I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM HÀ NỘ
3. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
Khi chuyển sang kinh doanh thích ứng với nền kinh tế thị trường, công ty cần phải có một bộ máy chỉ đạo kinh doanh ngọn nhẹ và nhạy bén để các bộ phận trong cơ cấu tổ chức có thể liên hệ mật thiết với nhau đảm bảo tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống. Vì vậy, trướckia tocontap có 10 phòng quản lý, 1992
có 7 phòng hiện nay sắp xếp thu gọn còn lại 4 phòng, đồng thời công ty cũng phải giải thể những phòng kinh doanh kém hiệu quả, thành lập một số phòng kinh doanh mới năng động và hiệu quả hơn.
Hiện nay Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau:
Nhiệm vụ các phòng ban: Phòng tổng hợp Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán Các đơn vị thuộc công ty Phòng tổ chức và quản Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc Phòng kinh doanh XNK1…XNK 8 Các chi nhánh tại các
+ Tổng giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và bộ thương mại về các hoạt động và hiệu quả kinh doanh toàn công ty. Điều hành quản lý công ty theo luật doanh nghiệp và các quy định khác có liên quan theo thoả ước lao động, hợp đồng lao động, quy chế điều khiển của công ty.
+ Phó giám đốc là người trực tiếp giúp tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về sự uỷ quyền đó.
+ Phòng tổ chức và quản lý lao động: tổ chức quản lý lao động của công ty theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của tổng giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lương quy định của bộ luật lao động.
Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu nại, vướng mắc về quyền lợi của người lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phòng gian bảo mật.
+ Phòng tổng hợp: tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại sản xuất kinh doanh. Thu thập nắm bắt thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty, phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp tổng giám đốc nắm được tình hình diễn biến hàng ngày.
Thống kê và lập bảng biểu hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm.
Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho tổng giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Tập trung những ý kiến bằng văn bản công việc có liên quan chung đến tổng giám đốc xem xét quyết định
Theo dõi đôn đốc ghi sổ những hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép và tờ khai hải quan để từ đó giám đốc có thể nắm chắc hoạt động XNK của các phòng kinh doanh. Hàng tháng vào ngày 04 cung cấp các số liệu thực hiện kim ngạch của từng phòng để tính lương.
+ Phòng kế toán tài chính:
Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soát quản lý tiền vốn và tài sản của công ty. Phòng có chức năng:
• Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị, theo quyđịnh của chế độ báo cáo thống kê kế toán hạch toán nội bộ, theo quy định của công ty và hướng dẫn của bộ tài chính.
• Kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được Tổng giám đốc duyệt. Thường xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch toán chính xác. Tham gia góp ý và chịu trách nhiệm về các kiến nghị của mình về từng phương án kinh doanh cụ thể xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị. Xây dựng phương thức quy chế, hình thức cho vay vốn, giám sát theo dõi việc sử dụng vốn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, phương án nhằm ngăn
chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả, huặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý, vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ.
• Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủ động sử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân sự lao động có liên quan đến tài chính.
+Phòng hành chính quản trị: chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong toàn công ty có hiệu quả và tiết kiệm.
Ngoài ra phòng còn có chức năng khác như:
Cất trữ bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện có không để hư hỏng mất mát, xuống cấp huặc xảy ra cháy nổ.
Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của công ty, sửa chữa, bảo vệ an toàn cơ quan.
Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo môi trường công ty sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty về điều kiện làm việc như chống nóng, chống mất cắp và có biện pháp ngăn ngừa kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy tài liệu.
+ Phòng kinh doanh: với người đại diện là trưởng phòng được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng, uỷ thác theo phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự uỷ nhiệm đó.
Phòng kinh doanh XNK1: chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng sản phẩm bằng giấy, từ giấy như bột giấy, giấy báo, vở, giấy than, giấy in, các loại máy vi tính, máy in laser và phụtùng…
Phòng kinh doanh XNK 2: chuyên kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ dùng học sinh, dụng cụ thể thao. Các mặt hàng gốm sứ, mỹ nghệ sơn mài. Các loại đồ dùng bằng nhựa, các dụng cụ cầm tay trong gia đình và cho công việc nội trợ, nhạc cụ, đồ chơi trẻ em.
Phòng kinh doanh XNK 3: chuyên kinh doanh các mặt hàng may mặc, hàng dệt kim, hàng len dạ, các nguyên vật liệu dùng cho ngành dệt như bông tự nhiên, bông tổng hợp, tơ len tự nhiên, tơ len nhân tạo…
Phòng XNK 4: chuyên kinh doanh các mặt hàng về thiết bị điện, điện tử hàng gia dụng, thiết bị văn phòng, cáp điện các loại…
Phòng XNK7: chuyên kinh doanh các mặt hàng nông lâm sản…
Phòng XNK8: chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản, thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ tạp phẩm.
Ngoài các mặt hàng chuyên doanh như trên các phòng còn XNK các mặt hàng khác khi có nguồn hàng và thị trường thích hợp đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả phòng XNK 5 sát nhập vào phòng XNK 8.