy cần thiết. Hàng hoá nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra. Chủ hàng chịu chi phí, nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng.
+ Thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiển tra các giấy tờ và hàng hoá, hải quan đưa ra quyết định: cho hàng được phép qua biên giới (thông quan), hoặc cho hàng qua với một số điều kiện kèm theo hoặc hàng không được nhận,...Chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của hải quan.
f/ Nhận hàng.
Để nhận hàng hoá nhập khẩu từ nước ngoài về, đơn vị nhập khẩu phải làm các công việc sau:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng.
- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từng quý, từng năm, cơ cấu hàng hoá, lịch tàu, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận.
- Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc nhận hàng (vận đơn, lệnh giao hàng,...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
- Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hoá nhập khẩu.
- Thông báo cho đơn vị đặt hàng chuẩn bị tiếp nhận hàng hoá.
- Chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp hoặc giao trực tiếp cho các đơn vị đặt hàng.
- Kiểm tra hàng hoá: Hàng hoá nhập khẩu về qua cửa khẩu phải được kiểm tra. Mỗi cơ quan tiến hành kiểm tra theo chức năng, quyền hạn của mình. Nếu phát hiện dấu hiệu không bình thường thì mời bên giám định đến lập biên bản giám định. Cơ quan giao thông kiểm tra niêm phong, kẹp chì trước khi dỡ hàng ra phương tiện vận tải. Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn cũng phải kiểm tra hàng hoá và lập thư dự kháng nếu thấy nghi ngờ hoặc thật sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hoặc không đúng như hợp đồng.
g/ Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán là khâu quan trọng trong thương mại quốc tế. Do đặc điểm buôn bán với nước ngoài rất phức tạp nên thanh toán trong thương mại quốc tế phải thận trọng, tránh để xảy ra tổn thất. Có nhiều phương thức thanh toán như: Thư tín dụng (L/C), phương thức nhờ thu, chuyển tiền,...Việc thực hiện theo phương thức nào phải quy định cụ thể trong hợp đồng. Doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán theo đúng điều kiện quy định của hợp đồng.
h/ Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có).
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải, Công ty bảo hiểm,... tuỳ theo tính chất của tổn thất. Bên nhập khẩu chỉ viết đơn khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại trong điều kiện quy định. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: biên bản giám
định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại Công ty bảo hiểm),...
Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bên bị khiếu nại có các cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết được thì làm đơn kiện gửi trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế trong hợp đồng.
i/ Tổ chức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu.
Sau khi nhập hàng từ nước ngoài về, doanh nghiệp giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc tổ chức tiêu thụ tốt trên thị trường nội địa. Doanh nghiệp nhập khẩu cần tiến hành tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp, tạo điều kiện tái nhập cư và quá trình nhập khẩu tiếp theo. Để tiêu thụ hàng hoá có kết quả cao, doanh nghiệp cần phải:
- Nghiên cứu thị trường trong nước và tâm lý khách hàng trong việc mua hàng hoá, nhất là đối với hàng hóa doanh nghiệp cần kinh doanh.
- Xác đinh các kênh phân phối hàng hoá và các hình thức bán. - Tiến hành quảng cáo và xúc tiến bán hàng.
- Xác định mức giá cụ thể trên cơ sở cung cầu thị trường và chi phí của doanh nghiệp.
- Tổ chức nghiệp vụ bán hàng cụ thể tại các cửa hàng.