I. Quá trình hình thành và phát triển
2.1 Mục đích kinh doanh
Mục đích hoạt động của Công ty là thông qua hoạt động XNK trực tiếp đẩy mạnh hàng XK đáp ứng yêu cầu cao của khách hàng, mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, tăng thu ngoại tệ cho Nhà nớc. Là Công ty thơng mại nên ngoài các mục tiêu cơ bản: khách
hàng, chất lợng, đổi mới, và cạnh tranh thì lợi nhuận luôn là mục tiêu trên hết, trực tiếp, đối với hoạt động kinh doanh, là động lực đợc sử dụng làm đòn bẩy kinh tế Đồng thời… nó cũng là thớc đo tổng hợp phản ánh hiệu quả kinh doanh, là nguồn tích luỹ quan trọng để tái đầu t mở rộng sản xuất.
2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng và tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ, kể cả kế hoạch XNK trực tiếp và các kế hoạch khác có liên quan,đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh
Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và dịch vụ,khai thác có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo cho quá trình mở rộng sản xuất đổi mới trang thiết bị, bù đắp các chi phí, cân đối xuất và nhập, làm nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc, phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch XNK ngày càng cao
Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại.
Thực hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thơng,các hợp đồng có liên quan đến hoạt động XNK.
Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao chất lợng, gia tăng khối lợng hàng XK, mở rộng thị trờng quốc tế nhằm thu hút thêm nhiều ngoại tệ phát triển XNK.
Thực hiện tốt chính sách cán bộ,chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền l- ơng do Công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao động, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dỡng để không ngừng nâng cao trình độ văn hoá, nghiệp vụ tay nghề cho CBCNV.
Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội,bảo vệ môi trờng,bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.
3.Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, đ- ợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng
quản trị và mục đích chung đã xác định của công ty. Vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty mang tính năng động cao luôn luôn đi sát phục vụ sản xuất kinh doanh và bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động, nhiệm vụ của tất cả bộ phận của công ty.
Sơ đồ tổ chức của Công ty biểu thị cơ cấu chính thức của tổ chức, nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những ngời nắm giữ vị trí đó và mối liên hệ quyền lực giữa ngời này với ngời khác.
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TMXNK Hà Nội Phó giám đốc i Ban quản lý dự án Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng kế hoạch thị trường Phòng
kinh doanh Hệ thống cửa hàng
P XNK I P. XNK II P XNK III P. XNK IV P. XNK V CH Chợ Mơ CH Chợ Hôm CH Chợ TĐịnh CH 191 Trần Cao Vân CH 272 Bạch Mai Giám đốc Phó giám đốc ii
Nhìn trên sơ đồ ta thấy trong Công ty đã có sự phân chia công việc cụ thể từ Giám đốc tới CBCNV, tuy nhiên cũng có điểm hạn chế đó là giữa phòng kinh doanh với các phòng khác không có mối liên hệ trực tiếp với nhau nên thông tin qua lại thờng xử lý chậm thông qua sự phê duyệt của Giám đốc nên rất dễ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Chức năng của phòng kế hoạch thị trờng và phòng XNK đôi khi trùng nhau gây mất nhiều thời gian,tiền của
Ban giám đốc của công ty gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc:
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty do sự bổ nhiệm của sở Thơng mại Hà Nội; là ngời lờng trớc đợc mọi tình huống có thể xảy ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh; ngời có trách nhiệm dẫn dắt đa hệ thống tới các mục tiêu thứ tự đặt ra trong suốt nhiệm kỳ đảm đơng trách nhiệm; là ngời đại diện toàn quyền quyết định, chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm điều hành xét duyệt kế hoạch kinh doanh và phát triển của công ty một cách có căn cứ khoa học đảm bảo tính hiện thực và tính hiệu quả, chịu trách nhiệm toàn diện trớc Sở Thơng mại Hà Nội và tập thể CBCNV của Công ty
- Hai Phó giám đốc bao gồm 1 Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 1 Phó giám đốc phụ trách của hàng. Cả hai Phó giám đốc đều có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc cách thức hoạt động, các phơng án kinh doanh, đối phó với đối tác nớc ngoài, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc trong phạm vi, quyền hạn đợc Giám đốc uỷ quyền.
Phó giám đốc thứ nhất phụ trách các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, có trách nhiệm về việc điều hành và lãnh đạo các phòng xuất nhập khẩu của công ty theo đúng kế hoạch kinh doanh và phát triển của công ty. Đồng thời đề xuất kiến nghị, lập phơng án kinh doanh mới phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế trình lên ban giám đốc phê duyệt. Báo cáo định kỳ đầy đủ và chính xác kết quả kinh doanh của các phòng kinh doanh
Phó giám đốc thứ hai phụ trách các cửa hàng kinh doanh của công ty trong việc tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu
- Ban quản lý dự án: Đợc thành lập để quản lý dự án xây dng nhà máy chế biến tinh bột sắn công suất 60 tấn một ngày tại thôn Xóm Cháy xã Liên Vũ huyện Lạc Sơn tỉnh Hoà Bình với số vốn khoảng gần 50 tỉ đồng
- Phòng kinh doanh gồm 5 phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ giám sát trực tiếp các phòng xuất nhập khẩu, hàng tháng phải báo cáo toàn bộ tình hình hoạt động của các phòng xuất nhập khẩu cho Ban giám đốc công ty, đồng thời thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nh: tìm kiếm nguồn hàng, thị trờng tiêu thụ, dới sự uỷ quyền của Giám đốc trực tiếp ký kết và thực hiện các hoạt động kinh tế, chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
- Phòng kế toán tài vụ: Khai thác nguồn vốn nhằm bảo đảm đủ vốn cho hoạt động kinh doanh của công ty; tham mu cho giám đốc xét duyệt phơng án kinh doanh và ph- ơng pháp thu nhập. Kiểm tra các số liệu thực tế, đảm nhiệm trọng trách về hoạch toán kế toán, xây dựng phơng án tài chính, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của công ty.
Tổ chức nhân sự, quản lý sắp xếp, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên
Quản lý tiền lơng, tiền thởng và các chế độ chính sách nh: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Một số công việc hành chính khác nh : bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh.
- Phòng kế hoạch thị trờng: Nghiên cứu về nhu cầu của thị trơng trong và ngoài nớc phục vụ cho hoạt đông NK, nghiên cứu nhu cầu nớc ngoài và nguồn thu mua cho hoạt đông XK, cụ thể: Điều tra nghiên cứu và thăm dò nhu cầu của thị trờng nớc ngoài; chỉ ra các nhu cầu của thị trờng và đoạn thị trờng một cách chính xác, khả thi; đa ra chiến lựơc, chính sách phù hợp: chất lợng sản phẩm, chính sách giá cả, khuếch trơng để thâm nhập và khai thác thị trờng mới; tập hợp thông tin phản hồi từ các đối tợng để thay đổi chiến lợc cho phù hợp; phối hợp với các phòng nghiệp vụ để thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Tất cả các bộ phận quản lý trên đều đợc đặt tại trụ sở của Công ty số 142 Phố Huế. Mặc dù mỗi bộ phận đều có chức năng riêng nhng các bộ phận này đều phối hợp với nhau tạo nên một hệ thống quản lý bền chặt.
-Hệ thống các cửa hàng: bán và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu cũng nh hàng hoá công ty thu mua đợc; lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của cửa hàng trên địa bàn hoạt động của mình