II- Thực trạng quản lý vật tưở Công ty vật tư nông sản:
nămN ăm 2000 ăm2001 Tiề % 2000 2001 Tổg doah thu ( đồg)513167228886 537435202644242679737584.73 100.00100
Doanh thu thuần 513167228886 537435202644 24267973758 4.73 100.00 100.00 Giá vốn h ng bánà 478821102013 509431406778 30610304765 6.39 93.31 94.79 Lãi gộp 34346126873 28003795866 -632331007 -18.47 6.69 5.21 Chi phí bán h ngà 26535298759 28169415329 1634116570 6.16 5.17 5.24 Chi phí quản lý DN 6623645284 6268525411 -355119873 -5.36 1.29 1.17 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 1187182830 -6434144874 -7621327704 -641.97 0.23 -1.20 đồng 77312907 538672117 532487102 Ký hiệu -Lãi thuần các năm
Nguồn: Trích thuyết minh báo cáo tài chính doanh nghiệp năm
1999,2000
Phân tích và sánh kết quả kinh doanh năm 2000 với năm 2001 ta thấy do năm 2001 lượng vật tư ứ đọng quá nhiều hơn nữa kế hoạch cung ứng vật tư không đồng bộ và kịp thời dẫn đến lượng tồn kho vẫn cứ quá tăng so với dự trữ an toàn và do đó doanh nghiệp phải có chính sách giảm giá để khắc phục tình trạng tồn kho vá đọng hàng hoá. Đó là chưa kể đến việc cạnh tranh của các nhà máy phân bón khác trong cả nước đặc biệt là nhà máy phân đạm Hà Bắc phân lân Văn điển... Không những phải hạ giá bán sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chịu nhiều các chi phí khác có liên quan đén vật tư và tồn kho. Do đó kết quả kinh doanh năm 2001 giảm hẳn so với năm 2000 và thậm chí còn không thể thu hòi vốn và có lãi. Nhưmg trong kỳ do đa dạng hoá các loại hình kinh doanhcác mặt hàng và các sản phẩm khác nhau nhất là mở rộng kin doanh bao bì và gạo xuất khẩu nên đã bù đắp được những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng lượng thu nhập bất thường ngoài kinh doanh và thu kỳ trước 11.666.937.642 đồng đã làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghịêp có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tức từ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trong tổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu. Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bán không đủ bù đắp những chi phí và vốn.
Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm chỉ tiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch. Đó
là việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốn kinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm. Trước hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cun ứng vật tư một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm. Có như thế mới có rhể nâng cao được doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ. 2.2 – Phân tích tình hình mua( nhập) vật tư ở doanh nghiệp :
Tình hình nhập vật tư vào doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch vật tư và đến việc đảm bảo vật tư cho sản xuất. Phân tích tình hình nhập vật tư là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dung theo số lượng, chất lượng, theo quy cách mặt hàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đều đặn theo từng đơn vị kinh doanh .
2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư về mặt số lượng
Chỉ tiêu về mặt số lượng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này phản ánh số lượng của một loại vật tư nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả các nguồn.
Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư bắy đầu từ việc xác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật tư theo số lượng và ảnh hưởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kế hoạch đó.
Mức hoàn thành kế hoạch được xác định bằng thương sốgiữa khối lượng thưc tế nhập vào của mỗi loại vật tư trong kỳ báo cáo so với kế hoạch đã lập ra.
Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật tư về số lượng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng hoặc hàng đã chuyển đi nhưng đang còn trên đường đi. Để xác định ảnh hưởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cụ thể trong quý 4 của Công ty vật tư nông sản như bảng sau:
Bảng tình hình nhập vật tư theo số lựợng
Nguồn Trích Báo cáo hàng hoá năm 2001
tên vật tư đơn vị kế hoạch mua thực tế đã chuyển h ng à nhập mức độ ho nà th nhà kế hoạch (%) kế hoạch ho n th nh(%)à à KH giao h ngà h ngà trên đường T ổng số Số h ngà nhập từ những lần trước Urea tấn 110000 215135 123933 112.66 95.57 12.6 108.24 91202 KCL tấn 5000 9525 9525 190.5 90.5 90.5 181 SA tấn 0 50 50 - - - - 50 Đạm tấn 0 0 0 - - - - NPK tấn 7500 5500 5500 73.3 -26.66 -26.66 -53.33 DAP tấn 15000 17257 17257 115.14 15.04 15.04 30.09 Lân tấn 0 0 0 0 0 0 0 Tổng Tấn 137500 247467 156265 113.6 79.97 13.64 93.62
Ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặt số lượng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nhưng về thực tế giao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhận được do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật tư doanh nghịêp. Do đó có tình trạng vật tư ứ đọng lại và giao khi không cần thiết dẫn đến tình trạng tồn kho. Trong kế hoạch dự báo nhu cầu và đơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nhưng do một số mặt hàng như urea, kali, DAP vượt quá đơn hàng cùng với việc tiếp nhận vật tư kỳ trước dẫn đến khối lượng tồn kho tăng lên và đã vượt quá chỉ tiêu 13,6% và vượt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% lượng vật tư kế hoạch. Tuy đó là lượng vật tư thừa nhưngvề mặt hàng NPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một lượng bằng 2000 tấn tương đương với 26.66% kế hoạch giao hàng
Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vật tư trong doanh nghiệp. Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoản chi phí khá lớn cho những vật tư thiếu và chi phí bảo quản vật tư trong doanh nghiệp. Hơn nữa là cả một lượng vốn lớn trong kỳ không được huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh.
Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh hưởng đến kế hoạch hoàn thành số lượng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số lượng hàng giao và số lượng hàng nhập. Cả 2 chỉ tiêu này đều được đảm bảo thì mới đảm bảo toàn diện được kế hoạch nhập hàng. Nếu một trong hai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việc thực hiện đơn hàng là hoàn thành được.
Ở Công ty vật tư nông sản, việc thực hiện đơn hàng không đúng về mặt số lượng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không được hoàn thành toàn diện.Từ đó, lượng vật tư tồn kho không ổn định và thường cao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau:
Bảng cân đối vật tư tồn kho các năm 1999,2000,2001
2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật tư về mặt chất lượng: Nhu cầu tiêu dùng vật tư cho sản xuất không chỉ đòi hỏi phải đủ về số lượng mà còn đòi hỏi đúng về chất lượng vì chất lượng vật tư tốt, xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chất lượng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả
đơn vị: tấn Vật tư Tồn cuối kỳ 99 Nh ập 2000 Tồn cuối kỳ 2000 Nh ập 2001 Tồn cuối 2001 Urea 37,709,035.75 190,447.69 40,021,166.76 215,135.74 40,055,839.81 KCL 3,978.40 16,806.00 4,283.00 92,525.45 84,593.70 SA 170 55 0 50 0 Đạm 199.824 3,120.00 2,995.32 0 2,052.47 NPK 9,984.41 5,750.00 0 5,500.00 873.74 DAP 3,304.67 22,095.00 262.826 17,257.00 909.85 Lân 0 4,224.20 430 0 0 Total 37,726,673.04 242,497.89 40,029,137.91 330,468.19 40,144,269.58
năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường… Vì vậy, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề ra hay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận
Ta dùng chỉ số chất lượng mua sắm vật tư để quản lý vật tư nhập về mặt chất lượng. Chỉ số chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bình quân của vật tư thực tế mua so với giá bán buôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch. áp dụng chỉ tiêu đó để phân tích tính chất lượng của việc nhập vật tư trong doanh nghiệp theo bảng sau:
Bảng phân tích tình hình nhập vật tư về mặt chât lượng
tên vật tư đơn vị giá nhập kế hoạch mua thực hiện Lượng tiền lượng tiền urea tấn 1848538.796 110000 203339267538.8 215,135.74 397,686,756,209.00 KCL tấn 2053286.423 5000 10266432113.7 92,525.42 189,981,188,645.00 SA tấn 1080002.7 110 118800297.0 50 54,000,135.00 Đạm tấn - 0 0.0 0 0 NPK tấn 2096217.69 5500 11529197295.0 5,500.00 11,529,197,295.00 DAP tấn 2842554.03 15000 42638310454.6 17,257.00 49,053,954,901.00
+ Tính chỉ số chất lượng
Chỉ só chất lượng vật tư mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhf quân của thực tế vật tư mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiến kế hoạch Icl- = ∑∑ 0 0/∑∑ 0 1 / 1 1 q g q q g q Trong đó
Q1= Sản lượng thực tế mua trong kỳ G1= Giá thực tế mua trong kỳ
Q0= Lượng kế hoạch dự kiến mua G0= Giá bán buôn dự kiểntong kỳ
TínhIcl =(648305097126789200768599/,1330468/135610,16) = 1,0069 hay = 100,69 % Như vậy kế hoạch mua sắm theo chất lượng vượt mức 0,69 % (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tính hệ số loại
Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua sắm với tổng giắ trị các loại vật tư kỹ thuật mua tính theo giá loại vật tư kỹ thuật có chất lượng cao nhất.
Hệ số loại mua sắm kế hoạch
Kkh = (1356102678920076×284255499,1,03) =0,69 hay 69% Hệ số loại mua sắm vật tư thực tế
Ktt =3304686483050971,16×284255485 ,03 = 0,69014 = 69,014%
Hệ số này càng tiến tới 1 thì biêủ hiện chất lượng mua sắm ngày càng cao và ngược lại. Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắm đều thuộc loại 1
ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhưng tăng hơn có 0,14 % không đáng kể. Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việc mua sắm thiết bị vật tư, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật tư nhập theo những mức giá khác nhau đảm bảo lượng vật tư tối ưu nhât cho doanh nghiệp
2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật tư hàng hoá .
Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng như doanh nghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu có nhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định. Hơn nữa loại vật liệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác. Ta nói vật tư được tieeu dùng đồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loại hàng hoá. Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật tư , ta minh hoạ trrong bảng sau:
Bảng phân tích vật tư về mặt đồng bộ
Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001
Qua bảng trên ta thấy số lượng vật tư nhập vào,đạt 244,7% kế hoạch lý do cho sự vượt mưc này là tất cả các chỉ tiêuđều hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta không tính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rá sự ứ đọng quá nhiều vật tư như thế này..Lượng vật tư thừa do nhập các lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đến lượng vật tư bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ. Cuối năm lượng vật tư tồn đọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn . Điều đó dẫn đến lượng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốn kém cho doanh nghiệp. Nguyên nhân
chỉ tiêu KH mua TH % Nhu cầu đơn h ngà
% Số lượng lượng vật tư tồn UREA 110000 215,135.74 195.58 70 150595 64,540.72 Kaly 5000 92,525.42 1850.51 87 80497.12 12,028.30 SA 50 50 100.00 65 32.5 17.50 Đạm 2 lá 0 0- 0 0.00 NPK 5000 5,500.00 110.00 56 3080 2,420.00 DAP 15000 17,257.00 115.05 68 11734.76 5,522.24 Lân 0 0 0 0.00 TOTAL 135050 330,468.16 244.70 346 245939.4 84,528.77
của tình hình trên là nhập vật tư vào doanh nghiệp không đảm bảo được tính dồng bộ. Đây là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọng vật tư ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh .
2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời
Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật tư một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh
nghiệp nhận được đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng vàdự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật tư ở công ty vật tư nông sản được trình bày ở bảng sau:
Phân tích tính đều đặn khi nhập Urea năm 2001
urea kế hoạch thực nhập chênh lệch năm2001 lượng % lượng % lượng %
quý 1 60000 54.5 23711 21.6 -36289 -33.0
quý 2 25000 22.7 48586 44.2 23586 21.4
quý 3 11000 10.0 45241 41.1 34241 31.1
quý 4 14000 12.7 6395 5.8 -7605 -6.9
Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập urea năm 2001
Xét riêng loại hàng Urea. Đó là hàng hoá chính của công ty vật tư nông sản chiếm tỷ trọng lớn trong khói lựng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói riêng và việc nhập vật tư urea nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2001 kế hoạch nhập urea tổng số là 110000 tấn trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm trước nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60000 tấn bao gồm các loại cả urea Liên Xô, urea Indonexia, urea asia… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn tân. Như đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật tư ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng được đảm bảo và vượt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu cac quý 1 và 2 lượng vật tư thiếu dù đã huy động của tổng vông ty. Nhưng lượng tồn kho cuối năm lạo ở mức rất cao: lý do chính là lượng vật tư cung ứng các loại không đảm bảo tính đều
đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật tư, khi thì thiếu vật tư rất gây bất lợi cho doanh nghiệp .Cụ thể như urea quý 1 chỉ thực hiện được 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6 % tổng kế hoạch. Như vậy lượng 33% thiếu hụt lại
phải nhận vào quy sau trong khi đó vật tư quý này bị thiếu hụt mà quý sau lại phải chịu các chi phí vật tư không cần thiết. Đó là một điều bất hợp lý trong việc cung ứng vật tư hiện tại tại Công ty vật tư Nông Sản.Tương tự như vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cung ứng vật tư. Lượng Urea trong quý vẫn vượt chỉ tiêu 12,7% tức là về lượng là vượt chỉ tiêu kế hoạch là 13933 tấn. Đó là lý do tổng lượng vật tư cả năm lại vượt mức dự kiến tong khi đó hàng vẫn không đảm bảo tính kịp thời và phương hại đến tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kịp thời hiệu chỉnh và có kế hoạch cũng như việc xác định nguồn hàng sát sao hơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới. Điều đó cũng là động lực giúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trong việc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});