III. HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO-HÀ
1. Điều kiện bảo đảm thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu
Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu thì Công ty phải thực hiện tốt được những công việc sau:
- Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để thực hiện hợp đồng.
- Tiến hành thực hiện nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà Nhà nước quy dịnh như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan,... - Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời gian đủ dài để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông báo ngay cho đối tác biết về tình hình cụ thể để đối tác kịp thời sửa đổi cho kịp thời nhận hàng.
- Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ.
- Yêu cầu đối tác cho biết chính xác thời gian hàng về cảng quy định.
- Theo dõi sát sao qúa trình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra.
- Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải luôn giữ thông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo hướng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có).
Ngoài những công việc cần phải thực hiện tốt như trên để dảm bảo được việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn thì Công ty phải có cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể như sau: - Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình
thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
- Giữa các phòng ban thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng.
Đối với trường hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một Công ty nào đó hay cá nhân bất kỳ thì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của quá trình thực hiện với họ và phải thông báo cho họ biết ngay nếu có gì thay đổi. Mặt khác. Công ty phải thường xuyên liên lạc yêu cầu họ trả tiền hàng và hoa hồng đúng tiến độ.