II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu Nguyên liệu và thành
2. Đối với công ty
2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu
Trong khâu này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội cũng như nhiều doanh nghiệp khác của việt Nam khi tham gia đàm phán thường yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh nguyên liệu và thành phẩm tân dược trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau :
* Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải :
+Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài.
+Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán.
+ Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần toạ thế chủ động trong đàm phán.
+ Có nhũng hoạt động nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trường từ đó sẽ nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương và có thể chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phán.
*Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau :
+ Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
+ Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nóng vội.
Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp.
+ Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phương.
+ Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trước để nắm quyền chủ động.
+ Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra.
+ Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phương bất ổn và cảm thấy lo lắng.
+ Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện.
2.2.2. Đối với khâu thực hiện hợp đồng.
Mặc dù quá trình chuẩn bị cho giao dịch đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vướng mắc, cần phải phân tích tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp khắc phục kịp thời.Vướng mắc ở khâu này chủ yếu trong một số công đoạn sau:
- Công tác hải quan: Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thương cả về pháp luật, ngoại ngữ … Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một bản tờ khai hải quan cho phòng tài chính kế toán để phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm được các bước làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Ngay sau khi hợp đồng được ký kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trước để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi.
- Đối với công tác giao nhận và vận chuyển : Công ty thường xuyên thuê dịch vụ vận chuyển nên chi phí cho công tác này cũng khá tốn kém công ty cũng nên xem xét có thể tự mình giao nhận hàng hoá được hay không để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nếu trong trường hợp phải thuê dịch vụ giao nhận thì cần căn cứ vào hợp đồng uỷ thác cũng như đơn hàng của bạn hàng để chuẩn bị giấy tờ có kế hoạch giao nhận vận chuyển tốt nhất vừa tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm những khoản trung gian không cần thiết.
- Đối với công tác thanh toán : Trong quá trình nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đôi lúc do ảnh hưởng của nền kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khá khan hiếm vì thế công ty cần có kế hoạch trước để dự trữ một lượng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. Công ty nên dùng phương thức thanh toán tín dụng để đảm bảo sự an toàn vì có ngân hàng tham gia bảo lãnh chỉ nên sử dụng hình thức thanh toán T/T trong một số trường hợp cần thiết thật tin tưởng.