III. NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU.
3. Đàm phán, ký kết hợp đồng
Trong kinh doanh quốc tế, có ba hình thức cơ bản đó là: đàm phán qua thư tín, qua điện tín và gặp gỡ trực tiếp. Mỗi một hình thức đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng. Vì vậy, phải tuỳ vào từng điều kiện cụ thể của các doanh nghiệp, tuỳ vào bạn hàng để lựa chọn hình thức đàm phán cho thích hợp.
Quá trình đàm phán bao gồm những bước sau:
- Hỏi giá: Là việc bên mua đề nghị bên bán cho biết những điều kiện của mặt hàng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời hạn và đồng tiền thanh toán.
- Báo giá: Là việc người bán thông báo trở lại người mua và người mua đã nhận được có nghĩa là có sự cam kết của người bán về việc sẽ bán hàng.
- Hoàn giá: Bên mua không chấp nhận báo giá trên và đã đưa ra đề nghị mới.
- Chấp nhận giá: Là đồng ý mọi điều kiện về chào hàng mà bên kia đưa ra, khi đó hợp đồng được thực hiện.
- Xác nhận giá: bên mua và bên bán sau khi đã thống nhất thoả mãn lợi ích sẽ lập hai biên bản xác nhận, bên lập ký trước và gửi cho bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.
3.2- Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Sau khi các bên đã tiến hành đàm phán có kết quả thì việc tiếp theo là ký kết hợp đồng ngoại thương.
Hợp đồng kinh tế ngoại thương là sự thoả thuận của những bên đương sự có quốc tịch khác nhau, trong đó bên bán có nghãi vụ phải chuyển vào quyền sở hữu của bên mua một khối lượng hàng hoá nhất định, bên mua có trách nhiệm trả tiền và nhận hàng.
Phương pháp ký kết hợp đồng:
Tuỳ từng điều kiện của hợp đồng kinh tế ngoại thương có thể ký kết bằng các hình thức sau:
- Hai bên ký vào một bản hợp đồng mua bán ngoại thương ( bằng một văn bản )
- Người bán xác nhận (bằng văn bản) là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do, nếu người mua viết đúng thủ tục cần thiết.
- Người bán xác nhận (bằng văn bản) đơn đặt hàng của người mua - Trao đổi bằng thư xác nhận những thoả thuận bằng đơn đặt hàng từ trước đây của hai bên.
Trước khi ký kết hợp đồng cần có sự thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết. Khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó là khó khăn và bất lợi. Văn bản thông thường do một bên soạn thảo, trước khi ký bên mua phải xem xét thật kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán. Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, sáng sủa, phản ánh đúng nội dung đã thoả
thuận, tránh mập mờ gây khó hiểu. Những điều khoản của hợp đồng phải được xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ điều kiện hoàn cảnh tự nhiên, xã hội và quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước đối tác. Người đứng ra ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền. Ngôn ngữ trong hợp đồng nên là ngôn ngữ hai bên cùng thông thạo.
Những điều khoản cơ bản trong hợp đồng:
+ Tên hàng: Cần ghi tên thông dụng, tên thương mại và tên khoa học (nếu có), có thể ghi thêm nơi sản xuất ra mặt hàng đó.
+ Số lượng: Phải ghi rõ đơn vị đo lường được hai bên lựa chọn, quy định cụ thể số lượng hàng giao dịch.
+ Trọng lượng: Có thể tính trọng lượng hàng theo nhiều cách - Các điều khoản về giá cả:
+ Đồng tiền tính giá: Có thể dùng đồng tiền của bên mau hoặc bên bán hoặc của nước thứ ba nhưng phải là đồng tiền ổn định, tự do chuyển đổi.
+ Mức giá: Là giá cả quốc tế
+ Phương pháp định giá: Có một số cách như: giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt, giá di động.
+ Giảm giá: Bên bán có thể giảm giá cho bên mua nếu bên mua là khách quen, mua số lượng lớn, thanh toán ngay.
- Điều khoản giao hàng:
+ Thời hạn giao hàng: Cần ghi rõ trong hợp đồng vì nếu giao không đúng thời hạn có thể gây thiệt hại lớn cho người mua.
+ Địa điểm giao hàng + Phương thức giao hàng + Thông báo giao hàng - Điều khoản thanh toán:
+ Phương thức thanh toán: có thể trả ngay, trả trước hoặc trả sau và có thể kết hợp các loại hình đó trong một hợp đồng.
+ Hình thức thanh toán: có hai hình thức cơ bản là: nhờ thu và tín dụng chứng từ.
- Điều khoản về khiếu nại: Đây là các đề nghị, yêu sách do người nhập khẩu đưa ra đối với xuất khẩu do số lượng hay chất lượng giao hàng không đúng hoặc do một trong hai bên thực hiện không đúng các điều khoản trong hợp đồng. Trong hợp đồng cần phải ghi rõ trình tự tiến hành, thời hạn khiếu nại, quền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan.
- Điều khoản trường hợp bất khả kháng.
Những trường hợp thiệt hại về hàng hoá do những nguyên nhân khách quan như thiên tai, chiến tranh, đình công, chính sách xuất nhập khẩu được gọi là trường hợp bất khả kháng. Để đảm bảo quền lợi cho mỗi bên, các bên phải ghi rõ trong hợp đồng tình huống nào được coi là trường hợp bất khả kháng. Hai bên phải thông báo cho nhau bằng văn bản về những quy định tổ chức trung gian nào chứng minh cho sự việc đó.
- Điều khoản về trọng tài: Điều khoản này có quy định thể thức giải pháp tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên, chọn luật nước nào và trọng tài nước nào để giải quyết tranh chấp.
3.3- Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi đã ký kết hợp đồng, quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên đã được xác lập rõ ràng thì các đơn vị kinh doanh nhập khẩu với tư cách là một bên ký kết sẽ phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó.
Mỗi bên phải tiến hành sắp xếp những công việc phải làm, ghi thành bảng biểu để theo dõi tiến độ thực hiện, ghi lại những diễn biến, những văn bản phát đi và nhận được để tiến hành giải quyết xử lý cụ thể. Quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng ngoại thương là rất phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và luật
quốc tế, đồng thời đảm bảo uy tín và quyền lợi của mỗi bên. Trong khi tiến hành, cần tránh xẩy ra sai sót dẫn đến khiếu nại, như vậy sẽ tiêt kiệm được chi phí. Ở đây, điều quan trọng yêu cầu đối tác với tư cách là một bên tham gia hợp đồng phải thực hiện nghĩa vụ của mình theo đúng quy định.